Cómo organizar un picnic en una viña sin imprevistos
Un picnic en una viña combina una comida al aire libre, una cata de vinos y una logística que no conviene dejar para el último día. Empieza cerrando la fecha, la lista de invitados y la reserva de la sede; después coordina la cata, el catering y el transporte. La previsión meteorológica y el plan de lluvia deben estar resueltos antes de enviar la información final. En la última semana, confirma asistentes, prepara las bebidas y distribuye el material por zonas.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Fijar la fecha y la lista de invitados
2 personas
- 2
Reservar la sede en la viña
- 3
Reservar cata de vinos
- 4
Cerrar acuerdos de catering
2 personas
- 5
Enviar invitaciones
2 personas
- 6
Gestionar inscripciones
- 7
Recoger preferencias dietéticas
- 8
Enviar información de transporte
- 9
Comprobar el pronóstico del tiempo
- 10
Confirmar el plan de lluvia
2 personas
- 11
Comunicar el número definitivo de invitados
- 12
Seleccionar vinos
2 personas
- 13
Planificar la distribución de las mesas
- 14
Distribuir las zonas de picnic
2 personas
- 15
Imprimir el plan de trabajo
- 16
Hacer tarjetas con nombres
2 personas
- 17
Hacer cartas de vinos
- 18
Comprobar la lista de la compra
2 personas
- 19
Recoger el material de alquiler
2 personas
- 20
Hacer la compra
3 personas
- 21
Preparar el pan y los acompañamientos
3 personas
- 22
Preparar ensaladas
3 personas
- 23
Porcionar postres
2 personas
- 24
Enfriar bebidas
2 personas
- 25
Etiquetar los materiales
2 personas
- 26
Cargar el transporte
3 personas
Evento
- 27
Abrir la ubicación
2 personas
- 28
Colocar las mesas de pícnic
4 personas
- 29
Colocar mantas de picnic
3 personas
- 30
Montar las carpas
4 personas
- 31
Colgar la iluminación
3 personas
- 32
Colocar la decoración
3 personas
- 33
Montar mesas de buffet
3 personas
- 34
Preparar la vajilla y los cubiertos
2 personas
- 35
Montar el punto de cata de vinos
3 personas
- 36
Llenar las neveras portátiles
2 personas
- 37
Disponer los aperitivos
3 personas
- 38
Preparar las ensaladas
2 personas
- 39
Colocar los carteles de nombre
- 40
Atender la mesa de recepción
2 personas
- 41
Recibir a los invitados
3 personas
- 42
Servir la bebida de bienvenida
2 personas
- 43
Guiar la cata de vinos
2 personas
- 44
Servir aperitivos
3 personas
- 45
Rellenar las bebidas
2 personas
- 46
Abrir el buffet
2 personas
- 47
Reponer el bufé
3 personas
- 48
Servir comidas especiales
2 personas
- 49
Servir café y té
2 personas
- 50
Servir el postre
2 personas
- 51
Recoger la basura durante el evento
2 personas
- 52
Despedir a los invitados
3 personas
- 53
Cubrir la comida y las bebidas
2 personas
Seguimiento
- 54
Recoger la vajilla
3 personas
- 55
Desmontar mesas y sillas
4 personas
- 56
Desmontar las carpas
4 personas
- 57
Retirar la iluminación
3 personas
- 58
Retirar la decoración
2 personas
- 59
Dejar el lugar limpio
4 personas
- 60
Llevar los residuos al punto de recogida
2 personas
- 61
Vaciar y limpiar las neveras portátiles
2 personas
- 62
Lavar la vajilla
3 personas
- 63
Inventariar materiales
2 personas
- 64
Devolver el material alquilado
2 personas
- 65
Refrigerar la comida sobrante
2 personas
- 66
Retirar la comida perecedera
2 personas
- 67
Recoger la ropa
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 2
- Mesas de picniccant. 6
- Sillas plegablescant. 55
- Mantas de picniccant. 12
- Mesas de buffetcant. 3
- Mesa de recepción
Vajilla
- Platos de cenacant. 60
- Platos de postrecant. 60
- Copas de vinocant. 120
- Vasos para aguacant. 60
- Tazas de cafécant. 60
- Cuchilloscant. 60
- Tenedorescant. 60
- Cucharascant. 60
- Cucharonescant. 10
- Sacacorchoscant. 4
Equipo
- Neveras portátilescant. 6
- Contenedores para hielocant. 4
- Teterascant. 2
- Máquinas de cafécant. 2
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 3
- Altavoces portátilescant. 2
Cocina
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de chefcant. 4
- Bandejas de servircant. 12
- Bandejas de servir con tapacant. 8
- Cestas de pancant. 6
- Termoscant. 4
- Cucharillas para heladocant. 4
- Papel de aluminiocant. 2
- Film transparentecant. 2
Decoración
- Mantelescant. 9
- Porta-servilletascant. 9
- Arreglos floralescant. 9
- Tarjetas de nombrecant. 55
- Tarjetas de vinocant. 12
Iluminación
- Guirnaldas de lucescant. 6
- Farolescant. 10
Limpieza
- Papeleracant. 6
- Soportes para bolsas de basuracant. 6
- Fregaderoscant. 3
- Paños de limpieza reutilizablescant. 12
- Escoba y recogedorcant. 2
- Dispensadores de jabón de manoscant. 4
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la sede, la cata y el catering en ese orden antes de enviar las invitaciones. Así podrás comunicar desde el principio los horarios, el transporte y las opciones de comida disponibles.
- Pide las preferencias dietéticas durante la inscripción y comunica al catering el número definitivo de invitados con varios días de margen. No esperes a la víspera para separar menús o porciones especiales.
- Prepara un plan de lluvia concreto: carpas, una zona alternativa y la forma de avisar a los asistentes. Comprueba la previsión al menos 48 horas antes y vuelve a confirmarla la mañana anterior.
- Calcula la distribución por zonas antes de montar: mesas de picnic y mantas para comer, una mesa de buffet, una mesa de recepción y un área independiente para la cata. Imprime el plan de trabajo y las tarjetas con nombres para evitar decisiones sobre la marcha.
- Enfría las bebidas con antelación y etiqueta el material de alquiler por uso. Revisa especialmente copas de vino, sacacorchos, neveras, hielo, cables y cafeteras, elementos que suelen faltar cuando todo lo demás ya está preparado.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un picnic en una viña?
- Empieza entre 6 y 8 semanas antes para reservar la viña, la cata y el catering. Deja cerrados invitados, preferencias dietéticas y transporte al menos 10 días antes.
- ¿Cuándo hay que confirmar el número de invitados al catering?
- Confirma el número definitivo entre 5 y 7 días antes, según el plazo del proveedor. En ese momento incluye también las dietas especiales y las porciones de postre.
- ¿Qué hacer si llueve durante un picnic en una viña?
- Define el plan de lluvia antes de enviar las invitaciones: carpas, espacio cubierto o cambio de distribución. Revisa la previsión 48 horas antes y comunica cualquier cambio como mínimo el día anterior.
- ¿Cuánto vino y hielo necesito para una cata y un picnic?
- Como referencia, calcula de 2 a 3 copas por persona durante la primera hora y añade agua durante toda la comida. Prepara hielo suficiente para mantener las bebidas frías durante varias horas, usando neveras y contenedores separados para no bloquear el servicio.
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