Checklist para organizar una jornada de puertas abiertas en una granja infantil

Una jornada de puertas abiertas en una granja infantil necesita más coordinación que una visita normal: hay animales que cuidar, familias que orientar y actividades que deben seguir un horario. Esta checklist reúne el trabajo en el orden adecuado, desde fijar el programa y gestionar las inscripciones hasta preparar la comida, los carteles y el montaje. También ayuda a detectar lo que suele quedarse para el último momento, como las alergias, el cambio para la caja o la previsión meteorológica.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el programa
2 personas
Publicar los horarios de apertura
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Asignar voluntarios
2 personas
Hacer reservas
Confirmar entregas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Comprobar el programa de animales
2 personas
Inspeccionar los alojamientos de animales
2 personas
Cuidar más a los animales
2 personas
Preparar las raciones de comida
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Recoger los materiales
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Crear etiquetas de alérgenos
Preparar los carteles de ruta
2 personas
Preparar las actividades infantiles
3 personas
Probar la caja y el datáfono
2 personas
Preparar el cambio
Colgar señalización
2 personas
Montar las carpas
4 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar el puesto de información
2 personas
Montar el punto de caja
2 personas
Montar el buffet de catering
3 personas
Montar el punto de café y té
2 personas
Llenar las neveras portátiles
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Delimitar la zona de juegos
2 personas
Montar la zona de abrazo de forma segura
2 personas
Comprobar los baños
Informar a los voluntarios
2 personas
Crear un ambiente tranquilo para los animales antes de la apertura
2 personas
Realizar el control de apertura
3 personas

Evento

Recibir a los visitantes
4 personas
Presentar el programa
Atender el puesto de información
2 personas
Atender la caja
2 personas
Guiar a los animales
2 personas
Coordinar el momento de la alimentación
3 personas
Guiar el rincón de abrazos
3 personas
Supervisar las actividades infantiles
4 personas
Guiar las vueltas en pony
4 personas
Dirigir una ronda de quiz
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Servir las bebidas
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer café y té
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Limpiar los baños durante el evento
2 personas
Comprobar el bienestar animal
2 personas
Hacer pausas de descanso para los animales
2 personas
Informar a los últimos visitantes
2 personas
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas

Seguimiento

Devolver los animales
3 personas
Recoger el catering
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Desmontar mesas y sillas
4 personas
Desmontar las carpas
4 personas
Retirar la decoración
2 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar el recinto
4 personas
Realizar la limpieza final de los baños
2 personas
Revisar los alojamientos de animales
2 personas
Contar el inventario
2 personas
Limpiar los materiales
3 personas
Devolver los materiales
2 personas
Devolver los artículos prestados
2 personas
Ingresar la recaudación de taquilla
2 personas
Recoger objetos perdidos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 2
Mesas plegablescant. 8
Sillas plegablescant. 60
Mesas de cervezacant. 4
Taburetes de barcant. 6
Percheroscant. 2

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 150
Tazas de café reutilizablescant. 80
Platoscant. 120
Cubiertoscant. 120
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 8

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Neveras portátilescant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 4
Jarras medidorascant. 3
Bandejascant. 6

Equipo

Datáfonoscant. 2
Caja de efectivo
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Teléfono móvilcant. 2
Megáfono
Micrófono de mano

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 6
Lámparas de exteriorcant. 4

Decoración

Guirnaldascant. 8
Arcos de globoscant. 2
Mantelescant. 10
Carteles informativoscant. 8
Pizarrascant. 4
Carteles de flechascant. 12

Material deportivo

Conoscant. 20
Cinta de balizamientocant. 4
Carretillas de maderacant. 3
Aroscant. 8
Pelotascant. 10
Sets de lanzamiento de aroscant. 3
Kits de maquillajecant. 3
Lápices de colorescant. 24
Libros para colorearcant. 150
Bridas para poniscant. 4
Kits de limpieza para poniscant. 4

Limpieza

Papeleracant. 10
Cubos de limpiezacant. 4
Fregonascant. 4
Sets de escobacant. 4
Recogedor y escobacant. 3
Dispensadores de jabón de manoscant. 6

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha y el programa con varias semanas de margen y publica los horarios de apertura antes de enviar las invitaciones. Así las familias pueden elegir una franja y sabes cuánta afluencia esperar.
Pide las preferencias dietéticas durante la inscripción, no el día de la visita. Prepara las etiquetas de alérgenos junto con los aperitivos y separa los utensilios de servir para evitar confusiones.
Asigna voluntarios por funciones y turnos concretos: recepción, ruta, actividades infantiles, comida y atención a los animales. Confirma quién cubre cada puesto al menos 48 horas antes.
Comprueba el pronóstico del tiempo y el programa de animales el día anterior. Las carpas, la señalización de ruta y las actividades deben estar listas para funcionar aunque cambie la previsión.
Prueba la caja, el datáfono, los cables y las regletas antes de abrir. Prepara el cambio con antelación y enfría las bebidas varias horas antes, porque ambas cosas suelen dejarse para el último momento.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una jornada de puertas abiertas en una granja infantil?: Empieza entre 4 y 6 semanas antes para fijar la fecha, el programa, las reservas y las inscripciones. Deja las confirmaciones, la compra y la revisión final de animales para la última semana.
¿Cuándo se deben cerrar las inscripciones y recoger las alergias?: Cierra las inscripciones entre 3 y 5 días antes, según el aforo y la preparación de la comida. Recoge las preferencias dietéticas en el mismo formulario y revisa la lista al preparar los aperitivos.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para una jornada de puertas abiertas?: Como referencia, asigna al menos una persona para recepción, otra para la ruta, una para las actividades infantiles y una para comida y bebidas por cada turno. Añade una persona responsable de los animales y deja un relevo para pausas.
¿Qué hay que preparar el día anterior en una granja infantil?: El día anterior confirma las entregas, revisa el programa de animales, inspecciona los alojamientos y prepara las raciones de comida. También conviene dejar listos los carteles, la señalización, las actividades y los equipos de cobro.

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