Checklist para organizar un espectáculo de Navidad

Organizar un espectáculo de Navidad requiere coordinar la función, los invitados y la recepción sin dejar decisiones para el último día. Empieza por fijar la fecha y el lugar, reservar la actuación y enviar las invitaciones con tiempo para registrar asistentes, dietas y necesidades de transporte. Después, cierra el programa, confirma a los artistas y prepara la técnica, la señalización y el catering. Esta checklist reúne las tareas y materiales necesarios para avanzar en el orden adecuado.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar fecha y lugar
2 personas
Reservar la función
Redactar invitaciones
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Registrar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Recabar las necesidades de transporte
2 personas
Mantener plazas de reserva
Definir el programa final
2 personas
Imprimir programas
2 personas
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
Confirmar el contacto con los artistas
Reunir archivos de música
Imprimir textos de presentación
Pedir el catering
Organizar transporte para los invitados
2 personas
Asignar voluntarios
2 personas
Comprobar la accesibilidad
2 personas
Comprobar las rutas de evacuación
2 personas
Comprobar los suministros de primeros auxilios
Probar la técnica
2 personas
Comprar pilas de repuesto
Comprobar la decoración
2 personas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Guardar los productos refrigerados
2 personas
Planificar la distribución de las mesas
2 personas
Preparar los regalos
2 personas
Preparar la mesa de presentación
2 personas
Procesar las últimas inscripciones
Imprimir la lista de visitantes

Evento

Abrir la ubicación
2 personas
Comprobar la sala
2 personas
Colocar las sillas
4 personas
Montar mesas
3 personas
Montar la técnica
3 personas
Comprobar la iluminación y la electricidad
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Decorar el árbol de Navidad
2 personas
Montar el mostrador de entrada
2 personas
Montar el guardarropa
2 personas
Montar el punto de café
3 personas
Montar las mesas del bufé
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Separar comidas especiales
2 personas
Recibir a los artistas
2 personas
Montar la zona de artistas
2 personas
Realizar la prueba de sonido
3 personas
Instruir al equipo de recepción
2 personas
Recibir a los invitados
4 personas
Recibir abrigos
2 personas
Servir café y té
3 personas
Repartir programas
2 personas
Acompañar a los invitados a sus asientos
3 personas
Coordinar la representación navideña
4 personas
Servir bebidas del descanso
4 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer los aperitivos
2 personas
Guiar a los visitantes del descanso
3 personas
Coordinar la segunda función
4 personas
Guiar el momento de despedida
3 personas
Repartir regalos
3 personas
Acompañar a los invitados a la salida
3 personas
Devolver los abrigos
2 personas
Guardar los restos de forma segura
2 personas
Apagar el equipo
2 personas

Seguimiento

Recoger la vajilla
3 personas
Recoger el buffet
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Desmontar las mesas
3 personas
Recoger sillas
4 personas
Desmontar equipo técnico
3 personas
Retirar la decoración
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar la sala
4 personas
Comprobar los baños
Recoger objetos perdidos
Cerrar el recinto
2 personas
Devolver los materiales
2 personas
Gestionar el catering sobrante
2 personas
Retirar los residuos
2 personas
Devolver los objetos perdidos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 90
Mesascant. 12
Mesas de buffetcant. 4
Percheroscant. 2
Mesas plegablescant. 2

Vajilla

Tazas de cafécant. 100
Vasoscant. 100
Platoscant. 100
Platos de postrecant. 100
Tenedorescant. 100
Cuchilloscant. 100
Cucharascant. 100
Cucharillas de cafécant. 100

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Termoscant. 6
Teterascant. 2
Bandejas de serviciocant. 8
Tijerascant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de preparacióncant. 4
Cuencoscant. 20
Cucharonescant. 8
Neveras portátilescant. 4

Equipo

Micrófonos inalámbricoscant. 3
Soportes de micrófonocant. 3
Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Portátil
Cables de audiocant. 6
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 4
Baterías de repuestocant. 12

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 6
Lámparas de piecant. 4

Decoración

Árbol de Navidad artificial
Bolas de Navidadcant. 40
Guirnaldas de Navidadcant. 8
Coronas navideñascant. 4
Flores de Pascuacant. 12
Mantelescant. 12
Porta-servilletascant. 12
Tarjetas de nombrecant. 90
Programascant. 100
Bolsas de regalocant. 90
Cinta de embalajecant. 4
Cinta adhesivacant. 6
Cinta adhesiva de doble caracant. 4
Cinta de pintorcant. 4

Catering

Compras

Consejos

Envía las invitaciones con un plazo claro de respuesta y registra por separado las preferencias dietéticas y las necesidades de transporte. Mantén algunas plazas de reserva hasta confirmar el número final.
Cierra el programa antes de imprimirlo: incluye los textos de presentación, prepara las tarjetas de nombre y confirma el contacto con los artistas al menos unos días antes de la función.
Haz una prueba técnica completa antes de que lleguen los invitados. Comprueba micrófonos inalámbricos, altavoces, mesa de mezclas, portátil, cables y pilas de repuesto.
Organiza el catering según el número confirmado y deja preparado un flujo sencillo para café, té, bebidas, platos y cubiertos. Las mesas de buffet y las bandejas de servicio suelen olvidarse hasta el montaje.
Asigna voluntarios para recepción, transporte y apoyo durante la función. Antes de abrir las puertas, revisa la accesibilidad, las rutas de evacuación, los primeros auxilios, la decoración y la lista de la compra.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo hay que enviar las invitaciones para un espectáculo de Navidad?: Envíalas con al menos 3 o 4 semanas de antelación para poder registrar inscripciones, dietas y transporte. Cierra la lista definitiva aproximadamente 7 días antes del evento.
¿Cuándo hay que reservar la función de Navidad?: Reserva la función antes de enviar las invitaciones y, preferiblemente, con varias semanas de margen. El programa final debe cerrarse después de confirmar la disponibilidad de los artistas.
¿Cuándo se hace la prueba técnica del espectáculo?: Haz una prueba completa como mínimo el día anterior y revisa de nuevo el sonido durante el montaje. Comprueba micrófonos, altavoces, cables, portátil, mesa de mezclas y pilas de repuesto.
¿Qué hay que comprobar el día del espectáculo de Navidad?: Antes de recibir al público, comprueba la decoración, el catering, las rutas de evacuación, la accesibilidad y los suministros de primeros auxilios. Reserva al menos 60 minutos para esta revisión final y para colocar mesas, sillas y percheros.

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