Checklist para organizar una excursión estudiantil
Una excursión de una asociación estudiantil necesita más que una ruta y un autobús. Primero fija el público, el programa y los horarios; después cierra transporte, visitas y restaurante antes de abrir las inscripciones. Cuando sepas quién viene, tendrás que comprobar pagos, dietas, contactos de emergencia y acompañantes. Esta checklist también cubre los detalles que suelen quedarse para el último día: etiquetas, carpetas, almuerzos, bebidas frías y materiales de apoyo.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Definir el público objetivo de la excursión
2 personas
Desarrollar el programa y la ruta
2 personas
Reservar transporte
Reservar el lugar de la excursión
Reservar visita guiada
Reservar restaurante
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir el formulario de inscripción
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Comprobar datos de contacto
Confirmar participantes
Comprobar los pagos
Asignar participantes
2 personas
Asignar acompañantes
2 personas
Recopilar contactos de emergencia
Enviar información a los participantes
Comprobar la ruta y los tiempos de viaje
2 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Hacer la compra
2 personas
Preparar las carpetas de excursión
2 personas
Preparar etiquetas con nombres
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar paquetes de almuerzo
3 personas
Empaquetar materiales
2 personas
Preparar el punto de salida
2 personas
Evento
Registrar la asistencia
2 personas
Repartir etiquetas con nombre
Instruir a los participantes
2 personas
Guiar a los grupos al transporte
4 personas
Repartir los almuerzos
2 personas
Guiar a los grupos
4 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Recibir la visita guiada
2 personas
Coordinar la cena
4 personas
Acompañar a los participantes al punto de salida
4 personas
Comprobar la asistencia a la salida
2 personas
Coordinar el regreso
4 personas
Seguimiento
Recoger la basura
2 personas
Descargar el material
2 personas
Limpiar neveras portátiles y vajilla
2 personas
Llevar la basura
Devolver el material prestado
2 personas
Registrar objetos perdidos
Compartir fotos de los participantes
Enviar mensaje de agradecimiento
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas plegablescant. 2
- Sillas plegablescant. 6
Equipo
- Neveras portátilescant. 4
- Baterías externascant. 4
- Cargadores de teléfonocant. 4
- Altavoz portátil
- Megáfono
- Cables alargadorescant. 2
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 50
- Platos reutilizablescant. 50
- Cubiertos reutilizablescant. 50
- Termoscant. 4
Cocina
- Tablas de cortarcant. 2
- Cuchillos de pancant. 2
- Pinzas de servircant. 4
- Acumuladores de fríocant. 12
- Cajas de almuerzocant. 45
Artículos de papel
- Carpetas de excursióncant. 45
- Mapas de rutacant. 45
- Folletos del programacant. 45
- Bloc de notascant. 45
- Juego de bolígrafoscant. 45
- Portapapelescant. 6
- Pegatinas con nombrecant. 50
- Rotuladores permanentescant. 6
Organización
- Pulserascant. 50
- Silbatoscant. 4
- Chalecos para acompañantescant. 6
- Tarjetas de nombre para los acompañantescant. 6
- Cajón de dinero en efectivo
- Bolsas para materialescant. 6
Limpieza
- Papeleracant. 4
- Desinfectante de manoscant. 4
- Paños de limpiezacant. 8
Seguridad
- Botiquín de primeros auxilios
- Linternascant. 4
Catering
- Compras
Consejos
- Reserva el transporte, el lugar, la visita guiada y el restaurante antes de enviar las invitaciones. Así podrás publicar un programa con horarios y puntos de encuentro reales.
- Cierra las inscripciones con varios días de margen y usa ese plazo para revisar pagos, preferencias dietéticas y datos de contacto. No esperes al día anterior para confirmar participantes.
- Recoge al menos un contacto de emergencia por participante y asigna acompañantes antes de enviar la información final. Entrega a cada acompañante una tarjeta identificativa y un chaleco.
- Prepara los paquetes de almuerzo según el número confirmado de participantes y lleva algunas unidades adicionales. Guarda las bebidas en neveras portátiles con acumuladores de frío hasta la salida.
- Comprueba la ruta y el pronóstico del tiempo entre 24 y 48 horas antes. Carga baterías externas, teléfonos y megáfono, y separa mapas, folletos, bolígrafos y etiquetas en las carpetas de excursión.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una excursión estudiantil?
- Empieza las reservas y define la ruta al menos 4 semanas antes. Abre las inscripciones cuando transporte, visitas y restaurante estén confirmados, y deja entre 3 y 7 días para revisar pagos y datos.
- ¿Cuándo debo cerrar las inscripciones de la excursión?
- Ciérralas entre 5 y 7 días antes de la salida. Ese margen permite confirmar participantes, asignar acompañantes, recoger contactos de emergencia y ajustar los almuerzos a las dietas comunicadas.
- ¿Qué información enviar a los participantes antes de la excursión?
- Envía entre 3 y 5 días antes el programa, la ruta, los horarios, el punto de encuentro, el contacto de la asociación y lo que deben llevar. Incluye también instrucciones sobre cambios por mal tiempo.
- ¿Cuándo preparar la comida y las bebidas?
- Compra los alimentos y prepara los paquetes de almuerzo el día anterior, según el número confirmado. Enfría las bebidas durante la noche y colócalas en las neveras justo antes de salir.
Planes parecidos a este
Empieza este plan en Lizzt
Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.
Organiza este evento gratis con Lizzt¡Organiza gratis e invita a tus contactos!