Fackelzug organisieren: die vollständige Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Beantrage die Genehmigung frühzeitig und informiere Rettungsdienste, sobald die Route feststeht. Für eine abschließende Prüfung solltest du mindestens 2 bis 4 Wochen vor dem Fackelzug einplanen.
• Kontrolliere die Route vor Ort und achte besonders auf Engstellen, Kreuzungen und dunkle Abschnitte. Teile Streckenbegleiter, Verkehrsregler und Ersthelfer anschließend mit festen Abschnitten und Aufgaben ein.
• Schätze die Teilnehmerzahl vor dem Einkauf und prüfe Anmeldungen sowie Ernährungswünsche spätestens 7 Tage vorher. So kannst du Getränke, Sitzplätze und die Betreuung am Start- und Endort passend vorbereiten.
• Prüfe Fackeln und Brennstoff nicht erst beim Aufbau. Lege Ersatzfackeln, Fackelhalter, Feuerlöscher, Löschdecken, Eimer und Wasserkanister am Veranstaltungstag an einem bekannten, zugänglichen Punkt bereit.
• Sende Teilnehmerinformationen spätestens 3 Tage vorher mit Startort, Endlocation, Treffzeit, Route und Verhalten bei Feuer oder Wetteränderung. Bereite Routenschilder und Freiwilligenwesten am Vorabend vor, damit beim Aufbau nichts gesucht werden muss.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Fackelzug anmelden?

Beginne mindestens 4 Wochen vor dem Termin mit der Genehmigung und der Abstimmung der Route. Je nach Strecke und Verkehrsaufwand kann die Bearbeitung länger dauern, deshalb solltest du die endgültige Route nicht erst wenige Tage vorher festlegen.

Wie viele Helfer braucht ein Fackelzug?

Plane für jeden kritischen Streckenabschnitt mindestens eine eingewiesene Person ein und besetze zusätzlich Verkehrsregelung und Erste Hilfe. Bei Kreuzungen, Engstellen oder größeren Gruppen solltest du pro Punkt 2 Helfer vorsehen.

Wie viele Ersatzfackeln sollte man einplanen?

Lege mindestens 10 Prozent Ersatzfackeln zusätzlich zur erwarteten Teilnehmerzahl bereit, bei 100 Personen also 10 Stück. Prüfe außerdem Halter und Brennstoff vor Beginn und lagere alles sicher, trocken und außerhalb des Publikumsbereichs.

Was macht man bei schlechtem Wetter beim Fackelzug?

Lege spätestens 7 Tage vorher ein Alternativprogramm fest und prüfe die Wettervorhersage erneut 24 Stunden vor dem Start. Bei starkem Wind oder Gewitter sollte der Fackelzug verschoben oder ohne offene Flammen durchgeführt werden; informiere Teilnehmende und Helfer sofort über die Entscheidung.