Eine Weinbergpicknick Schritt für Schritt organisieren
Bei einer Weinbergpicknick entscheidet die Reihenfolge über einen entspannten Tag: Erst Termin, Gästeliste und Location sichern, danach Weinprobe und Catering abstimmen. Früh feststehen müssen außerdem Transport, Ernährungswünsche und ein belastbarer Regenplan. Kurz vor dem Termin geht es um die endgültige Gästezahl, gekühlte Getränke und die Aufteilung von Tischen und Picknickbereichen. Plane die Vorbereitung so, dass Speisen, Gläser und Mietmaterial nicht erst während des Empfangs eintreffen.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Gästeliste festlegen
2 Personen
- 2
Weinberg-Location reservieren
- 3
Weinverkostung reservieren
- 4
Cateringabsprachen festhalten
2 Personen
- 5
Einladungen verschicken
2 Personen
- 6
Anmeldungen bearbeiten
- 7
Ernährungswünsche erfassen
- 8
Transportinformationen versenden
- 9
Wettervorhersage prüfen
- 10
Regenplan bestätigen
2 Personen
- 11
Endgültige Gästezahl mitteilen
- 12
Weinauswahl zusammenstellen
2 Personen
- 13
Tischordnung ausarbeiten
- 14
Picknickbereiche einteilen
2 Personen
- 15
Drehbuch ausdrucken
- 16
Namensschilder erstellen
2 Personen
- 17
Weinkarten erstellen
- 18
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
- 19
Mietmaterial abholen
2 Personen
- 20
Einkaufen gehen
3 Personen
- 21
Brot und Aufstriche vorbereiten
3 Personen
- 22
Salate vorbereiten
3 Personen
- 23
Desserts portionieren
2 Personen
- 24
Getränke kühlen
2 Personen
- 25
Materialien beschriften
2 Personen
- 26
Transport beladen
3 Personen
Event
- 27
Location öffnen
2 Personen
- 28
Picknicktische aufstellen
4 Personen
- 29
Picknickdecken auslegen
3 Personen
- 30
Partyzelte aufbauen
4 Personen
- 31
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
- 32
Dekoration anbringen
3 Personen
- 33
Buffettische einrichten
3 Personen
- 34
Geschirr und Besteck bereitstellen
2 Personen
- 35
Weinverkostungsstation einrichten
3 Personen
- 36
Kühlboxen füllen
2 Personen
- 37
Snacks anrichten
3 Personen
- 38
Salate bereitstellen
2 Personen
- 39
Namensschilder auslegen
- 40
Empfangstisch betreuen
2 Personen
- 41
Gäste empfangen
3 Personen
- 42
Begrüßungsgetränk servieren
2 Personen
- 43
Weinverkostung betreuen
2 Personen
- 44
Snacks servieren
3 Personen
- 45
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 46
Buffet eröffnen
2 Personen
- 47
Buffet auffüllen
3 Personen
- 48
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
- 49
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 50
Dessert servieren
2 Personen
- 51
Abfall zwischendurch sammeln
2 Personen
- 52
Gäste verabschieden
3 Personen
- 53
Speisen und Getränke abdecken
2 Personen
Nachbereitung
- 54
Geschirr sammeln
3 Personen
- 55
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
- 56
Partyzelte abbauen
4 Personen
- 57
Beleuchtung entfernen
3 Personen
- 58
Dekoration entfernen
2 Personen
- 59
Veranstaltungsort sauber hinterlassen
4 Personen
- 60
Abfall zum Sammelpunkt bringen
2 Personen
- 61
Kühlboxen leeren und reinigen
2 Personen
- 62
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 63
Materialien inventarisieren
2 Personen
- 64
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
- 65
Übrig gebliebenes Essen kühlen
2 Personen
- 66
Verderbliche Lebensmittel entsorgen
2 Personen
- 67
Wäsche sammeln
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- PartyzelteAnz. 2
- PicknicktischeAnz. 6
- KlappstühleAnz. 55
- PicknickdeckenAnz. 12
- BuffetischeAnz. 3
- Empfangstisch
Geschirr
- Dinner-TellerAnz. 60
- DesserttellerAnz. 60
- WeingläserAnz. 120
- WassergläserAnz. 60
- KaffeetassenAnz. 60
- MesserAnz. 60
- GabelnAnz. 60
- LöffelAnz. 60
- ServierlöffelAnz. 10
- KorkenzieherAnz. 4
Ausstattung
- KühlboxenAnz. 6
- EisbehälterAnz. 4
- WasserkocherAnz. 2
- KaffeemaschinenAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 3
- Tragbare LautsprecherAnz. 2
Küche
- SchneidebretterAnz. 4
- KüchenmesserAnz. 4
- ServierschalenAnz. 12
- Servierplatten mit DeckelAnz. 8
- BrotkörbeAnz. 6
- ThermoskannenAnz. 4
- EislöffelAnz. 4
- AluminiumfolieAnz. 2
- FrischhaltefolieAnz. 2
Dekoration
- TischdeckenAnz. 9
- ServiettenhalterAnz. 9
- BlumenarrangementsAnz. 9
- NamensschilderAnz. 55
- WeinkartenAnz. 12
Beleuchtung
- LichterkettenAnz. 6
- LaternenAnz. 10
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 6
- MüllbeutelhalterAnz. 6
- SpülbeckenAnz. 3
- Wiederverwendbare ReinigungstücherAnz. 12
- Besen und KehrblechAnz. 2
- HandseifenspenderAnz. 4
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Reserviere Weinberg und Weinverkostung möglichst 8 bis 12 Wochen vorher. Kläre dabei direkt, wie lange der Aufenthalt dauert und ob Zelte, Strom oder eigene Getränke erlaubt sind.
- Verschicke die Einladungen spätestens 6 Wochen vor dem Termin und setze die Anmeldefrist auf 14 Tage vorher. So kannst du Ernährungswünsche und Transportinformationen rechtzeitig erfassen.
- Bestätige den Regenplan spätestens 7 Tage vorher. Partyzelte allein reichen nicht, wenn Wege, Sitzplätze und das Buffet bei nassem Wetter nicht nutzbar sind.
- Melde die endgültige Gästezahl 5 bis 7 Tage vor der Picknick an das Catering. Portioniere Desserts erst danach und teile Picknickdecken, Tische und Stühle anhand der bestätigten Zahl ein.
- Kühle Wein, Wasser und andere Getränke am Veranstaltungstag mindestens 3 Stunden vorher. Stelle Korkenzieher, Weingläser, Wassergläser und Eisbehälter am Empfang bereit, statt sie später aus Kartons zu suchen.
Häufige Fragen
- Wie früh muss man eine Weinbergpicknick planen?
- Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. Location, Weinverkostung und Catering sind die Punkte, die am ehesten ausgebucht sind; Einladungen sollten etwa 6 Wochen vor dem Termin verschickt werden.
- Wann sollte man die endgültige Gästezahl melden?
- Melde die Zahl 5 bis 7 Tage vor der Picknick an das Catering. Bis dahin sollten Zu- und Absagen sowie Ernährungswünsche abgeschlossen sein.
- Was braucht man bei einer Weinbergpicknick bei Regen?
- Bestätige den Regenplan spätestens 7 Tage vorher und prüfe, ob Partyzelte, Buffet und Sitzplätze tatsächlich geschützt sind. Plane zusätzlich, wie Gäste vom Transport zur überdachten Fläche gelangen.
- Wie viel Zeit braucht die Vorbereitung am Veranstaltungstag?
- Rechne mindestens 3 Stunden für Getränke kühlen, Mietmaterial, Tischaufbau und das Einrichten von Buffet und Empfang ein. Speisen wie Brot, Aufstriche und Salate sollten vorher vorbereitet und beschriftet sein.
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