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Checkliste für die Exkursion der Studierendenvereinigung

Eine Exkursion der Studierendenvereinigung braucht mehr Vorbereitung als nur einen gebuchten Bus und ein Ziel. Lege zuerst Zielgruppe, Route und Programm fest, bevor du Transport, Führung und Restaurant reservierst. Danach folgen Anmeldung, Zahlungsprüfung, Einteilung und Notfallkontakte. In den letzten Tagen zählen vor allem bestätigte Teilnehmerdaten, Lunchpakete, gekühlte Getränke und vollständige Exkursionsmappen.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Zielgruppe der Exkursion festlegen

    2 Personen

  • Programm und Route ausarbeiten

    2 Personen

  • Transport reservieren

  • Ausflugsort reservieren

  • Führung buchen

  • Restaurant reservieren

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldeformular öffnen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Kontaktdaten prüfen

  • Teilnehmer bestätigen

  • Zahlungen prüfen

  • Teilnehmer einteilen

    2 Personen

  • Begleitpersonen zuweisen

    2 Personen

  • Notfallkontakte sammeln

  • Teilnehmerinformationen versenden

  • Route und Reisezeiten überprüfen

    2 Personen

  • Wettervorhersage prüfen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Exkursionsmappen zusammenstellen

    2 Personen

  • Namensaufkleber vorbereiten

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Lunchpakete zusammenstellen

    3 Personen

  • Materialien einpacken

    2 Personen

  • Startpunkt vorbereiten

    2 Personen

Event

  • Anwesenheit erfassen

    2 Personen

  • Namensaufkleber verteilen

  • Teilnehmende instruieren

    2 Personen

  • Gruppen zum Transport begleiten

    4 Personen

  • Lunchpakete verteilen

    2 Personen

  • Gruppen begleiten

    4 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Führung empfangen

    2 Personen

  • Dinner begleiten

    4 Personen

  • Teilnehmende zum Startpunkt begleiten

    4 Personen

  • Anwesenheit bei Abfahrt prüfen

    2 Personen

  • Rückreise begleiten

    4 Personen

Nachbereitung

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Materialien ausladen

    2 Personen

  • Kühlboxen und Geschirr reinigen

    2 Personen

  • Müll entsorgen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Verlorene Gegenstände erfassen

  • Teilnehmerfotos teilen

  • Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • KlappischeAnz. 2
  • KlappstühleAnz. 6

Ausstattung

  • KühlboxenAnz. 4
  • PowerbanksAnz. 4
  • TelefonladegeräteAnz. 4
  • Tragbarer Lautsprecher
  • Megafon
  • VerlängerungskabelAnz. 2

Geschirr

  • Wiederverwendbare TrinkbecherAnz. 50
  • Mehrweg-TellerAnz. 50
  • Wiederverwendbares BesteckAnz. 50
  • ThermoskannenAnz. 4

Küche

  • SchneidebretterAnz. 2
  • BrotmesserAnz. 2
  • ServierzangenAnz. 4
  • KühlelementeAnz. 12
  • LunchboxenAnz. 45

Papierwaren

  • ExkursionsmappenAnz. 45
  • RoutenpläneAnz. 45
  • ProgrammflyerAnz. 45
  • NotizblöckeAnz. 45
  • StiftesetsAnz. 45
  • KlemmbretterAnz. 6
  • NamensaufkleberAnz. 50
  • Wasserfeste StifteAnz. 6

Organisation

  • ArmbänderAnz. 50
  • PfeifenAnz. 4
  • Weste für BegleitpersonenAnz. 6
  • Namensschilder für BetreuerAnz. 6
  • Bargeldkasse
  • Taschen für MaterialienAnz. 6

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 4
  • HanddesinfektionsmittelAnz. 4
  • PutzlappenAnz. 8

Sicherheit

  • Erste-Hilfe-Set
  • TaschenlampenAnz. 4

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Reserviere Transport, Ausflugsort, Führung und Restaurant erst, wenn Route und Teilnehmerziel feststehen. Plane für An- und Abreise zusätzlich mindestens 30 Minuten Puffer ein.
  • Öffne das Anmeldeformular spätestens 3 bis 4 Wochen vor der Exkursion. Frage dabei direkt nach Ernährungswünschen, Kontaktdaten und einem Notfallkontakt, damit du später nicht einzeln nachfassen musst.
  • Bestätige Teilnehmer und Zahlungen mindestens 7 Tage vorher. Teile danach Gruppen und Begleitpersonen ein und sende Route, Reisezeiten, Treffpunkt sowie Programm gesammelt in einer Teilnehmerinformation.
  • Bereite Exkursionsmappen, Routenpläne, Programmflyer, Namensaufkleber und Notizmaterial spätestens am Vorabend vor. Packe außerdem Powerbanks, Ladegeräte und wetterfeste Stifte ein, statt diese am Abfahrtstag zu suchen.
  • Kaufe Getränke und Zutaten erst nach dem Anmeldeschluss und stelle die Getränke am Vorabend kalt. Stelle Lunchpakete, Lunchboxen und Kühlelemente so zusammen, dass sie beim Einsteigen schnell verteilt werden können.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Exkursion der Studierendenvereinigung organisieren?
Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Ziel, Route und Programm. Transport, Ausflugsort, Führung und Restaurant sollten spätestens 4 Wochen vor dem Termin reserviert sein.
Wann sollte das Anmeldeformular für die Exkursion geöffnet werden?
Öffne die Anmeldung etwa 3 bis 4 Wochen vor der Exkursion und setze eine klare Frist. Prüfe die Anmeldungen laufend und schließe die Teilnehmerliste spätestens 10 bis 14 Tage vorher.
Was muss man für eine studentische Exkursion an Verpflegung einplanen?
Plane pro Person mindestens ein Lunchpaket und ausreichend Getränke für Hin- und Rückweg ein. Ernährungswünsche sollten bei der Anmeldung erfasst und die Lunchpakete am Vorabend zusammengestellt werden.
Wann verschickt man die Teilnehmerinformationen?
Sende Treffpunkt, Route, Reisezeiten, Programm und Ansprechpartner spätestens 5 bis 7 Tage vor der Abfahrt. Eine kurze Erinnerung mit Wetterhinweis und Treffzeit ist zusätzlich am Vortag sinnvoll.

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