Cómo organizar Pasión sin perder el control
Pasión combina actores, músicos, voluntariado, decoración y atención al público, así que conviene trabajar por fases. Empieza cerrando fecha, lugar, permisos y seguro antes de anunciar nada. Después fija el guion, reparte responsabilidades y confirma a las personas que sostienen el programa. Los ensayos, la prueba técnica y la ruta del público deben quedar resueltos antes de pedir el catering y preparar la recepción.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Fijar fecha y lugar
2 personas
- 2
Comprobar permisos
- 3
Comprobar el seguro
- 4
Finalizar el guion
3 personas
- 5
Repartir los roles
3 personas
- 6
Contactar a los actores
2 personas
- 7
Contactar con los músicos
2 personas
- 8
Reclutar voluntarios
2 personas
- 9
Enviar invitaciones
2 personas
- 10
Difundir publicidad
2 personas
- 11
Gestionar inscripciones
2 personas
- 12
Recoger preferencias dietéticas
- 13
Hacer reservas
- 14
Reservar la sala de ensayo
- 15
Realizar el primer ensayo
12 personas
- 16
Inventariar los disfraces
3 personas
- 17
Reunir los accesorios
3 personas
- 18
Desarrollar el diseño de la decoración
3 personas
- 19
Probar la técnica
3 personas
- 20
Celebrar el segundo ensayo
15 personas
- 21
Imprimir los folletos del programa
2 personas
- 22
Pedir el catering
2 personas
- 23
Definir la ruta del público
2 personas
- 24
Crear instrucciones de seguridad
2 personas
- 25
Comprobar el pronóstico del tiempo
- 26
Hacer la compra
3 personas
- 27
Preparar los disfraces
3 personas
- 28
Comprobar los atrezos
3 personas
- 29
Limpiar el lugar
4 personas
- 30
Colocar las sillas para el público
6 personas
- 31
Colocar las mesas de recepción
3 personas
- 32
Montar la decoración
8 personas
- 33
Colgar la iluminación
3 personas
- 34
Conectar el equipo de sonido
3 personas
- 35
Preparar los vestuarios
3 personas
- 36
Preparar la restauración
4 personas
- 37
Dejar listos los programas
2 personas
- 38
Realizar el ensayo técnico
8 personas
Evento
- 39
Maquillar a los actores
4 personas
- 40
Recibir al público
5 personas
- 41
Repartir los programas
3 personas
- 42
Servir café y té
4 personas
- 43
Realizar la Pasión
20 personas
- 44
Rellenar las bebidas
2 personas
- 45
Servir los aperitivos del descanso
4 personas
- 46
Gestionar las preguntas del público
2 personas
- 47
Organizar la despedida y las palabras de agradecimiento
2 personas
- 48
Guiar al público hacia la salida
4 personas
Seguimiento
- 49
Empacar lo sobrante
3 personas
- 50
Desmontar la decoración
6 personas
- 51
Recoger el equipo de sonido
3 personas
- 52
Desmontar la iluminación
3 personas
- 53
Reunir los trajes
3 personas
- 54
Lavar la vajilla
4 personas
- 55
Recoger la basura
3 personas
- 56
Limpiar el lugar
5 personas
- 57
Devolver los materiales
2 personas
- 58
Lavar los disfraces
3 personas
- 59
Guardar los accesorios
3 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 180
- Mesas plegablescant. 12
- Mesa de recepcióncant. 2
- Sillas del vestuariocant. 12
- Percheroscant. 6
- Papeleracant. 8
Equipo
- Micrófonoscant. 6
- Soportes para micrófonocant. 4
- Altavocescant. 4
- Mesa de mezclas
- Cables de audiocant. 12
- Cables alargadorescant. 10
- Regletascant. 8
Iluminación
- Focos LEDcant. 8
- Trípodes de iluminacióncant. 4
- Linternascant. 6
Decoración
- Telones de fondocant. 4
- Cruces de maderacant. 3
- Pacas de pajacant. 8
- Farolescant. 12
- Plantas artificialescant. 10
- Señales de orientacióncant. 8
- Pilarescant. 4
Cocina
- Máquinas de cafécant. 3
- Teterascant. 3
- Termoscant. 8
- Neveras portátilescant. 4
- Bandejas de serviciocant. 8
Vajilla
- Tazas de cafécant. 180
- Vasoscant. 180
- Platoscant. 180
- Cubiertoscant. 180
- Cucharonescant. 12
- Jarras de aguacant. 12
Ropa
- Túnicas largascant. 18
- Pañuelos para la cabezacant. 12
- Capascant. 8
- Sandaliascant. 16
- Cinturonescant. 12
Atrezzo
- Bastones de maderacant. 12
- Jarrascant. 8
- Cestascant. 8
- Cuerdascant. 6
- Cajas de maderacant. 4
- Pañoscant. 12
Limpieza
- Fregonascant. 3
- Cuboscant. 4
- Escobas de manocant. 4
- Recogedor y escobacant. 4
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra primero la fecha y el lugar, y comprueba permisos y seguro antes de enviar invitaciones. Si falta uno de estos documentos, la difusión puede obligarte a cambiar todo el plan.
- Finaliza el guion antes de repartir papeles y contactar con actores y músicos. Reserva la sala de ensayo con tiempo y programa el primer ensayo cuando ya estén confirmados los roles principales.
- Gestiona las inscripciones junto con las preferencias dietéticas. Encarga el catering solo después de conocer el número previsto de asistentes y deja preparada la zona de recepción con mesa, vasos y tazas.
- Haz una prueba técnica completa antes del segundo ensayo: micrófonos, soportes, altavoces, mesa de mezclas, cables, regletas, focos LED y alargadores deben funcionar juntos, no solo por separado.
- Define la ruta del público y las instrucciones de seguridad antes de imprimir folletos o colocar la decoración. Revisa la previsión meteorológica y comprueba que las señales de orientación, linternas y salidas sigan siendo útiles el día del evento.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánto tiempo hay que organizar Pasión?
- Empieza al menos 8 semanas antes si participan actores, músicos y voluntarios. Reserva cuanto antes la sala de ensayo, confirma el guion y deja la prueba técnica terminada como mínimo 7 días antes.
- ¿Cuándo se debe pedir el catering para Pasión?
- Pídelo cuando las inscripciones estén suficientemente avanzadas y tengas las preferencias dietéticas recopiladas, idealmente entre 7 y 10 días antes. Así puedes ajustar cantidades sin esperar al último momento.
- ¿Cuántos ensayos hacen falta para organizar Pasión?
- Planifica al menos dos ensayos: uno inicial para comprobar el guion y los roles, y otro después de reunir disfraces, accesorios y elementos escénicos. Haz la prueba técnica antes del segundo ensayo para corregir fallos de sonido o iluminación.
- ¿Qué hay que comprobar el día anterior a Pasión?
- Revisa la previsión del tiempo, la ruta del público, las señales, la decoración, el catering y todo el equipo técnico. Haz una comprobación final entre 24 y 48 horas antes, incluyendo cables, baterías, linternas y mobiliario de recepción.
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