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Checkliste für eure Wochenendhochzeit

Eine Wochenendhochzeit braucht mehr Abstimmung als ein einzelner Hochzeitstag: Gäste reisen an, übernachten und bleiben oft bis zum nächsten Morgen. Mit dieser Checkliste ordnest du die Planung vom bestätigten Datum über Einladungen und Dienstleister bis zur Zeremonie und dem Empfang. Besonders leicht gehen Rückmeldungen, Allergien, Transport und die genaue Ausstattung unter. Plane deshalb feste Fristen ein und prüfe in der letzten Woche auch Gläser, Teller, Tische, Kühlung und Warmhaltemöglichkeiten.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort bestätigen

    2 Personen

  • Gästeliste zusammenstellen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Geschenkliste veröffentlichen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Transportwünsche sammeln

  • Catering reservieren

  • Blumen bestellen

  • Fotograf bestätigen

  • Musik organisieren

  • Amtsperson bestätigen

  • Zeremonieprogramm erstellen

    2 Personen

  • Drehbuch ausdrucken

  • Tischordnung erstellen

    2 Personen

  • Namensschilder erstellen

    2 Personen

  • Menükarten erstellen

    2 Personen

  • Zeremoniematerial sammeln

    2 Personen

  • Musikliste zusammenstellen

    2 Personen

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Allergien dem Caterer melden

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Torte abholen

    2 Personen

  • Blumen abholen

    2 Personen

  • Location reinigen

    3 Personen

  • Zelte aufbauen

    4 Personen

  • Tische aufstellen

    4 Personen

  • Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Zeremonieort einrichten

    3 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Blumengestecke platzieren

    2 Personen

  • Tische eindecken

    4 Personen

  • Namensschilder platzieren

    2 Personen

  • Menükarten aufstellen

    2 Personen

  • Buffet vorbereiten

    4 Personen

  • Snacks vorbereiten

    4 Personen

  • Kuchentisch einrichten

    2 Personen

  • Garderobe einrichten

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

    2 Personen

  • Tonanlage testen

    2 Personen

  • Beleuchtung testen

    2 Personen

  • Getränke bereitstellen

    3 Personen

  • Lieferungen überprüfen

    2 Personen

  • Zeremonieprogramm bereitlegen

Event

  • Gäste empfangen

    3 Personen

  • Zeremonie begleiten

    3 Personen

  • Toast servieren

    3 Personen

  • Snacks servieren

    4 Personen

  • Gruppenfoto begleiten

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Buffet eröffnen

    2 Personen

  • Buffet auffüllen

    3 Personen

  • Tische abräumen

    3 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    3 Personen

  • Torte anschneiden

    2 Personen

  • Torte servieren

    3 Personen

  • Musik organisieren

  • Tanzfläche betreuen

  • Geschenke sicher aufbewahren

    2 Personen

  • Abschiedsgäste begleiten

    2 Personen

Nachbereitung

  • Abfall sammeln

    4 Personen

  • Geschirr sammeln

    4 Personen

  • Lebensmittel sicher lagern

    2 Personen

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Veranstaltungsort abschließen

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    4 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Möbel abbauen

    4 Personen

  • Zelte abbauen

    4 Personen

  • Übrig gebliebenes Essen verteilen

    2 Personen

  • Materialien inventarisieren

    2 Personen

  • Gemietete Ausrüstung zurückgeben

    2 Personen

  • Abfall zum Sammelpunkt bringen

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • FestzeltAnz. 2
  • EmpfangstischeAnz. 4
  • EsstischeAnz. 8
  • StühleAnz. 80
  • StehtischeAnz. 4
  • TischröckeAnz. 8
  • GarderobenständerAnz. 2
  • KleiderbügelAnz. 80
  • Geschenketisch
  • Kuchentisch
  • BuffetischeAnz. 3

Geschirr

  • Dinner-TellerAnz. 90
  • DesserttellerAnz. 90
  • KaffeetassenAnz. 90
  • WassergläserAnz. 100
  • WeingläserAnz. 100
  • ChampagnergläserAnz. 90
  • KaffeelöffelAnz. 90
  • EsstischgabelnAnz. 90
  • DinnermesserAnz. 90
  • DessertgabelnAnz. 90
  • ServierlöffelAnz. 12
  • KaraffenAnz. 12

Küche

  • SchneidebretterAnz. 4
  • KochmesserAnz. 4
  • RührschüsselnAnz. 6
  • ServierschalenAnz. 12
  • ServierzangenAnz. 8
  • KühlboxenAnz. 6
  • WarmhaltebehälterAnz. 6
  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 6
  • Tortenmesser
  • KuchenspatelAnz. 2

Ausstattung

  • LautsprecherAnz. 2
  • MikrofoneAnz. 2
  • Mischpult
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 6

Beleuchtung

  • LichterkettenAnz. 6
  • LED-LampenAnz. 12
  • LaternenAnz. 10

Dekoration

  • TischläuferAnz. 8
  • VasenAnz. 16
  • BlumenarrangementsAnz. 12
  • BallonsAnz. 100
  • BallonbandAnz. 2
  • Willkommensschild
  • Fotowand
  • NamensschilderAnz. 80
  • SpeisekartenAnz. 12
  • TischnummernAnz. 8
  • Zeremonienbogen
  • Ringkissen
  • Gästebuch
  • StifteAnz. 6
  • TischkerzenAnz. 40
  • KerzenhalterAnz. 20

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Setze für Zu- und Absagen eine klare Frist, idealerweise 6 bis 8 Wochen vor dem Wochenende. Erfasse dabei gleichzeitig Ernährungswünsche und Transportbedarf, damit das Catering und die Anreise nicht erst kurz vor der Hochzeit geklärt werden.
  • Bestätige Catering, Fotograf, Musik und Amtsperson spätestens 8 bis 12 Wochen vorher noch einmal schriftlich. Melde Allergien gesammelt und nicht einzeln weiter, damit keine Angabe verloren geht.
  • Erstelle Tischordnung, Namensschilder und Menükarten mindestens 7 Tage vor dem Fest. So bleibt Zeit, Änderungen bei Zu- oder Absagen einzuarbeiten, ohne alles am Vorabend neu zu drucken.
  • Plane die Kühlung der Getränke für den Hochzeitstag und den Vorabend. Rechne bei einem Empfang im ersten Stunde mit etwa 2 bis 3 Getränken pro Person und prüfe, ob Kühlboxen und Karaffen tatsächlich ausreichen.
  • Lege für Abholung und Aufbau konkrete Uhrzeiten fest: Torte und Blumen sollten nicht gleichzeitig mit der Zeremonie eintreffen. Prüfe am Vortag außerdem, ob Festzelt, Tische, Stühle, Geschirr und Warmhaltebehälter vollständig bereitstehen.

Häufige Fragen

Wann sollte man eine Wochenendhochzeit planen?
Beginne mindestens 9 bis 12 Monate vorher, besonders wenn Festzelt, Catering, Fotograf und Musik gebraucht werden. Datum und Ort sollten zuerst feststehen; danach folgen Gästeliste und Einladungen.
Wann verschickt man Einladungen für eine Wochenendhochzeit?
Verschicke die Einladungen etwa 4 bis 6 Monate vor dem Termin. Bitte die Gäste um eine Rückmeldung spätestens 6 bis 8 Wochen vorher, damit Unterkunft, Transport und Catering belastbar geplant werden können.
Wie viele Getränke braucht man für eine Hochzeit?
Für die erste Stunde kannst du mit ungefähr 2 bis 3 Getränken pro Person rechnen. Für ein ganzes Wochenende musst du zusätzlich Getränke für Anreise, Frühstück und den nächsten Vormittag einplanen und einen Teil rechtzeitig kühlen.
Was muss man eine Woche vor der Hochzeit erledigen?
Eine Woche vorher sollten Tischordnung, Namensschilder, Menükarten, Zeremonieprogramm und Drehbuch fertig sein. Außerdem bestätigst du Lieferungen, holst beziehungsweise planst Blumen und Torte und prüfst die komplette Ausstattung.

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