Checklist para organizar la Celebración del Día del Rey

Organizar la Celebración del Día del Rey requiere coordinar permisos, reservas, voluntarios, actividades y comida en el orden adecuado. Empieza por fijar el lugar y la fecha, y deja cerrados el programa y las inscripciones antes de comprar. Durante la última semana, confirma entregas, revisa el inventario y prepara el material por zonas. El día anterior, enfría las bebidas y deja listas las preparaciones que aguanten bien.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar lugar y fecha
Comprobar permisos y notificaciones
Hacer reservas
Reclutar voluntarios
2 personas
Elaborar el programa
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Asignar voluntarios
2 personas
Confirmar las actividades
2 personas
Confirmar entregas
Hacer el plano
2 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Preparar un plan alternativo para la lluvia
2 personas
Imprimir el plan de trabajo
Imprimir la lista de contactos
Comprobar el inventario
2 personas
Clasificar la decoración
2 personas
Comprobar el material de juego
2 personas
Preparar las herramientas
Hacer la compra
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Lavar y cortar la fruta
2 personas
Preparar sándwiches
3 personas
Marcar alérgenos
Montar la estación de café y té
2 personas
Preparar los puntos de residuos
2 personas

Evento

Abrir la ubicación
2 personas
Descargar el material
4 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar sillas
4 personas
Montar carpas
6 personas
Colgar la decoración
3 personas
Montar las estaciones de juegos
4 personas
Colocar el cartel informativo
2 personas
Conectar el equipo de sonido
2 personas
Cubrir los cables de alimentación de forma segura
2 personas
Preparar el buffet
4 personas
Preparar las bebidas
3 personas
Preparar café y té
2 personas
Preparar la vajilla y los cubiertos
2 personas
Realizar el control de seguridad
2 personas
Instruir a los voluntarios
2 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
Anunciar el programa
Supervisar las actividades infantiles
5 personas
Repartir el material del juego
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Servir las bebidas
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer el bufé
2 personas
Reponer café y té
2 personas
Controlar la música
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
Anunciar la ronda final
Despedir a los visitantes
3 personas

Seguimiento

Cubrir la comida y la bebida
2 personas
Reunir el material de juego
3 personas
Retirar la decoración
3 personas
Desmontar mesas y sillas
4 personas
Desmontar las carpas
6 personas
Recoger la basura
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Apagar el equipo
2 personas
Devolver los materiales
3 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Guardar la comida sobrante
2 personas
Retirar los residuos
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 2
Mesas plegablescant. 8
Sillascant. 80
Mesas de buffetcant. 3
Mesas de cervezacant. 4
Mesa de camerino

Vajilla

Vasoscant. 120
Tazas de cafécant. 60
Platoscant. 120
Cubiertoscant. 120
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 8
Jarrascant. 8
Termoscant. 4

Equipo

Neveras portátilescant. 6
Acumuladores de fríocant. 24
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Altavoces Bluetoothcant. 2
Micrófono
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4
Baterías externascant. 4

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chef y de pancant. 4
Jarras medidorascant. 2
Cajas de almacenamientocant. 12
Alfombrillas de refrigeracióncant. 4
Papel de aluminiocant. 3
Film transparentecant. 3

Decoración

Guirnaldas de banderines naranjascant. 12
Banderas de Países Bajoscant. 6
Globos naranjascant. 150
Bomba de globoscant. 2
Mantelescant. 12
Carteles direccionalescant. 8
Rotuladorescant. 12
Rollos de cinta adhesivacant. 6
Bridascant. 100

Material deportivo

Conoscant. 30
Cuerdas para saltarcant. 8
Pelotascant. 10
Aroscant. 8
Juego de lanzamiento de latascant. 2
Sacos para carreras de sacoscant. 12
Cuerda para tira y afloja

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 6
Lámparas LEDcant. 8
Linternascant. 6

Limpieza

Papeleracant. 10
Sets de escobacant. 3
Fregonascant. 3
Cuboscant. 4
Recogedor y escobacant. 3
Guantes de gomacant. 12
Soportes para gel hidroalcohólicocant. 4
Escobillas de bañocant. 2

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Extintorescant. 2
Chalecos reflectantescant. 8
Rollos de cinta de balizamientocant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra el lugar, la fecha y los permisos antes de abrir las inscripciones; así no tendrás que cambiar el plan cuando ya haya participantes apuntados.
Asigna los voluntarios por tarea y entrégales un programa, un plano y una lista de contactos impresos. No dependas de que todos tengan batería o conexión durante la celebración.
Prepara un plan de lluvia con antelación y comprueba el pronóstico entre 48 y 24 horas antes. Las carpas, mesas plegables y equipos eléctricos deben quedar incluidos en ese plan.
Revisa el inventario una semana antes y vuelve a comprobarlo el día anterior. Además de vasos, platos y cubiertos, cuenta termos, jarras, neveras portátiles, acumuladores de frío, cables y regletas.
Haz la compra y prepara la comida en dos fases: lava y corta la fruta y prepara los sándwiches cerca del evento, mientras las bebidas se enfrían con varias horas de margen.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar el Día del Rey?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes para confirmar el lugar, la fecha, los permisos, las reservas y los voluntarios. Deja la revisión final del material y las entregas para la última semana.
¿Cuándo debo comprobar los permisos para celebrar el Día del Rey?: Compruébalos al principio, antes de enviar invitaciones o aceptar inscripciones. Como mínimo, hazlo 6 semanas antes para tener margen si necesitas presentar una notificación o modificar el lugar.
¿Cuándo se prepara la comida para el Día del Rey?: Compra los alimentos el día anterior o según su conservación, y prepara la fruta y los sándwiches lo más cerca posible del inicio. Enfría las bebidas con al menos 6 horas de antelación.
¿Qué hago si llueve el Día del Rey?: Define el plan alternativo entre 7 y 3 días antes y vuelve a comprobar el pronóstico 48 horas antes. Indica qué actividades pasan bajo techo o bajo carpas y quién se encarga de mover mesas, sillas y equipos.

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