Zo organiseer je een wijngaardpicknick

Begin met de datum, de gastenlijst en een wijngaard die zowel de picknick als de wijnproeverij kan ontvangen. Leg daarna catering, vervoer en een regenplan vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Verzamel dieetwensen en geef het definitieve aantal gasten op tijd door. In de laatste week draait alles om indeling, koeling en voorbereiding: van picknickzones en tafelschikking tot wijnkaarten, naamkaartjes en gelabelde materialen.

De volledige checklist van dit plan wordt bijgewerkt. De tips en antwoorden hieronder gelden nog steeds.

Tips

Reserveer de wijngaard en wijnproeverij voordat je uitnodigingen verstuurt. Controleer meteen hoeveel gasten de locatie aankan en of er een overdekte plek beschikbaar is bij regen.
Vraag dieetwensen uiterlijk bij de aanmelding uit en geef het definitieve aantal gasten aan de catering door zodra de inschrijvingen sluiten. Zo voorkom je last-minute aanpassingen aan brood, salades en desserts.
Maak voor vertrek een indeling met picknickzones, tafels en stoelen. Plan daarnaast minstens één aparte ontvangsttafel en één buffettafel, zodat gasten niet allemaal op dezelfde plek blijven staan.
Koel wijn, water en andere dranken niet pas op de locatie. Gebruik koelboxen en ijscontainers en controleer vooraf of je genoeg wijn glazen, waterglazen en kurkentrekkers hebt voor de hele groep.
Print het draaiboek en label huurmaterialen vóór je naar de wijngaard vertrekt. Neem ook verlengsnoeren en stekkerdozen mee als je waterkokers, koffiezetapparaten of speakers gebruikt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een wijngaardpicknick organiseren?: Leg de wijngaard, wijnproeverij en catering bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodigingen daarna, zodat gasten tijd hebben om zich aan te melden en vervoer te regelen.
Hoeveel wijn heb ik nodig voor een wijngaardpicknick?: Reken voor een proeverij op ongeveer 6 tot 8 proefglazen per persoon, afhankelijk van het programma. Voor wijn bij het eten kun je daarnaast ongeveer 2 tot 3 glazen per persoon rekenen; stem de definitieve hoeveelheid af op de afspraken met de wijngaard.
Wanneer geef ik het definitieve aantal gasten door aan de catering?: Geef het definitieve aantal meestal 5 tot 7 dagen vóór de picknick door, of volgens de termijn in je cateringafspraak. Verzamel dieetwensen tegelijk, zodat aangepaste porties niet op de dag zelf geregeld hoeven te worden.
Wat doe je bij regen tijdens een wijngaardpicknick?: Bevestig uiterlijk een week vooraf het regenplan met de wijngaard en controleer de weersverwachting opnieuw 48 uur voor aanvang. Leg vast waar de partytenten of binnenruimte komen en wie de gasten over de aangepaste indeling informeert.