Checklist para una jornada de team building de 30 participantes

Organizar una jornada de team building para 30 participantes requiere cerrar primero la fecha, el lugar y las actividades, y después coordinar inscripciones, equipos, catering y transporte. Esta checklist te ayuda a seguir el orden correcto y a detectar lo que suele quedarse para el último momento. Incluye la preparación del material, las tarjetas de nombre, la tecnología y un plan de interior por si cambia el tiempo. Úsala como guía de principio a fin.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar fecha y lugar
Reservar actividades de team building
Reservar el catering y las opciones dietéticas
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Enviar información de transporte
Crear la lista final de participantes
Asignar equipos a las actividades
2 personas
Elaborar el programa diario
Confirmar actividades y horarios
Comprobar el escenario meteorológico
Preparar el programa de interior
2 personas
Inventariar los suministros
Pedir los materiales que faltan
Preparar tarjetas de nombre
Imprimir la asignación del equipo
Imprimir las reglas del juego
Probar la música y las presentaciones
Comprar productos no perecederos
2 personas
Hacer la compra de productos frescos
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Comprobar el material de actividades
2 personas
Empaquetar los materiales por actividad
2 personas
Comprobar las cantidades de catering
Abrir la ubicación
2 personas
Comprobar los espacios y los aseos
2 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar la mesa de recepción
2 personas
Montar estaciones de actividades
4 personas
Colgar la decoración
2 personas
Conectar el equipo de sonido
Montar el buffet y el punto de bebidas
3 personas
Poner los aperitivos en bandejas
2 personas
Preparar café y té
Preparar los materiales de recepción

Evento

Recepción de participantes
3 personas
Repartir las tarjetas con nombres
2 personas
Servir las bebidas de bienvenida
2 personas
Presentar el programa
Anunciar los equipos
Coordinar la primera actividad de equipo
3 personas
Reponer las bebidas del descanso
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Guiar la segunda actividad de equipo
3 personas
Cambiar el material de actividades
3 personas
Guiar la tercera actividad de equipo
3 personas
Preparar el bufé de cena
3 personas
Abrir el bufé de la cena
2 personas
Reponer el bufé
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Recoger platos y cubiertos
2 personas
Guiar la actividad final
3 personas
Gestionar la entrega de premios
2 personas
Servir el postre y el café
2 personas
Coordinar la despedida y la salida
2 personas

Seguimiento

Guardar los sobrantes en frío
2 personas
Recoger y separar la basura
3 personas
Lavar la vajilla y los cubiertos
3 personas
Limpiar las mesas del buffet
2 personas
Recoger el material de actividades
3 personas
Retirar la decoración
2 personas
Dejar el recinto limpio
3 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Guardar el stock sobrante
Comprobar la fianza y el equipo

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 8
Sillascant. 34
Mesas de buffetcant. 3
Mesas plegablescant. 4

Vajilla

Platoscant. 40
Platos de postrecant. 40
Vasoscant. 60
Tazas de cafécant. 40
Cubiertoscant. 40
Cucharonescant. 8
Bandejas de servircant. 10
Bandejas para servircant. 8

Cocina

Cafeteracant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 4
Cubiterascant. 4
Tablas de cortarcant. 3
Cuchilloscant. 4
Tijerascant. 2
Pinzas de servircant. 6

Equipo

Altavoz Bluetoothcant. 2
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4
Baterías externascant. 3

Material deportivo

Pelotas blandascant. 6
Cuerdascant. 6
Conoscant. 20
Aroscant. 6
Antifacescant. 10
Cronómetroscant. 4
Banderas del equipocant. 6

Artículos de oficina

Pizarras de hojascant. 3
Bloc de rotafoliocant. 3
Rotuladorescant. 30
Bolígrafoscant. 40
Notas adhesivascant. 12
Tarjetas de nombrecant. 35
Imprimir el programacant. 35
Tarjetas con las reglas del juegocant. 12

Decoración

Guirnaldascant. 8
Globoscant. 50
Decoración de mesacant. 8
Troféos de premiocant. 3

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 4
Lámparas LEDcant. 6

Limpieza

Cuboscant. 2
Fregonascant. 2
Papeleracant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el lugar y las actividades con varias semanas de margen. Confirma también los horarios y la duración de cada actividad antes de enviar las invitaciones.
Recoge las inscripciones y las preferencias dietéticas en un único registro. Prepara la lista final de 30 participantes y asigna los equipos antes de imprimir el programa y las reglas.
Prepara un programa alternativo de interior antes de la semana del evento. Comprueba la previsión meteorológica unos días antes y comunica cualquier cambio de transporte o actividad.
Separa los materiales por actividad y revisa cada paquete el día anterior. Cuenta pelotas, cuerdas, conos, aros, antifaces y cronómetros en lugar de asumir que el inventario está completo.
No dejes el catering y las bebidas para la llegada. Comprueba las cantidades, enfría las bebidas y verifica con antelación que haya mesas de buffet, vajilla, cubiertos, cafeteras y utensilios de servicio suficientes para 30 personas.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un team building para 30 personas?: Empieza a reservar el lugar, las actividades y el catering entre 4 y 6 semanas antes. Envía las invitaciones con al menos 3 semanas de margen para poder cerrar las inscripciones y las necesidades dietéticas.
¿Cuándo hay que cerrar la lista de participantes?: Cierra la lista final aproximadamente 7 días antes de la jornada. Así tendrás tiempo para asignar los equipos, preparar las tarjetas de nombre, imprimir las reglas y ajustar el catering.
¿Qué se necesita preparar el día anterior para un team building?: El día anterior conviene empaquetar los materiales por actividad, comprobar el equipo audiovisual y enfriar las bebidas. También debes verificar las cantidades del catering y dejar listo el programa de interior si la previsión meteorológica es incierta.
¿Cuánta bebida calcular para un team building de 30 personas?: Como referencia, calcula entre 2 y 3 bebidas por persona durante la primera hora y después aproximadamente 1 bebida por persona y hora. Ajusta la cantidad según la duración, la temperatura y si el catering incluye café, té o agua.

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