Weihnachtsmarkt im Freizeitpark organisieren: die Checkliste

Ein Weihnachtsmarkt im Freizeitpark braucht mehr als Stände und Lichterketten. Du koordinierst Reservierungen, Anmeldungen, Liefertermine, Helfer und Kassendienste so, dass am Veranstaltungstag jeder Bereich besetzt ist. Plane außerdem Strom, Abfallentsorgung und Besucherführung frühzeitig ein. Diese Checkliste bündelt 77 Aufgaben und 55 benötigte Dinge – von der ersten Ankündigung bis zur Abholung frischer Produkte.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Veranstaltung ankündigen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen öffnen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Lieferanten bestätigen
Marktstände reservieren
Parkbereich reservieren
Stromanschlüsse reservieren
Abfallentsorgung reservieren
Lageplan ausarbeiten
2 Personen
Standaufteilung festlegen
2 Personen
Verkaufspreise festlegen
2 Personen
Speisekarte erstellen
2 Personen
Liefertermine bestätigen
Freiwillige einteilen
2 Personen
Kassendienste einteilen
Parkinformationen veröffentlichen
Wegweiser entwerfen
Preisschilder machen
2 Personen
Menütafeln erstellen
2 Personen
Weihnachtsdekoration prüfen
2 Personen
Bestandsliste prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Frische Produkte abholen
2 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Snacks vorbereiten
4 Personen
Warme Gerichte vorbereiten
4 Personen
Kassenzettel bereitlegen
2 Personen
Kassenwechselgeld bereitlegen
2 Personen
Stände aufbauen
6 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Beleuchtung aufhängen
4 Personen
Dekoration aufhängen
4 Personen
Wegweiser aufstellen
2 Personen
Weihnachtsbaum schmücken
3 Personen
Geschirr bereitstellen
3 Personen
Cateringstände einrichten
6 Personen
Produkte präsentieren
4 Personen
Allergenkarten auslegen
2 Personen
Strom und Beleuchtung testen
2 Personen
Kassenpunkte testen
2 Personen
Gelände inspizieren
3 Personen
Standaussteller briefen
2 Personen
Freiwillige einweisen
2 Personen

Event

Eingang öffnen
4 Personen
Besucher begrüßen
4 Personen
Weihnachtsmusik abspielen
Geschenkartikel verkaufen
6 Personen
Heiße Getränke servieren
4 Personen
Snacks servieren
4 Personen
Warme Speisen servieren
5 Personen
Getränke nachfüllen
3 Personen
Snacks nachfüllen
3 Personen
Weihnachtsbeleuchtung prüfen
Mülleimer leeren
3 Personen
Tische zwischendurch reinigen
2 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Kassenbestand sicher aufbewahren
2 Personen
Letzte Bestellungen aufnehmen
4 Personen
Verkauf abschließen
4 Personen
Besucher zum Ausgang begleiten
4 Personen

Nachbereitung

Stände leerräumen
6 Personen
Lebensmittel gekühlt lagern
3 Personen
Abfall sammeln
5 Personen
Möbel abbauen
6 Personen
Beleuchtung abbauen
4 Personen
Dekoration entfernen
4 Personen
Gelände reinigen
5 Personen
Geschirr reinigen
3 Personen
Kassamaterial aufräumen
2 Personen
Bestände zählen
2 Personen
Kühlprodukte kontrollieren
2 Personen
Rücklaufmaterial sammeln
3 Personen
Mietmaterial zurückgeben
3 Personen
Verderbliche Reste entsorgen
2 Personen
Veranstaltungsort übergeben
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

MarktständeAnz. 12
PartyzelteAnz. 4
TischeAnz. 18
KlappstühleAnz. 48
StehtischeAnz. 8
DeckenAnz. 18
KleiderständerAnz. 4

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 150
Wiederverwendbare GläserAnz. 150
TellerAnz. 180
BestecksetsAnz. 180
ServiertablettsAnz. 18
SuppenkellenAnz. 8
ServierlöffelAnz. 12

Dekoration

KunstweihnachtsbäumeAnz. 6
WeihnachtskugelnAnz. 120
WeihnachtsgirlandenAnz. 24
WeihnachtskränzeAnz. 12
WeihnachtsfigurenAnz. 10
TischkerzenhalterAnz. 24
WeihnachtstischläuferAnz. 18
PreisschilderAnz. 80
MenükartenAnz. 8
WegweiserAnz. 12

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 20
LED-KerzenAnz. 48
BatterienAnz. 80

Ausstattung

WarmhaltebehälterAnz. 8
KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
KühlschränkeAnz. 3
KühlboxenAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 8
KassenladeAnz. 4
KartenlesegeräteAnz. 4

Küche

SchneidebretterAnz. 8
KochmesserAnz. 6
StielkasserolleAnz. 4
SuppenkesselAnz. 4
RührschüsselnAnz. 8
MessbecherAnz. 4
KüchenzangenAnz. 8
AluminiumfolieAnz. 6
FrischhaltedosenAnz. 20
ThermoskannenAnz. 8
FlaschenöffnerAnz. 6

Reinigung

ReinigungswagenAnz. 3
EimerAnz. 8
WitzeAnz. 6
BesenAnz. 6
Handfeger und KehrblechAnz. 6
AbfallbehälterAnz. 20
AbfallgreiferAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Reserviere Parkbereich, Marktstände, Stromanschlüsse und Abfallentsorgung möglichst mehrere Wochen vor dem Termin. Ohne bestätigte Anschlüsse lassen sich Kaffeemaschinen, Wasserkocher und Beleuchtung nicht zuverlässig einplanen.
Schließe die Anmeldungen nicht erst am Veranstaltungstag ab. Erfasse Ernährungswünsche spätestens 7 Tage vorher, damit Speisekarte, Mengen und Lieferungen angepasst werden können.
Plane für jede Verkaufsstelle mindestens zwei Personen pro Schicht ein: eine Person für Ausgabe und eine für Kasse. Lege Kassendienste und Ablösungen vorab schriftlich fest.
Erstelle den Lageplan, die Standaufteilung und die Wegweiser vor dem Aufbau. Besucher sollten Parkbereich, Marktstände und wichtige Wege schon vom Eingang aus erkennen.
Prüfe Dekoration, Geschirr und Beleuchtung mindestens 2 Tage vorher anhand einer Bestandsliste. Denke dabei besonders an Batterien, wiederverwendbare Becher, Warmhaltebehälter und Preisschilder.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Weihnachtsmarkt im Freizeitpark organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Parkbereich, Marktständen, Strom und Abfallentsorgung. Die Anmeldung und Lieferplanung sollten spätestens 3 bis 4 Wochen vor dem Termin laufen.
Wie viele Helfer braucht ein Weihnachtsmarkt im Freizeitpark?: Plane pro Verkaufsstelle mindestens zwei Helfer je Schicht ein, zusätzlich eine Person für die Koordination und eine Reserve für Pausen. Bei mehreren Ständen legst du die Schichten so an, dass Kasse und Ausgabe nie unbesetzt sind.
Wann müssen Speisekarte und Verkaufspreise feststehen?: Lege Verkaufspreise und Speisekarte spätestens 14 Tage vor dem Markt fest. So bleiben noch rund 7 Tage für Preisschilder, Menükarten, Liefermengen und die Erfassung von Ernährungswünschen.
Was muss man am Tag vor dem Weihnachtsmarkt prüfen?: Kontrolliere am Vortag Standaufteilung, Stromanschlüsse, Beleuchtung, Geschirr, Dekoration und Wegweiser. Frische Produkte sollten erst zum bestätigten Liefertermin oder am Veranstaltungstag abgeholt werden, damit sie nicht unnötig lange lagern.

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