Cómo organizar una marcha con antorchas paso a paso

Una marcha con antorchas se organiza en este orden: primero se define y comprueba la ruta, después se tramitan los permisos y se reservan la salida y la llegada. Cuando el recorrido está cerrado, se calcula la participación, se asignan voluntarios y se informa a los asistentes. La seguridad requiere revisar el combustible, preparar extintores y agua, y establecer qué hacer si cambia el tiempo. El día del evento, las señales, los chalecos y las antorchas deben estar listos antes de recibir al grupo.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Desarrollar la propuesta de ruta
2 personas
2
Comprobar la ruta in situ
2 personas
3
Solicitar permiso
4
Reservar la ubicación de salida
5
Reservar la ubicación final
6
Comprobar el seguro
7
Informar a los servicios de emergencia
8
Fijar definitivamente la ruta
2 personas
9
Calcular el número de participantes
10
Enviar invitaciones
2 personas
11
Gestionar inscripciones
2 personas
12
Recoger preferencias dietéticas
13
Enviar información a los participantes
14
Reclutar voluntarios
2 personas
15
Asignar guías de ruta
2 personas
16
Asignar a los reguladores de tráfico
2 personas
17
Asignar a los voluntarios de primeros auxilios
18
Comprobar el pronóstico del tiempo
19
Definir un programa alternativo
2 personas
20
Comprobar las antorchas y el combustible
2 personas
21
Recoger los materiales
2 personas
22
Hacer la compra
2 personas
23
Guardar las antorchas de forma segura
24
Preparar señales de ruta
2 personas
25
Preparar los chalecos de los voluntarios
26
Imprimir la lista de participantes
27
Imprimir la lista de contactos

Evento

28
Delimitar el área de salida
4 personas
29
Delimitar la zona de llegada
3 personas
30
Colocar mesas y sillas
4 personas
31
Montar las carpas
4 personas
32
Montar la mesa de inscripciones
2 personas
33
Montar el punto de entrega
3 personas
34
Colocar señales de ruta
3 personas
35
Colocar flechas a lo largo de la ruta
4 personas
36
Colocar iluminación a lo largo de la ruta
4 personas
37
Repartir antorchas
4 personas
38
Enfriar las bebidas
2 personas
39
Preparar bebidas calientes
3 personas
40
Preparar los aperitivos
3 personas
41
Informar a los voluntarios
2 personas
42
Dar una instrucción de seguridad
3 personas
43
Registrar a los participantes
3 personas
44
Encender las antorchas de forma segura
4 personas
45
Dar la señal de inicio
2 personas
46
Guiar al grupo de cabeza
3 personas
47
Guiar por el centro del grupo
4 personas
48
Acompañar al grupo de retaguardia
3 personas
49
Ayudar a cruzar el tráfico
4 personas
50
Rellenar las bebidas
2 personas
51
Servir aperitivos
2 personas
52
Apagar y recoger las antorchas
4 personas
53
Registrar la llegada
2 personas
54
Despedir a los participantes
2 personas
55
Comprobar la ruta
3 personas

Seguimiento

56
Recoger las señales de ruta
3 personas
57
Retirar la iluminación
3 personas
58
Recoger mesas y sillas
4 personas
59
Desmontar las carpas
4 personas
60
Recoger la basura
4 personas
61
Limpiar el recinto
3 personas
62
Lavar la vajilla
3 personas
63
Inventariar materiales
2 personas
64
Empaquetar las antorchas de forma segura
2 personas
65
Devolver los materiales
2 personas
66
Gestionar los objetos perdidos
67
Enviar mensaje de agradecimiento a los participantes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Iluminación

Antorchascant. 120
Antorchas de reservacant. 20
Portafaconescant. 120
Farolescant. 12
Linternas LEDcant. 12
Bateríascant. 24
Guirnaldas de lucescant. 4

Seguridad

Extintorescant. 4
Mantas ignífugascant. 4
Cuboscant. 8
Bidones de aguacant. 4
Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Chalecos reflectantescant. 20
Guantes de trabajocant. 12
Linternascant. 8

Señalización de ruta

Señales de rutacant. 12
Carteles direccionalescant. 24
Vallas de separacióncant. 12
Conos de tráficocant. 20
Cinta de balizamientocant. 4
Conoscant. 20
Mapas de rutacant. 130

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 2
Mesascant. 8
Sillascant. 20
Mesas altascant. 4
Mantelcant. 8

Equipo

Neveras portátilescant. 4
Teterascant. 3
Termoscant. 8
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4
Walkie-talkiescant. 8
Megáfono

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 150
Tazascant. 100
Platoscant. 120
Cubiertoscant. 120
Bandejas de serviciocant. 8

Cocina

Jarras de servircant. 6
Cucharonescant. 8
Tablas de cortarcant. 3
Cuchilloscant. 6
Vasos térmicoscant. 12

Decoración

Cartel de bienvenida
Paneles informativoscant. 3
Farolillos de mesacant. 8

Limpieza

Papeleracant. 8
Pinzas para residuoscant. 4
Cubos de limpiezacant. 3
Limpiacristalescant. 2
Sets de escobacant. 3
Fregaderoscant. 3

Catering

Compras

Consejos

Comprueba la ruta caminándola antes de solicitar el permiso definitivo. Anota cruces, tramos oscuros, puntos estrechos y lugares donde harán falta reguladores de tráfico.
Cierra los permisos, el seguro y la comunicación con los servicios de emergencia antes de enviar la información final a los participantes. Si cambia la ruta después, tendrás que actualizar también mapas y señales.
Calcula el número de voluntarios a partir de los cruces y grupos de marcha, no solo del número total de asistentes. Asigna por separado guías de ruta, reguladores de tráfico y personal de primeros auxilios.
Revisa las antorchas y el combustible con antelación y guarda todo de forma segura hasta el montaje. Prepara también antorchas de reserva, guantes, extintores, mantas ignífugas, cubos y bidones de agua.
Consulta el pronóstico poco antes de la marcha y deja definido un programa alternativo. Comunica a los participantes la hora, la ruta, el punto de salida, la llegada y cualquier indicación de seguridad antes del día del evento.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que pedir permiso para una marcha con antorchas?: Solicítalo antes de fijar públicamente la ruta y enviar las invitaciones. Reserva varias semanas para reunir la documentación, comprobar el seguro y recibir la respuesta de las autoridades; el plazo exacto depende del municipio.
¿Cuántas antorchas de reserva necesito?: Prepara al menos un 10 % de antorchas de reserva sobre la cantidad prevista de participantes, redondeando hacia arriba. También conviene comprobar el combustible antes del montaje y mantener las reservas separadas y protegidas.
¿Cuándo hay que enviar la información a los participantes?: Envía las instrucciones cuando la ruta, la salida y la llegada estén confirmadas, idealmente entre 7 y 14 días antes. Incluye el horario, el recorrido, las normas de seguridad y el procedimiento ante cambios por el tiempo.
¿Qué hago si cambia el tiempo el día de la marcha?: Define el programa alternativo antes de revisar la previsión final. Comunica la decisión en cuanto esté tomada y no esperes al inicio si el viento, la lluvia o la visibilidad hacen inseguro usar antorchas.

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