Journée sans voiture : la checklist pour tout organiser

Une Journée sans voiture demande de coordonner la circulation, les autorisations, les activités et l’accueil du public. Commence par fixer la date et le programme, puis sécurise l’itinéraire avant de communiquer largement. Les points de fermeture, les déviations et l’accès des secours doivent être validés assez tôt pour éviter les changements de dernière minute. Cette checklist rassemble les étapes à suivre et le matériel à contrôler, des premières démarches jusqu’à la veille de l’événement.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Vérifier le plan de circulation
2 personnes
Déterminer les points de clôture
2 personnes
Vérifier l'itinéraire pour les services de secours
2 personnes
Rassembler les documents de permis
Confirmer les accords de lieu
Planifier les livraisons de matériel
Publier le programme en ligne
Envoyer les invitations
2 personnes
Distribuer la lettre du quartier
3 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Inscrire les bénévoles
2 personnes
Affecter le personnel aux points de circulation
Inscrire les activités
Faire les réservations
Commander des panneaux de signalisation
Concevoir les supports imprimés
Faire imprimer des flyers
Distribuer les flyers
4 personnes
Établir la répartition des bénévoles
2 personnes
Imprimer la liste de contacts
Inventorier le matériel
2 personnes
Vérifier les panneaux de signalisation
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Préparer le matériel
3 personnes
Rappeler les riverains

Événement

Installer les panneaux de signalisation
6 personnes
Installer des barrières de sécurité
6 personnes
Installer les panneaux de déviation
4 personnes
Contrôler le passage des secours
2 personnes
Monter les tentes de réception
6 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Aménager le comptoir d’information
2 personnes
Aménager le comptoir traiteur
4 personnes
Préparer le matériel d’activité
4 personnes
Tester le son et le micro
2 personnes
Installer la signalisation du parcours
3 personnes
Installer les poubelles
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Disposer les amuse-bouches
3 personnes
Accueillir les bénévoles
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes
Tenir le stand d’information
2 personnes
Tenir les postes de circulation
6 personnes
Tenir le comptoir de catering
4 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Annoncer le programme
Encadrer l’itinéraire à vélo
4 personnes
Accompagner le parcours de randonnée
3 personnes
Encadrer les activités pour enfants
4 personnes
Distribuer le matériel d'information
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les fournitures sanitaires
Démonter les postes de circulation
6 personnes
Encadrer le programme du soir
3 personnes
Allumer l’éclairage
2 personnes
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
Clôturer le catering
3 personnes

Suivi

Démonter les tables et les chaises
5 personnes
Démonter les tentes de fête
6 personnes
Couper le son
2 personnes
Retirer les panneaux de signalisation
6 personnes
Retirer les barrières de sécurité
6 personnes
Ramasser les déchets
6 personnes
Balayer la rue
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Vider les glacières
2 personnes
Emballer les restes
2 personnes
Nettoyer le matériel
3 personnes
Effectuer le contrôle final du site
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ranger les stocks restants
2 personnes
Ranger les panneaux de direction
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tablesqté 10
Chaises pliantesqté 40
Tables hautesqté 4
Sets de nappesqté 10

Circulation et sécurité

Barrières de sécuritéqté 20
Cônes de signalisationqté 30
Panneaux de signalisationqté 12
Panneaux de déviationqté 8
Lampes d’avertissementqté 12
Gilets de sécuritéqté 20
Lampes de pocheqté 8
Trousses de premiers secoursqté 2
Talkies-walkiesqté 8
Ruban adhésifqté 6
Attaches-câblesqté 200

Équipement

Enceintes sur batterieqté 2
Microphones sans filqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Batteries externesqté 6

Éclairage

Guirlandes LEDqté 6
Lampes LEDqté 8
Pilesqté 48

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 150
Gobelets à café réutilisablesqté 100
Assiettes réutilisablesqté 120
Couverts réutilisablesqté 150
Louchesqté 8
Pincesqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 6
Pains de glaceqté 30
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Verres doseursqté 2
Plateaux de serviceqté 12
Bacs de conservationqté 20

Activités

Craie de trottoirqté 20
Cordes à sauterqté 10
Cerceauxqté 10
Balles souplesqté 12
Moquette de circulationqté 2
Coloriagesqté 150
Sets de crayons de couleurqté 20
Pompes à véloqté 3
Kits de réparation véloqté 2
Casques de véloqté 10

Informations

Panneaux d’informationqté 6
Brochures d’informationqté 500
Cartes d'itinéraireqté 300
Étiquettes nominativesqté 200
Marqueursqté 20
Presse-papiersqté 6
Stylosqté 30
Ruban adhésifqté 10

Nettoyage

Poubellesqté 12
Conteneurs à déchetsqté 4
Sets de balaiqté 4
Pinces à déchetsqté 4
Seauxqté 4
Épongesqté 12

Catering

Courses

Conseils

Valide le plan de circulation au moins 6 à 8 semaines avant la date. Repère chaque point de fermeture, prévois les déviations et vérifie qu’un itinéraire dégagé reste accessible aux services de secours.
Rassemble les documents de permis et les accords de lieu avant de publier le programme. Garde une copie imprimée avec la liste de contacts le jour de l’événement.
Prévois les bénévoles par point de circulation, avec des gilets de sécurité, des talkies-walkies et des lampes de poche pour chaque équipe. Confirme les affectations au plus tard 7 jours avant.
Organise les livraisons de tentes, tables, barrières et panneaux sur des créneaux précis. Contrôle les panneaux de signalisation, les cônes, les lampes d’avertissement et les attaches-câbles dès leur réception.
Vérifie la météo 48 heures avant, puis le matin même. Contrôle aussi les batteries, rallonges, multiprises, enceintes sur batterie et éclairages LED avant l’arrivée du public.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une Journée sans voiture ?: Commence idéalement 8 à 12 semaines avant l’événement. Ce délai laisse le temps de valider le plan de circulation, les autorisations, les réservations et la mobilisation des bénévoles.
Combien de bénévoles faut-il pour une Journée sans voiture ?: Prévois au minimum une équipe par point de circulation, avec au moins 2 personnes par point pour assurer les pauses et les imprévus. Ajoute une personne référente pour coordonner les équipes et gérer les talkies-walkies.
Quand distribuer la lettre du quartier et les flyers ?: Distribue la lettre du quartier 2 à 3 semaines avant, puis rappelle les changements de circulation 3 à 5 jours avant. Les flyers et le programme en ligne peuvent être publiés dès que la date, les horaires et l’itinéraire sont confirmés.
Que vérifier la veille d’une Journée sans voiture ?: La veille, contrôle les panneaux, barrières, cônes, gilets, trousses de premiers secours, éclairages et moyens de communication. Confirme aussi les livraisons, les réservations, les besoins alimentaires et les horaires de présence de chaque bénévole.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.