Organiser une Journée de la sécurité sans rien oublier

Une Journée de la sécurité demande plus qu’un programme et quelques démonstrations. Il faut cadrer le site, obtenir les autorisations, organiser les inscriptions et transmettre des consignes claires aux participants. Cette checklist de 80 tâches et 69 équipements suit l’ordre logique de préparation, jusqu’au refroidissement des boissons et au contrôle du matériel. Elle aide aussi à prévoir les points souvent traités trop tard : accès, météo, alimentation, bénévoles et repli en cas de pluie.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Déterminer le site et l’agencement du terrain
2 personnes
Vérifier les autorisations et les déclarations
Rédiger les consignes de sécurité
2 personnes
Inviter les participants et les démonstrateurs
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Faire les réservations
Confirmer les démonstrations
2 personnes
Planifier les bénévoles
2 personnes
Envoyer le programme aux participants
Envoyer les indications d'accès
Vérifier les prévisions météo
Préparer le plan de repli en cas de pluie
2 personnes
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
2 personnes
Récupérer le matériel
2 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Tester le matériel de démonstration
2 personnes
Créer les panneaux et les flèches de direction
2 personnes
Imprimer les formulaires d’inscription
Imprimer la liste des participants
Préparer les vêtements et le matériel
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer l'éclairage
2 personnes
Aménager les stands d'information
4 personnes
Délimiter les zones de démonstration
3 personnes
Installer les moyens d'extinction
2 personnes
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
Tester le matériel sonore
2 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Monter le buffet traiteur
3 personnes
Vérifier les toilettes
Nettoyer et dégager le site
3 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

Accueillir les démonstrateurs
2 personnes
Accueillir les visiteurs
4 personnes
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
Présenter le programme
Donner les consignes d'ouverture
Animer la démonstration de sécurité incendie
3 personnes
Animer la démonstration de sécurité routière
3 personnes
Animer la démonstration de premiers secours
3 personnes
Démontrer la prévention des cambriolages
2 personnes
Encadrer les activités pour enfants
4 personnes
Animer le quiz sécurité
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Servir les boissons
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
Vérifier l'éclairage
Annoncer le programme du soir
Encadrer l’exercice d’évacuation
4 personnes
Animer la séance de questions-réponses
2 personnes
Assurer la remise des prix
2 personnes
Faire les adieux et donner les informations de départ
2 personnes
Reconduire les visiteurs
3 personnes
Rassembler les objets trouvés

Suivi

Ranger le service traiteur
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Nettoyer le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
Enregistrer les dommages et incidents
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 12
Chaises pliantesqté 120
Ensembles de tables de bièreqté 8
Table d'inscription
Tables hautesqté 8
Porte-manteauxqté 2
Poubellesqté 8

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 120
Assiettes à dessertqté 120
Verres à boireqté 150
Tasses à caféqté 80
Couteauxqté 120
Fourchettesqté 120
Cuillèresqté 120
Louchesqté 12

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Mégaphone
Microphoneqté 2
Haut-parleursqté 2
Ordinateur portable
Imprimante
Talkies-walkiesqté 6

Cuisine

Bacs de maintien au chaudqté 4
Glacières avec accumulateurs de froidqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Thermosqté 6
Carafes d’eauqté 8

Décoration

Drapeaux de sécuritéqté 12
Ballonsqté 100
Nappesqté 12
Badges nominatifsqté 120
Stylosqté 30

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Projecteurs de chantier LEDqté 4
Lampes de pocheqté 8

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Gilets de sécuritéqté 12
Barrières de sécuritéqté 20
Ruban de balisageqté 6
Cônes de signalisationqté 20
Extincteursqté 4
Détecteurs de fuméeqté 4
Casques de sécurité pour enfantsqté 20
Lunettes de sécuritéqté 20
Gants de travailqté 20
Bouchons d'oreillesqté 100
Panneaux de sortie de secoursqté 6
Panneaux pictogrammesqté 12
Piles de lampe torcheqté 16

Matériel de sport

Tapis de circulationqté 4
Poupées d’entraînementqté 2
Matériel de pansement pour démoqté 4
Cônesqté 30
Cordeqté 4
Panneaux du quizqté 10

Nettoyage

Balaiqté 3
Pinces à déchetsqté 3
Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Gants de nettoyageqté 8

Catering

Courses

Conseils

Commencez par fixer la date, le programme et l’agencement du terrain, puis vérifiez les autorisations et déclarations avant d’inviter les participants. Prévoyez plusieurs semaines pour obtenir les validations nécessaires.
Confirmez les démonstrations et les besoins des intervenants au moins 2 semaines avant la journée. Leurs contraintes peuvent modifier les espaces, les branchements, les horaires ou le nombre de bénévoles.
Traitez les inscriptions et les besoins alimentaires avant de faire les réservations. Imprimez la liste des participants et les formulaires le jour précédent, plutôt que de compter sur une imprimante disponible sur place.
Testez le matériel de démonstration, le microphone, les haut-parleurs, le mégaphone et les talkies-walkies avant l’ouverture. Vérifiez aussi les rallonges et multiprises sur le terrain, car les branchements sont souvent oubliés.
Consultez les prévisions météo 48 heures avant, puis préparez le plan de repli. Installez les tentes, les panneaux et les flèches de direction assez tôt pour garder du temps le matin de l’événement.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une Journée de la sécurité ?: Commencez idéalement 6 à 8 semaines avant la date. Ce délai permet de fixer le programme, vérifier les autorisations, inviter les démonstrateurs, traiter les inscriptions et réserver le matériel.
Quand envoyer les invitations pour une Journée de la sécurité ?: Envoyez-les environ 4 semaines avant l’événement, avec le programme provisoire et les modalités d’inscription. Relancez les personnes qui n’ont pas répondu 10 à 14 jours avant la journée.
Quand vérifier la météo pour une Journée de la sécurité ?: Faites une première vérification 7 jours avant, puis une autre 48 heures avant. À ce moment-là, confirmez le plan de repli en cas de pluie et informez les participants si les indications d’accès changent.
Quand tester le matériel de démonstration ?: Effectuez un premier test au moins 3 jours avant, puis un contrôle final le matin même. Vérifiez notamment l’alimentation électrique, le son, les talkies-walkies et les équipements nécessaires à chaque démonstration.

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