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Koningsdag-Feier organisieren: die komplette Checkliste

Eine Koningsdag-Feier braucht mehr als orange Dekoration und Getränke. Kläre zuerst Ort, Datum, Genehmigungen und Reservierungen, bevor du Einladungen verschickst oder das Programm festlegst. In der letzten Woche geht es um Helfer, Anmeldungen, Lieferungen und einen belastbaren Regenplan. Am Veranstaltungstag helfen ein Lageplan, ausgedruckte Kontaktlisten und vorbereitete Getränke, Snacks, Obst und Brötchen dabei, dass der Ablauf nicht ins Stocken gerät.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Ort und Datum bestätigen

  • Genehmigungen und Meldungen prüfen

  • Reservierungen vornehmen

  • Freiwillige rekrutieren

    2 Personen

  • Programm erstellen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Freiwillige einteilen

    2 Personen

  • Aktivitäten bestätigen

    2 Personen

  • Lieferungen bestätigen

  • Lageplan erstellen

    2 Personen

  • Wettervorhersage prüfen

  • Alternativen Regenplan bereithalten

    2 Personen

  • Drehbuch ausdrucken

  • Kontaktliste ausdrucken

  • Bestand prüfen

    2 Personen

  • Dekoration sortieren

    2 Personen

  • Spielmaterial kontrollieren

    2 Personen

  • Werkzeug bereitlegen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Obst waschen und schneiden

    2 Personen

  • Brötchen vorbereiten

    3 Personen

  • Allergene kennzeichnen

  • Kaffee- und Teestation einrichten

    2 Personen

  • Abfallstellen vorbereiten

    2 Personen

Event

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Materialien ausladen

    4 Personen

  • Tische aufstellen

    4 Personen

  • Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Partyzelte aufbauen

    6 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Spielstationen einrichten

    4 Personen

  • Infotafel aufstellen

    2 Personen

  • Tontechnik anschließen

    2 Personen

  • Stromkabel sicher abdecken

    2 Personen

  • Buffet vorbereiten

    4 Personen

  • Getränke bereitstellen

    3 Personen

  • Kaffee und Tee vorbereiten

    2 Personen

  • Geschirr und Besteck bereitstellen

    2 Personen

  • Sicherheitskontrolle durchführen

    2 Personen

  • Freiwillige einweisen

    2 Personen

  • Besucher begrüßen

    3 Personen

  • Programm ankündigen

  • Kinderaktivitäten betreuen

    5 Personen

  • Spielmaterialien verteilen

    2 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Buffet auffüllen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee nachfüllen

    2 Personen

  • Musik bedienen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Endrunde ankündigen

  • Besucher verabschieden

    3 Personen

Nachbereitung

  • Essen und Getränke abdecken

    2 Personen

  • Spielmaterial sammeln

    3 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Tische und Stühle abbauen

    4 Personen

  • Partyzelte abbauen

    6 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Materialien zurückbringen

    3 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebenes Essen lagern

    2 Personen

  • Abfall entsorgen

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 2
  • KlappischeAnz. 8
  • StühleAnz. 80
  • BuffetischeAnz. 3
  • BiertischeAnz. 4
  • Umkleidetisch

Geschirr

  • GläserAnz. 120
  • KaffeetassenAnz. 60
  • TellerAnz. 120
  • BestecksetsAnz. 120
  • ServierschalenAnz. 12
  • ServierzangenAnz. 8
  • KaraffenAnz. 8
  • ThermoskannenAnz. 4

Ausstattung

  • KühlboxenAnz. 6
  • KühlelementeAnz. 24
  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
  • Mikrofon
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • PowerbanksAnz. 4

Küche

  • SchneidebretterAnz. 4
  • Koch- und BrotmesserAnz. 4
  • MessbecherAnz. 2
  • AufbewahrungsboxenAnz. 12
  • KühlmattenAnz. 4
  • AluminiumfolieAnz. 3
  • FrischhaltefolieAnz. 3

Dekoration

  • Orange WimpelkettenAnz. 12
  • Niederländische FlaggenAnz. 6
  • Orange BallonsAnz. 150
  • BallonpumpeAnz. 2
  • TischdeckenAnz. 12
  • WegweiserAnz. 8
  • StifteAnz. 12
  • KlebebandrollenAnz. 6
  • KabelbinderAnz. 100

Sportmaterial

  • KegelAnz. 30
  • SpringseileAnz. 8
  • BälleAnz. 10
  • ReifenAnz. 8
  • BlechwurfsatzAnz. 2
  • SackhüpfsäckeAnz. 12
  • Tauziehseil

Beleuchtung

  • LichterkettenAnz. 6
  • LED-LampenAnz. 8
  • TaschenlampenAnz. 6

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 10
  • BesensetsAnz. 3
  • WischmopsAnz. 3
  • EimerAnz. 4
  • Handfeger und KehrblechAnz. 3
  • GummihandschuheAnz. 12
  • HanddesinfektionsständerAnz. 4
  • ToilettenbürstenAnz. 2

Sicherheit

  • Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
  • FeuerlöscherAnz. 2
  • WarnwestenAnz. 8
  • Absperrbänder-RollenAnz. 4

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Prüfe Genehmigungen und Meldungen mindestens 4 bis 6 Wochen vor der Feier. Reserviere Partyzelte, Klapptische, Stühle und Buffetische frühzeitig, besonders wenn die Feier draußen stattfindet.
  • Teile die Freiwilligen nicht erst am selben Tag ein. Lege für Aufbau, Buffet, Getränke, Aktivitäten und Abbau jeweils verantwortliche Personen fest und verschicke den Einsatzplan spätestens 7 Tage vorher.
  • Plane Getränke in zwei Etappen: Rechne für die erste Stunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person und halte danach regelmäßig Nachschub bereit. Getränke sollten am Vorabend gekühlt werden; Kühlboxen und Kühlelemente gehören ebenfalls auf die Kontrollliste.
  • Erfasse Ernährungswünsche zusammen mit den Anmeldungen und schließe die Liste 5 bis 7 Tage vor der Feier. Bereite Obst, Snacks und Brötchen erst am Veranstaltungstag oder höchstens am Vorabend vor, damit sie frisch bleiben.
  • Prüfe die Wettervorhersage 48 Stunden vorher und lege einen konkreten Regenplan bereit. Drucke Drehbuch, Lageplan und Kontaktliste zusätzlich aus, weil ein leerer Akku oder fehlendes WLAN am Veranstaltungstag sonst schnell zum Problem wird.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich eine Koningsdag-Feier anmelden?
Prüfe Genehmigungen und Meldepflichten idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher. Je nach Ort können zusätzlich Vorgaben für Musik, Ausschank, Zelte oder die Nutzung öffentlicher Flächen gelten.
Wie viele Helfer brauche ich für eine Koningsdag-Feier?
Plane mindestens 1 verantwortliche Person für jede Hauptaufgabe ein: Aufbau, Getränke, Buffet, Programm und Abbau. Bei größeren Feiern ist eine zusätzliche Reserve von etwa 10 bis 20 Prozent sinnvoll, damit Pausen und Ausfälle abgedeckt sind.
Wie viel Essen und Getränke brauche ich für Koningsdag?
Für die erste Stunde kannst du 2 bis 3 Getränke pro Person kalkulieren und danach anhand der tatsächlichen Nachfrage nachkühlen. Bei Essen solltest du die Anmeldungen, Ernährungswünsche und eine Reserve von etwa 10 Prozent als Grundlage nehmen.
Wann soll ich den Regenplan für die Koningsdag-Feier erstellen?
Erstelle den Regenplan spätestens 7 Tage vorher und prüfe ihn 48 Stunden vor Beginn anhand der Wettervorhersage. Lege fest, welche Aktivitäten in Partyzelte oder Innenräume wechseln und wer die Änderung an die Helfer weitergibt.

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