Checkliste für eine gelungene Weihnachtsvorstellung

Bei einer Weihnachtsvorstellung müssen Programm, Gäste, Technik und Bewirtung am selben Tag funktionieren. Beginne mit Termin und Veranstaltungsort, bevor du Einladungen verschickst oder Plätze reservierst. Erfasse Anmeldungen, Ernährungswünsche und Transportbedarf frühzeitig, damit du Sitzordnung und Catering passend planen kannst. In den letzten Tagen zählen vor allem Techniktests, Sicherheitskontrollen, Namensschilder und ein klarer Einsatzplan für die Helfer.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Ort festlegen
2 Personen
Vorstellung reservieren
Einladungen erstellen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen erfassen
Ernährungswünsche erfassen
Transportbedarf erfassen
2 Personen
Reservierte Plätze verwalten
Programm finalisieren
2 Personen
Programme ausdrucken
2 Personen
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
Kontakt mit Künstlern bestätigen
Musikdateien sammeln
Präsentationstexte ausdrucken
Catering bestellen
Transport für Gäste organisieren
2 Personen
Freiwillige einteilen
2 Personen
Barrierefreiheit prüfen
2 Personen
Fluchtwege überprüfen
2 Personen
Erste-Hilfe-Material prüfen
Technik testen
2 Personen
Ersatzbatterien kaufen
Dekoration überprüfen
2 Personen
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Kühlprodukte einlagern
2 Personen
Tischordnung ausarbeiten
2 Personen
Geschenke bereitlegen
2 Personen
Präsentationstisch vorbereiten
2 Personen
Letzte Anmeldungen bearbeiten
Besucherliste ausdrucken

Event

Location öffnen
2 Personen
Saal kontrollieren
2 Personen
Stühle aufstellen
4 Personen
Tische aufstellen
3 Personen
Technik aufbauen
3 Personen
Licht und Strom kontrollieren
2 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Weihnachtsbaum schmücken
2 Personen
Eingangstresen einrichten
2 Personen
Garderobe einrichten
2 Personen
Kaffeebereich einrichten
3 Personen
Buffet-Tische eindecken
3 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Snacks vorbereiten
4 Personen
Diätmahlzeiten separat bereitstellen
2 Personen
Künstler empfangen
2 Personen
Künstlerraum einrichten
2 Personen
Soundcheck durchführen
3 Personen
Empfangsteam einweisen
2 Personen
Gäste empfangen
4 Personen
Jacken entgegennehmen
2 Personen
Kaffee und Tee ausschenken
3 Personen
Programme ausgeben
2 Personen
Gäste zu ihren Plätzen begleiten
3 Personen
Weihnachtsaufführung begleiten
4 Personen
Pausengetränke servieren
4 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Snacks auffüllen
2 Personen
Besucher in der Pause betreuen
3 Personen
Zweite Vorstellung begleiten
4 Personen
Abschiedsmoment begleiten
3 Personen
Geschenke verteilen
3 Personen
Gäste zum Ausgang begleiten
3 Personen
Jacken zurückgeben
2 Personen
Reste sicher lagern
2 Personen
Geräte ausschalten
2 Personen

Nachbereitung

Geschirr sammeln
3 Personen
Buffet aufräumen
3 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Tische abbauen
3 Personen
Stühle aufräumen
4 Personen
Technik abbauen
3 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Saal reinigen
4 Personen
Toiletten kontrollieren
Fundsachen sammeln
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
Materialien zurückbringen
2 Personen
Übrig gebliebenes Catering verwerten
2 Personen
Abfall entsorgen
2 Personen
Fundsachen zurückbringen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 90
TischeAnz. 12
BuffetischeAnz. 4
KleiderständerAnz. 2
KlappischeAnz. 2

Geschirr

KaffeetassenAnz. 100
GläserAnz. 100
TellerAnz. 100
DesserttellerAnz. 100
GabelnAnz. 100
MesserAnz. 100
LöffelAnz. 100
KaffeelöffelAnz. 100

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
WasserkocherAnz. 2
ServiertablettsAnz. 8
ScherenAnz. 4
SchneidebretterAnz. 4
Messer für die VorbereitungAnz. 4
SchälchenAnz. 20
ServierlöffelAnz. 8
KühlboxenAnz. 4

Ausstattung

FunkmikrofoneAnz. 3
MikrofonständerAnz. 3
LautsprecherAnz. 2
Mischpult
Laptop
AudiokabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 4
ErsatzbatterienAnz. 12

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 6
StehlampenAnz. 4

Dekoration

Künstlicher Weihnachtsbaum
WeihnachtskugelnAnz. 40
WeihnachtsgirlandenAnz. 8
WeihnachtskränzeAnz. 4
WeihnachtssterneAnz. 12
TischdeckenAnz. 12
ServiettenhalterAnz. 12
NamensschilderAnz. 90
ProgrammeAnz. 100
GeschenktütenAnz. 90
GeschenkbandAnz. 4
KlebebandAnz. 6
Doppelseitiges KlebebandAnz. 4
AbdeckbandAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Termin und Ort mindestens 8 Wochen vorher fest. Prüfe dabei Sitzplätze, barrierefreie Zugänge, Fluchtwege und die benötigte Technik, bevor du die Vorstellung reservierst.
Verschicke Einladungen etwa 6 Wochen vorher und setze eine Anmeldefrist von 2 bis 3 Wochen vor der Veranstaltung. Frage dabei gleichzeitig nach Ernährungswünschen, Transportbedarf und reservierten Plätzen.
Finalisiere das Programm spätestens 10 Tage vorher. Sammle Musikdateien, bestätige den Kontakt zu den Künstlern und drucke Präsentationstexte sowie Programme nicht erst am Veranstaltungstag aus.
Plane Catering und Getränke nach der bestätigten Gästezahl. Rechne bei einer Veranstaltung von etwa 2 bis 3 Stunden mit 2 bis 3 Getränken pro Person und stelle zusätzlich Kaffee, Wasser und Geschirr bereit.
Führe 1 bis 2 Tage vorher einen vollständigen Technik- und Sicherheitscheck durch. Teste Funkmikrofone, Lautsprecher, Mischpult, Laptop und Audiokabel; lege Ersatzbatterien sowie Verlängerungskabel griffbereit und teile die Helfer für Einlass, Catering und Transport ein.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Weihnachtsvorstellung organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 10 Wochen vorher mit Termin, Ort und Reservierung. Einladungen sollten etwa 6 Wochen vor der Vorstellung verschickt werden.
Wann muss man die Gäste für eine Weihnachtsvorstellung anmelden lassen?: Setze die Anmeldefrist 2 bis 3 Wochen vor dem Termin. So bleiben mindestens 10 bis 14 Tage für Sitzplätze, Namensschilder, Catering, Transport und Sonderwünsche.
Wann sollte die Technik für die Weihnachtsvorstellung getestet werden?: Teste die komplette Anlage spätestens 1 bis 2 Tage vorher und wiederhole den kurzen Funktionstest am Veranstaltungstag. Prüfe dabei Mikrofone, Lautsprecher, Mischpult, Laptop, Musikdateien und Ersatzbatterien.
Wie viele Helfer braucht man für eine Weihnachtsvorstellung?: Plane mindestens 1 Helfer für den Einlass, 1 für Technik und Programmablauf sowie 1 bis 2 Personen für Catering und Aufräumen ein. Bei mehr als 50 Gästen sollte zusätzlich eine Person Transport und Barrierefreiheit koordinieren.

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