Einen Fackelzug Schritt für Schritt organisieren
Bei einem Fackelzug entscheidet nicht die Fackel selbst über den Ablauf, sondern eine belastbare Route mit klaren Zuständigkeiten. Beginne deshalb mit dem Streckenentwurf und prüfe ihn anschließend vor Ort: Engstellen, Straßenquerungen und den Start- sowie Endpunkt. Danach folgen Genehmigung, Versicherung, Rettungsdienste und die Helferplanung. Erst wenn Teilnehmerzahl und Route feststehen, kaufst du Fackeln, Ersatzbeleuchtung und Sicherheitsmaterial in passenden Mengen ein.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Routenentwurf ausarbeiten
2 Personen
- 2
Route vor Ort kontrollieren
2 Personen
- 3
Genehmigung beantragen
- 4
Startort reservieren
- 5
Endlocation reservieren
- 6
Versicherung prüfen
- 7
Rettungsdienste informieren
- 8
Route endgültig festlegen
2 Personen
- 9
Teilnehmerzahl schätzen
- 10
Einladungen verschicken
2 Personen
- 11
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 12
Ernährungswünsche erfassen
- 13
Teilnehmerinformationen versenden
- 14
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
- 15
Streckenbegleiter einteilen
2 Personen
- 16
Verkehrsregler einteilen
2 Personen
- 17
Ersthelfer einteilen
- 18
Wettervorhersage prüfen
- 19
Alternativprogramm festlegen
2 Personen
- 20
Fackeln und Brennstoff prüfen
2 Personen
- 21
Materialien abholen
2 Personen
- 22
Einkaufen gehen
2 Personen
- 23
Fackeln sicher lagern
- 24
Routenschilder vorbereiten
2 Personen
- 25
Freiwilligenwesten bereitlegen
- 26
Teilnehmerliste ausdrucken
- 27
Kontaktliste ausdrucken
Event
- 28
Startgelände absperren
4 Personen
- 29
Zielgelände absperren
3 Personen
- 30
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
- 31
Partyzelte aufbauen
4 Personen
- 32
Anmeldetisch einrichten
2 Personen
- 33
Ausgabestelle einrichten
3 Personen
- 34
Wegweiser aufstellen
3 Personen
- 35
Pfeile entlang der Strecke anbringen
4 Personen
- 36
Beleuchtung entlang der Route anbringen
4 Personen
- 37
Fackeln austeilen
4 Personen
- 38
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 39
Heißgetränke vorbereiten
3 Personen
- 40
Snacks bereitstellen
3 Personen
- 41
Freiwillige einweisen
2 Personen
- 42
Sicherheitsanweisung geben
3 Personen
- 43
Teilnehmer registrieren
3 Personen
- 44
Fackeln sicher anzünden
4 Personen
- 45
Startsignal geben
2 Personen
- 46
Spitzengruppe begleiten
3 Personen
- 47
Die Mitte der Gruppe begleiten
4 Personen
- 48
Nachhut begleiten
3 Personen
- 49
Verkehr beim Überqueren begleiten
4 Personen
- 50
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 51
Snacks servieren
2 Personen
- 52
Fackeln löschen und einsammeln
4 Personen
- 53
Ankunft registrieren
2 Personen
- 54
Teilnehmende verabschieden
2 Personen
- 55
Route prüfen
3 Personen
Nachbereitung
- 56
Wegweiser einsammeln
3 Personen
- 57
Beleuchtung entfernen
3 Personen
- 58
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
- 59
Partyzelte abbauen
4 Personen
- 60
Abfall sammeln
4 Personen
- 61
Gelände reinigen
3 Personen
- 62
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 63
Materialien inventarisieren
2 Personen
- 64
Fackeln sicher verpacken
2 Personen
- 65
Materialien zurückgeben
2 Personen
- 66
Gefundene Gegenstände bearbeiten
- 67
Dankesnachricht an Teilnehmer senden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Beleuchtung
- FackelnAnz. 120
- ErsatzfackelnAnz. 20
- FackelhalterAnz. 120
- LaternenAnz. 12
- LED-TaschenlampenAnz. 12
- BatterienAnz. 24
- LichterkettenAnz. 4
Sicherheit
- FeuerlöscherAnz. 4
- LöschdeckenAnz. 4
- EimerAnz. 8
- WasserkanisterAnz. 4
- Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
- SicherheitswestenAnz. 20
- ArbeitshandschuheAnz. 12
- TaschenlampenAnz. 8
Wegweisung
- WegweiserAnz. 12
- WegweiserAnz. 24
- AbsperrgitterAnz. 12
- VerkehrskegelAnz. 20
- AbsperrbandAnz. 4
- KegelAnz. 20
- RoutenpläneAnz. 130
Mobiliar
- PartyzelteAnz. 2
- TischeAnz. 8
- StühleAnz. 20
- StehtischeAnz. 4
- TischdeckeAnz. 8
Ausstattung
- KühlboxenAnz. 4
- WasserkocherAnz. 3
- ThermoskannenAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
- PortofonsAnz. 8
- Megafon
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 150
- TassenAnz. 100
- TellerAnz. 120
- BestecksetsAnz. 120
- ServiertablettsAnz. 8
Küche
- AusgießkannenAnz. 6
- ServierlöffelAnz. 8
- SchneidebretterAnz. 3
- MesserAnz. 6
- ThermobecherAnz. 12
Dekoration
- Willkommensschild
- InfotafelnAnz. 3
- TischlaternenAnz. 8
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 8
- AbfallgreiferAnz. 4
- PutzeimerAnz. 3
- BodenabzieherAnz. 2
- BesensetsAnz. 3
- SpülbeckenAnz. 3
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Plane die Route zuerst auf dem Papier und gehe sie anschließend bei Dunkelheit ab. Markiere Straßenquerungen, enge Stellen und alle Punkte, an denen Streckenbegleiter oder Verkehrsregler gebraucht werden.
- Beantrage die Genehmigung nicht erst kurz vor dem Termin. Reiche die Route mit Start- und Endort ein und lege einen festen Zeitpunkt fest, bis wann Genehmigung, Versicherung und die Information der Rettungsdienste geklärt sein müssen.
- Teile Helfer mit einzelnen Aufgaben ein: Streckenbegleitung, Verkehrsregelung und Erste Hilfe dürfen nicht nebenbei von einer Person übernommen werden. Lege zusätzlich fest, wer die Gruppe vorne, in der Mitte und am Ende begleitet.
- Rechne bei der Beleuchtung mit Ausfällen und Verlusten. Halte Ersatzfackeln, Fackelhalter, LED-Taschenlampen und zusätzliche Batterien getrennt von der laufenden Ausgabe bereit; Feuerlöscher, Löschdecken, Eimer und Wasserkanister gehören an gut erreichbare Stellen.
- Schicke die Teilnehmerinformationen erst nach der endgültigen Routenfreigabe. Nenne darin Treffpunkt, Startzeit, Dauer, Kleidung, Verhalten mit offenem Feuer und den Termin, an dem du bei schlechtem Wetter über das Alternativprogramm entscheidest.
Häufige Fragen
- Wie viele Helfer braucht man für einen Fackelzug?
- Das hängt von Route und Teilnehmerzahl ab. Plane mindestens je eine zuständige Person für Anfang und Ende des Zuges, zusätzliche Streckenbegleiter an jeder Querung sowie separate Verantwortliche für Verkehr und Erste Hilfe ein.
- Wie früh muss man einen Fackelzug genehmigen lassen?
- Beginne mit dem Genehmigungsantrag, sobald der erste Routenentwurf steht. Die endgültige Route sollte erst nach der Vor-Ort-Kontrolle eingereicht werden, damit Änderungen nicht kurz vor dem Termin neue Abstimmungen auslösen.
- Wie viele Fackeln brauche ich für einen Fackelzug?
- Plane eine Fackel pro teilnehmender Person und zusätzliche Ersatzfackeln für Ausfälle ein. Lege außerdem Fackelhalter, Brennstoff und alternative Beleuchtung wie LED-Taschenlampen mit Batterien bereit.
- Was macht man bei Regen oder starkem Wind beim Fackelzug?
- Lege spätestens vor dem Versand der Teilnehmerinformationen ein Alternativprogramm fest. Prüfe die Wettervorhersage am Veranstaltungstag erneut und entscheide anhand der Sicherheitslage, ob der Zug stattfindet oder verschoben beziehungsweise ersetzt wird.
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