Willkommensgetränk: Was du einkaufen und vorbereiten musst

Für ein Willkommensgetränk brauchst du mehr als Getränke und ein paar Gläser. Plane Ausschank, Snacks, Kaffee und Tee sowie einen klaren Empfangsbereich ein. Pro Gast solltest du für die erste Stunde etwa zwei bis drei Getränke rechnen; alkoholfreie Optionen gehören zusätzlich auf die Einkaufsliste. Prüfe außerdem frühzeitig, ob Gläser, Kühlung, Kaffeemaschinen, Verlängerungskabel und genügend Sitzplätze vorhanden sind.

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Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 8
StühleAnz. 50
BarhockerAnz. 8
BuffetischeAnz. 3

Geschirr

Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 80
WeingläserAnz. 40
KaffeetassenAnz. 30
TellerAnz. 80
BestecksetsAnz. 80
ServierbretterAnz. 8

Küche

KaraffenAnz. 4
ThermoskannenAnz. 4
ServierzangenAnz. 6
FlaschenöffnerAnz. 3

Ausstattung

KühlboxenAnz. 4
KaffeemaschinenAnz. 2
Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4

Dekoration

BallonsAnz. 100
GirlandenAnz. 8
TischdeckenAnz. 8
NamensschilderAnz. 70
VasenAnz. 6

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 4

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 6
WischmopsAnz. 2
EimerAnz. 2
PutzlappenAnz. 12

Catering

Einkäufe
- Pilsener - 120 Flaschen
- Alkoholfreies Bier - 24 Flaschen
- Weißwein - 8 Flaschen
- Rosé - 6 Flaschen
- Rotwein - 4 Flaschen
- Prosecco - 4 Flaschen
- Cola - 8 Flaschen
- Cola Zero - 8 Flaschen
- Orangensaft - 5 Flaschen
- Tonic - 4 Flaschen
- Ginger Ale - 4 Flaschen
- Spa Blauw - 60 Flaschen
- Spa Rood - 24 Flaschen
- Apfelsaft - 4 Packungen
- Orangensaft - 4 Packungen
- Kaffee - 3 Packungen
- Teebeutel - 100 Stück
- Zucker - 1 Kilo
- Milch - 6 Liter
- Hafermilch - 4 Liter
- Eiswürfel - 12 kilo
- Paprikachips - 5 Tüten
- Naturchips - 5 Tüten
- Tortillachips - 5 Tüten
- Salsa - 4 Gläser
- Gesalzene Erdnüsse - 3 Tüten
- Oliven - 4 Gläser
- Käsewürfel - 3 Kilo
- Trauben - 4 Kilo
- Cherrytomaten - 3 Kilo
- Gurken - 6 Stück
- Möhren - 3 Kilo
- Hummus - 6 Schalen
- Baguettes - 10 Stück
- Kräuterfrischkäse - 6 Becher
- Mini-Quiches - 120 Stück
- Vegetarische Wraps - 60 Stück
- Bitterballen - 120 Stück
- Senf - 2 Gläser
- Mayonnaise - 2 Gläser
- Ketchup - 2 Flaschen
- Servietten - 300 Stück
- Küchenpapier - 6 Rollen
- Toilettenpapier - 24 Rollen
- Müllsäcke - 40 Stück
- Spülmittel - 2 Flaschen
- Allzweckreiniger - 2 Flaschen
- Spültücher - 2 Packungen

Tipps

Rechne für die erste Stunde mit zwei bis drei Getränken pro Person und ergänze alkoholfreie Getränke nach den erfassten Ernährungswünschen. Bestelle Getränke und Snacks spätestens eine Woche vorher, wenn die Gästezahl feststeht.
Plane pro Gast mindestens einen Teller und ein Besteckset ein; bei kleinen Snacks sind zusätzlich Servierbretter und Servierzangen praktisch. Lege etwa 10 Prozent Reserve zurück, damit Nachschub nicht während des Empfangs fehlt.
Stelle wiederverwendbare Trinkgläser für allgemeine Getränke, Weingläser für Wein sowie Kaffeetassen bereit. Kalkuliere bei einer einmaligen Nutzung mindestens ein Glas pro Gast und halte für verschüttete Getränke einige zusätzliche Gläser bereit.
Kühle die Getränke vor dem Öffnen der Location und plane dafür Kühlboxen ein, falls kein Kühlschrank verfügbar ist. Flaschenöffner, Karaffen und Thermoskannen werden häufig vergessen und sollten am Vortag an den Ausgabepunkt gelegt werden.
Richte Kaffee und Tee mit Kaffeemaschinen und Thermoskannen an einem eigenen Tisch ein. Teste Bluetooth-Lautsprecher, Lichterketten und Verlängerungskabel spätestens am Tag vorher und stelle Abfallbehälter sowie Reinigungsmaterial für den schnellen Einsatz bereit.

Häufige Fragen

Wie viele Getränke brauche ich für ein Willkommensgetränk?: Plane für die erste Stunde etwa zwei bis drei Getränke pro Person. Halte zusätzlich alkoholfreie Getränke bereit und passe die Auswahl an die gemeldeten Ernährungswünsche an.
Wie viele Gläser brauche ich pro Gast?: Rechne mit mindestens einem Trinkglas pro Gast und ergänze bei Wein separate Weingläser. Eine Reserve von etwa 10 Prozent verhindert Engpässe durch Bruch oder zusätzliche Getränke.
Wann soll ich Getränke und Snacks für das Willkommensgetränk bestellen?: Bestelle Getränke und Snacks spätestens sieben Tage vor dem Termin, sobald die Anmeldungen weitgehend feststehen. Kühlbare Getränke kannst du am Vortag kalt stellen.
Was wird bei einem Willkommensgetränk oft vergessen?: Häufig fehlen Flaschenöffner, Karaffen, Servierzangen, Thermoskannen und Verlängerungskabel. Lege diese Dinge spätestens am Vortag gemeinsam mit den Gläsern und dem Geschirr an den jeweiligen Ausgabepunkt.

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