Passiespel organiseren: complete checklist
Een passiespel vraagt maanden voorbereiding, omdat spelers, muzikanten, vrijwilligers, techniek en publieksbegeleiding op elkaar moeten aansluiten. Leg eerst datum, locatie, vergunningen en verzekering vast. Daarna werk je het script af, verdeel je de rollen en plan je repetities, terwijl kostuums, rekwisieten en decor geleidelijk worden verzameld. In de laatste weken controleer je techniek, publieksroute, catering, programmaboekjes en de weersverwachting. De checklist hieronder zet alle regelzaken in een bruikbare volgorde.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en locatie vastleggen
2 personen
Vergunningen controleren
Verzekering controleren
Script definitief maken
3 personen
Rollen verdelen
3 personen
Acteurs benaderen
2 personen
Muzikanten benaderen
2 personen
Vrijwilligers werven
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Publiciteit verspreiden
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Reserveringen maken
Repetitieruimte reserveren
Eerste repetitie houden
12 personen
Kostuums inventariseren
3 personen
Rekwisieten verzamelen
3 personen
Decorontwerp uitwerken
3 personen
Techniek testen
3 personen
Tweede repetitie houden
15 personen
Programmaboekjes drukken
2 personen
Catering bestellen
2 personen
Publieksroute bepalen
2 personen
Veiligheidsinstructies maken
2 personen
Weersverwachting controleren
Boodschappen doen
3 personen
Kostuums klaarleggen
3 personen
Rekwisieten controleren
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Publieksstoelen opstellen
6 personen
Tafels voor ontvangst plaatsen
3 personen
Decor opbouwen
8 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Geluidsapparatuur aansluiten
3 personen
Kleedkamers inrichten
3 personen
Catering klaarzetten
4 personen
Programmaboekjes klaarleggen
2 personen
Technische doorloop uitvoeren
8 personen
Event
Acteurs laten schminken
4 personen
Publiek ontvangen
5 personen
Programmaboekjes uitdelen
3 personen
Koffie en thee serveren
4 personen
Passiespel uitvoeren
20 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Pauzehapjes serveren
4 personen
Publieksvragen begeleiden
2 personen
Afscheid en dankwoord verzorgen
2 personen
Publiek naar uitgang begeleiden
4 personen
Nazorg
Restanten verpakken
3 personen
Decor afbreken
6 personen
Geluidsapparatuur opruimen
3 personen
Verlichting afbreken
3 personen
Kostuums verzamelen
3 personen
Servies afwassen
4 personen
Afval verzamelen
3 personen
Locatie schoonmaken
5 personen
Materialen retourneren
2 personen
Kostuums wassen
3 personen
Rekwisieten opbergen
3 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Stoelenaantal 180
- Klaptafelsaantal 12
- Ontvangsttafelaantal 2
- Kleedkamerstoelenaantal 12
- Kledingrekkenaantal 6
- Afvalbakkenaantal 8
Apparatuur
- Microfoonsaantal 6
- Microfoonstandaardsaantal 4
- Luidsprekersaantal 4
- Mengpaneel
- Audiokabelsaantal 12
- Verlengkabelsaantal 10
- Stekkerdozenaantal 8
Verlichting
- LED-spotsaantal 8
- Lichtstatievenaantal 4
- Zaklampenaantal 6
Decoratie
- Achterdoekenaantal 4
- Houten kruisenaantal 3
- Strobalenaantal 8
- Lantaarnsaantal 12
- Kunstplantenaantal 10
- Wegwijzerbordenaantal 8
- Pijlersaantal 4
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 3
- Waterkokersaantal 3
- Thermoskannenaantal 8
- Koelboxenaantal 4
- Serveerbladenaantal 8
Servies
- Koffiekopjesaantal 180
- Glazenaantal 180
- Bordenaantal 180
- Besteksetsaantal 180
- Opscheplepelsaantal 12
- Waterkannenaantal 12
Kleding
- Lange gewadenaantal 18
- Hoofddoekenaantal 12
- Mantelsaantal 8
- Sandalenaantal 16
- Riemenaantal 12
Rekwisieten
- Houten stokkenaantal 12
- Kruikenaantal 8
- Mandjesaantal 8
- Touwenaantal 6
- Houten kistenaantal 4
- Doekenaantal 12
Schoonmaak
- Dweilsetsaantal 3
- Emmersaantal 4
- Handvegersaantal 4
- Stoffer en blikaantal 4
Catering
- Boodschappen
Tips
- Maak uiterlijk 12 weken voor de uitvoering het script definitief en benader daarna direct acteurs, muzikanten en vrijwilligers. Zonder definitieve rollen blijven repetities en kostuums onnodig schuiven.
- Plan de eerste repetitie zodra de hoofdrollen zijn verdeeld en reserveer de repetitieruimte voor meerdere data tegelijk. Reken voor een passiespel op minimaal 2 gezamenlijke repetities en een aparte technische doorloop.
- Test microfoons, luidsprekers, mengpaneel, audiokabels en LED-spots niet pas op de speeldag. Doe uiterlijk 7 dagen vooraf een volledige techniekstest op de echte speelplek, inclusief verlengkabels en stekkerdozen.
- Bepaal de publieksroute vóór je stoelen en wegwijzerborden plaatst. Controleer of ontvangsttafel, kleedkamers, toiletten, nooduitgangen en eventuele obstakels logisch en veilig bereikbaar zijn.
- Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf wanneer delen buiten plaatsvinden en wijs één persoon aan voor het besluit over aanpassingen. Bestel catering en druk programmaboekjes pas nadat aanmeldingen en dieetwensen zijn verwerkt.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een passiespel organiseren?
- Begin bij voorkeur 4 tot 6 maanden vooraf. Leg in de eerste maand datum, locatie, vergunningen, verzekering en script vast; daarna volgen cast, vrijwilligers, repetities, decor en publiciteit.
- Hoeveel repetities heb je nodig voor een passiespel?
- Plan minimaal 2 gezamenlijke repetities en daarnaast een technische doorloop binnen de laatste 7 dagen. Reserveer repetitieruimte vroeg, zodat acteurs, muzikanten en techniek op dezelfde momenten beschikbaar zijn.
- Wanneer moet je de vergunning voor een passiespel regelen?
- Controleer de vergunningsplicht direct nadat datum en locatie zijn vastgelegd, bij voorkeur 4 tot 6 maanden vooraf. Vraag de bevoegde instantie naar de behandelingstermijn, want die verschilt per locatie en publiek.
- Wanneer controleer je de weersverwachting voor een passiespel buiten?
- Controleer de verwachting 48 uur vooraf en nogmaals op de ochtend van de uitvoering. Leg uiterlijk één dag eerder vast wie beslist over route, decor, verlichting en eventuele veiligheidsaanpassingen.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!