Boda de fin de semana: checklist para organizarla paso a paso

Una boda de fin de semana necesita más coordinación que una celebración de un solo día. Hay que cerrar pronto la fecha y el lugar, confirmar proveedores y reunir las preferencias de los invitados, especialmente las dietas y el transporte. Durante la última semana se concentran los detalles que suelen olvidarse: el plano de mesas, las tarjetas con nombres, las bebidas frías y el material de la ceremonia. Esta checklist reúne el trabajo en el orden en que conviene resolverlo.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar fecha y ubicación
2 personas
Elaborar la lista de invitados
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar la lista de regalos
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Recopilar las necesidades de transporte
Reservar el catering
Encargar flores
Confirmar fotógrafo
Proporcionar la música
Confirmar al funcionario
Preparar el programa de la ceremonia
2 personas
Imprimir el plan de trabajo
Organizar la disposición de las mesas
2 personas
Hacer tarjetas con nombres
2 personas
Hacer menús
2 personas
Reunir el material de la ceremonia
2 personas
Elaborar la lista de canciones
2 personas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Comunicar alergias al catering
Hacer la compra
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Recoger la tarta
2 personas
Recoger flores
2 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Montar tiendas
4 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
4 personas
Montar el espacio de la ceremonia
3 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colocar arreglos florales
2 personas
Poner la mesa
4 personas
Colocar las tarjetas con nombres
2 personas
Colocar las cartas del menú
2 personas
Preparar el buffet
4 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Montar la mesa de tartas
2 personas
Montar el guardarropa
2 personas
Comprobar los baños
2 personas
Probar el equipo de sonido
2 personas
Probar la iluminación
2 personas
Preparar las bebidas
3 personas
Comprobar las entregas
2 personas
Preparar el programa de la ceremonia

Evento

Recibir a los invitados
3 personas
Coordinar la ceremonia
3 personas
Servir tostadas
3 personas
Servir aperitivos
4 personas
Coordinar la foto de grupo
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Abrir el buffet
2 personas
Reponer el bufé
3 personas
Retirar la vajilla de las mesas
3 personas
Servir café y té
3 personas
Cortar la tarta
2 personas
Servir la tarta
3 personas
Proporcionar la música
Coordinar la pista de baile
Guardar los regalos en un lugar seguro
2 personas
Acompañar a los asistentes de despedida
2 personas

Seguimiento

Recoger la basura
4 personas
Recoger la vajilla
4 personas
Conservar los alimentos de forma segura
2 personas
Apagar el equipo
2 personas
Cerrar el recinto
2 personas
Lavar la vajilla
4 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Retirar la decoración
3 personas
Desmontar el mobiliario
4 personas
Desmontar las tiendas
4 personas
Repartir la comida sobrante
2 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Llevar la basura al punto de recogida
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpa plegablecant. 2
Mesas de recepcióncant. 4
Mesas de comedorcant. 8
Sillascant. 80
Mesas altascant. 4
Faldones para mesascant. 8
Percheroscant. 2
Perchascant. 80
Mesa de regalos
Mesa de tartas
Mesas de buffetcant. 3

Vajilla

Platos de cenacant. 90
Platos de postrecant. 90
Tazas de cafécant. 90
Vasos para aguacant. 100
Copas de vinocant. 100
Copas de champáncant. 90
Cucharillas de cafécant. 90
Tenedores de cenacant. 90
Cuchillos de cenacant. 90
Tenedores de postrecant. 90
Cucharonescant. 12
Jarrascant. 12

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 4
Cuencos para mezclarcant. 6
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 8
Neveras portátilescant. 6
Bandejas para mantener calientecant. 6
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Cuchillo para tarta
Espátula para tartascant. 2

Equipo

Altavocescant. 2
Micrófonoscant. 2
Mesa de mezclas
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6

Iluminación

Guirnalda de lucescant. 6
Lámparas LEDcant. 12
Farolescant. 10

Decoración

Manteles runnerscant. 8
Jarronescant. 16
Arreglos floralescant. 12
Globoscant. 100
Cinta para globoscant. 2
Cartel de bienvenida
Photowall
Tarjetas de nombrecant. 80
Cartas del menúcant. 12
Números de mesacant. 8
Arco de ceremonia
Cojín para anillos
Libro de visitas
Bolígrafoscant. 6
Velas de mesacant. 40
Portavelascant. 20

Catering

Compras

Consejos

Empieza por la fecha, el lugar y la lista de invitados: intenta tener esos tres datos definidos al menos 8 semanas antes para poder enviar las invitaciones y gestionar las inscripciones.
Recoge las necesidades de transporte y las preferencias dietéticas junto con las confirmaciones. Comunica las alergias al catering como mínimo 7 días antes, no el mismo día del evento.
Cierra el plano de mesas, las tarjetas con nombres y los menús entre 10 y 14 días antes. Así puedes ajustar el número de mesas, sillas, platos y cubiertos sin improvisar.
Reserva tiempo para revisar el material de la ceremonia y preparar el programa. Imprime el plan de trabajo y deja una copia para cada persona que coordine una parte del fin de semana.
Haz la compra y enfría las bebidas el día anterior cuando sea posible. Cuenta con neveras portátiles y bandejas para mantener caliente la comida; la tarta y las flores deben recogerse según el horario confirmado con cada proveedor.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una boda de fin de semana?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. La fecha, el lugar, los invitados, el catering, las flores, el fotógrafo, la música y el funcionario deben confirmarse antes de entrar en la última quincena.
¿Cuándo hay que enviar las invitaciones para una boda de fin de semana?: Envíalas aproximadamente 8 semanas antes, sobre todo si algunos invitados necesitan organizar transporte o alojamiento. Fija una fecha de respuesta entre 3 y 4 semanas antes para cerrar catering y mesas.
¿Cuándo se prepara el plano de mesas y las tarjetas con nombres?: Haz una primera distribución 3 semanas antes y ciérrala entre 10 y 14 días antes. Deja margen para cambiarla cuando lleguen las últimas confirmaciones o aparezca una necesidad dietética.
¿Qué hay que hacer el día anterior a la boda?: Comprueba la lista de la compra, enfría las bebidas, reúne el material de la ceremonia y deja preparado el plan de trabajo. También conviene verificar la recogida de la tarta y las flores y confirmar los horarios con los proveedores.

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