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Checkliste für den Weihnachtsmarkt in der Markthalle

Ein Weihnachtsmarkt in der Markthalle braucht mehr Vorbereitung als dekorierte Tische und Glühwein. Du musst frühzeitig die Halle, Standbetreiber, Lieferungen und den Ablauf abstimmen. Kurz vor dem Termin entscheiden ein klarer Lageplan, getestete Kartenterminals und beschriftete Speisen darüber, ob der Aufbau ruhig läuft. Die Checkliste führt dich von der ersten Terminplanung bis zum Aufstellen der Marktstände und Tische.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Uhrzeiten festlegen

    2 Personen

  • Markthalle reservieren

    2 Personen

  • Marktaufteilung festlegen

    2 Personen

  • Standbetreiber ansprechen

    2 Personen

  • Standbetreiber bestätigen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

    2 Personen

  • Lieferungen reservieren

  • Cateringmengen festlegen

    2 Personen

  • Musikrechte prüfen

  • Route und Eingang abstimmen

    2 Personen

  • Lageplan ausarbeiten

    2 Personen

  • Standplätze zuweisen

    2 Personen

  • Freiwillige einteilen

    2 Personen

  • Kassenvorgang vorbereiten

    2 Personen

  • Bezahlterminals testen

    2 Personen

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Frische Produkte abholen

    2 Personen

  • Geschirr und Material prüfen

    2 Personen

  • Dekoration sortieren

    2 Personen

  • Etiketten für Allergene erstellen

    2 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Marktstände und Tische aufstellen

    4 Personen

  • Stühle und Stehtische aufstellen

    3 Personen

  • Tischdecken auflegen

    2 Personen

  • Beleuchtung anschließen

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Weihnachtsbaum schmücken

    2 Personen

  • Beschilderung anbringen

    2 Personen

  • Cateringbuffet einrichten

    3 Personen

  • Heißgetränke vorbereiten

    2 Personen

  • Snacks auslegen

    3 Personen

  • Allergenkarten auslegen

    2 Personen

  • Kasse und Bezahlpunkt einrichten

    2 Personen

  • Aussteller empfangen

    3 Personen

  • Aussteller beim Einrichten unterstützen

    4 Personen

  • Letzte Sicherheitskontrolle durchführen

    2 Personen

Event

  • Türen und Empfang öffnen

    3 Personen

  • Besucher begrüßen

    3 Personen

  • Programm ankündigen

  • Geschenktische betreuen

    4 Personen

  • Heiße Getränke servieren

    3 Personen

  • Kalte Getränke servieren

    2 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Snacks nachfüllen

    2 Personen

  • Geschirr einsammeln

    2 Personen

  • Tische zwischendurch reinigen

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Bestand prüfen

  • Lichtdekoration kontrollieren

  • Besucherströme lenken

    2 Personen

  • Letzte Runde bei den Ausstellern

    2 Personen

  • Schließung ankündigen

  • Besucher verabschieden

    3 Personen

Nachbereitung

  • Standbetreiber mit dem Abbau beginnen lassen

    4 Personen

  • Catering aufräumen

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Tische und Stühle abbauen

    4 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Beleuchtung ausschalten

    2 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Materialien zurückbringen

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebenes Essen lagern

    2 Personen

  • Endabrechnung für Standbetreiber erstellen

    2 Personen

  • Fundgegenstände registrieren

  • Restmüll entsorgen

    2 Personen

  • Locationschlüssel zurückbringen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • MarktständeAnz. 12
  • TischeAnz. 10
  • StühleAnz. 60
  • StehtischeAnz. 8
  • KleiderständerAnz. 3
  • KistenAnz. 20
  • TischdeckenAnz. 18

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 250
  • KaffeetassenAnz. 120
  • GlühweintassenAnz. 150
  • TellerAnz. 180
  • DesserttellerAnz. 120
  • BestecksetsAnz. 180
  • ServierschalenAnz. 18
  • ServierzangenAnz. 12

Küche

  • SchneidebretterAnz. 4
  • KüchenmesserAnz. 4
  • MessbecherAnz. 3
  • AufbewahrungsboxenAnz. 12
  • ThermoskannenAnz. 8
  • WarmhaltebehälterAnz. 4
  • WasserkocherAnz. 3
  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 4
  • EiswürfelbehälterAnz. 4

Ausstattung

  • KartenterminalsAnz. 2
  • GeldkassettenAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • Lautsprecher
  • Mikrofon
  • HandkarrenAnz. 2

Dekoration

  • Weihnachtsbaum
  • WeihnachtskugelnAnz. 60
  • WeihnachtsgirlandenAnz. 12
  • WeihnachtskränzeAnz. 4
  • DekosterneAnz. 20
  • KunstschneeAnz. 6
  • TischdekorationenAnz. 12
  • NamensschilderAnz. 30

Beleuchtung

  • LED-LichterkettenAnz. 12
  • StumpenkerzenAnz. 40
  • StimmungsleuchtenAnz. 8
  • BatterienAnz. 40

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 10
  • MüllbeutelhalterAnz. 6
  • PutzeimerAnz. 3
  • WischmopsAnz. 4
  • Handfeger und KehrblechAnz. 3
  • ReinigungshandschuheAnz. 8

Catering

  • Einkäufe

Sonstiges

  • NamensaufkleberAnz. 100
  • StifteAnz. 20
  • KlebebandAnz. 8
  • SchereAnz. 6
  • KabelbinderAnz. 200
  • KabelbinderAnz. 100
  • PräsentationstafelnAnz. 8
  • SpeisekartenAnz. 20
  • AllergenkartenAnz. 20
  • WegweiserAnz. 12
  • TischschildhalterAnz. 24
  • KassenbonrollenAnz. 12
  • Bargeld-Wechselgeld

Tipps

  • Reserviere die Markthalle zuerst und kläre dabei Einlass, Route, Aufbauzeiten und Stromanschlüsse. Ohne diese Angaben lassen sich Standplätze und Lieferfenster nicht zuverlässig planen.
  • Bestätige Standbetreiber spätestens 2 bis 3 Wochen vor dem Markt und erfasse Anmeldungen, Ernährungswünsche sowie Allergene in einer gemeinsamen Liste.
  • Plane Getränke nicht nur nach der Gesamtzahl der Gäste: Stelle Glühweintassen, Kaffeetassen und wiederverwendbare Becher getrennt bereit und kühle Getränke mindestens 4 Stunden vorher.
  • Teste Kartenterminals, Geldkassetten und Verlängerungskabel am Vortag. Lege außerdem fest, wer die Kasse bedient und wer bei technischen Problemen einspringt.
  • Sortiere Dekoration, Geschirr, Küchenmaterial und Beschriftungen in Kisten nach Stand. So bleibt beim Aufbau Zeit, statt Messer, Servierzangen oder Warmhaltebehälter einzeln zu suchen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Weihnachtsmarkt in der Markthalle organisieren?
Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Hallenreservierung und Marktaufteilung. Standbetreiber, Lieferungen und Catering sollten spätestens 2 bis 3 Wochen vor dem Termin bestätigt sein.
Wie viele Helfer braucht ein Weihnachtsmarkt in der Markthalle?
Plane mindestens 1 verantwortliche Person für die Gesamtkoordination, 2 bis 3 Helfer für Aufbau und Abbau sowie je 1 Person pro Kassen- oder Getränkestation ein. Für mehrere Stände brauchst du zusätzliche Standbetreuer.
Wann sollte man die Getränke für den Weihnachtsmarkt kalt stellen?
Kühle nichtalkoholische Getränke mindestens 4 Stunden vor dem Einlass. Glühwein und andere warme Getränke bereitest du so vor, dass Warmhaltebehälter und Thermoskannen direkt zum Start gefüllt werden können.
Was muss am Tag vor dem Weihnachtsmarkt getestet werden?
Teste am Vortag alle Kartenterminals, Lautsprecher, Wasserkocher, Kaffeemaschinen und Verlängerungskabel. Kontrolliere außerdem Geschirr, Allergenetiketten, Kassenmaterial und die Vollständigkeit jeder Standkiste.

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