Weihnachtsmarkt organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Weihnachtsmarkt braucht mehr Vorlauf als nur Dekoration und Verkaufsstände. Lege zuerst Datum, Gelände und Marktaufteilung fest, bevor du Verkäufer, Genehmigungen und Strom organisierst. In den letzten Wochen folgen Anmeldungen, Helferplan, Parkinformationen sowie Preis- und Standbeschilderung. Kurz vor dem Start prüfst du Beleuchtung, Kühlung, haltbare Waren und die komplette Ausstattung vor Ort.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Uhrzeiten festlegen
2 Personen
Ort und Gelände festlegen
2 Personen
Marktaufteilung zeichnen
2 Personen
Stände und Verkäufer ansprechen
2 Personen
Anmeldeformular öffnen
Einladungen verschicken
2 Personen
Veranstaltung online veröffentlichen
Genehmigungen prüfen
Stromversorgung reservieren
Abholung von Abfall anmelden
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Verkäuferaufstellung bestätigen
2 Personen
Freiwilligenplan erstellen
2 Personen
Routen- und Parkinformationen teilen
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Geschirrbestand prüfen
2 Personen
Beleuchtung testen
2 Personen
Weihnachtsdekoration prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Haltbare Produkte sortieren
2 Personen
Kühlprodukte kühlen
2 Personen
Weihnachtsmusik auswählen
Preisschilder vorbereiten
2 Personen
Wegweiser erstellen
2 Personen
Weihnachtsgeschichten bereitlegen
Standnummern bereitlegen
Bargeld vorbereiten
2 Personen
Wettervorhersage prüfen
Gelände freimachen
4 Personen
Stände und Zelte aufbauen
6 Personen
Tische aufstellen
4 Personen
Stühle aufstellen
3 Personen
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
Stromkabel sicher verlegen
3 Personen
Dekoration aufhängen
4 Personen
Standtische dekorieren
4 Personen
Standnummern anbringen
2 Personen
Snacks vorbereiten
4 Personen
Heißgetränke vorbereiten
3 Personen
Kühlboxen füllen
2 Personen
Geschirr und Besteck bereitstellen
3 Personen
Abfallstationen einrichten
2 Personen
Infotisch einrichten
2 Personen
Kasse und Wechselgeld vorbereiten
2 Personen
Beschallungsanlage testen
2 Personen
Sicherheitskontrolle durchführen
2 Personen

Event

Verkäufer empfangen
3 Personen
Besucher begrüßen
3 Personen
Infotisch betreuen
2 Personen
Heiße Getränke servieren
3 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Tische sauber halten
2 Personen
Weihnachtsgeschichte vorlesen
Kinderaktivität betreuen
2 Personen
Musik organisieren
Verkäufer unterstützen
2 Personen
Besucher verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

Verkäufer ausladen lassen
3 Personen
Geschirr sammeln
3 Personen
Abfall sammeln
4 Personen
Reste gekühlt aufbewahren
2 Personen
Tische und Stühle abbauen
5 Personen
Beleuchtung entfernen
3 Personen
Dekoration entfernen
4 Personen
Stände und Zelte abbauen
6 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Location reinigen
4 Personen
Materialien trocknen und verstauen
3 Personen
Abfall zum Sammelpunkt bringen
2 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 8
MarktständeAnz. 12
KlappischeAnz. 18
BiertischeAnz. 6
KlappstühleAnz. 80
TischdeckenAnz. 24
KleiderständerAnz. 6
HockerAnz. 12
KlapptafelnAnz. 12
Informationsstand

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 16
LED-LampenAnz. 20
VerlängerungskabelAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 8
KabelmattenAnz. 10

Dekoration

WeihnachtsbäumeAnz. 4
WeihnachtskugelnAnz. 120
WeihnachtsgirlandenAnz. 20
WeihnachtskränzeAnz. 8
WeihnachtssterneAnz. 12
Krippe
WindlichterAnz. 20
TischdekorationAnz. 24
StandnummernAnz. 12
PreisschilderAnz. 100
Bastelpapier
Buntstifte
Weihnachtsausmalbilder

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
WarmhaltebehälterAnz. 4
KühlboxenAnz. 6
Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
Mikrofon
GeldkassettenAnz. 3
KartenterminalsAnz. 2
KabeltrommelnAnz. 4
FeuerlöscherAnz. 4
TaschenlampenAnz. 6
FunkgeräteAnz. 6

Geschirr

TassenAnz. 150
GläserAnz. 150
TellerAnz. 150
BestecksetsAnz. 150
ServierschalenAnz. 20
ServiertablettsAnz. 8

Küche

SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
ScherenAnz. 4
SuppenkellenAnz. 4
ZangenAnz. 8
MessbecherAnz. 4
ThermoskannenAnz. 8
AufbewahrungsboxenAnz. 12
AluminiumfolieAnz. 4
FrischhaltefolieAnz. 4
ThermoboxenAnz. 6
OfenhandschuheAnz. 6
SchürzenAnz. 10

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 10
HandfegerAnz. 4
MüllgreiferAnz. 2
EimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
BesensetsAnz. 3
Reinigungswagen
HandtücherAnz. 20

Catering

Einkäufe

Tipps

Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Gelände und Genehmigungen. Für Stromanschlüsse, Abfallabholung und Partyzelte solltest du früh verbindlich reservieren.
Bestätige die Verkäuferaufstellung spätestens 10 bis 14 Tage vor dem Markt. Erfasse dabei auch Ernährungswünsche und teile Standnummern, Aufbauzeiten sowie Routen- und Parkinformationen mit.
Plane die Stromversorgung nach Geräten und Standpositionen, nicht erst am Veranstaltungstag. Teste Lichterketten, LED-Lampen, Verlängerungskabel und Kabelmatten mindestens 2 Tage vorher.
Sortiere haltbare Produkte am Vortag und kühle Kühlprodukte rechtzeitig. Prüfe außerdem Kaffeemaschinen, Wasserkocher, Warmhaltebehälter, Kühlboxen und Geldkassetten auf Vollständigkeit.
Bereite Preisschilder und Wegweiser spätestens am Vorabend vor. Beim Aufbau helfen klare Standnummern, getestete Beleuchtung und ein sichtbarer Plan der Marktaufteilung, damit Verkäufer nicht suchen müssen.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Weihnachtsmarkt organisieren?: Starte idealerweise 8 bis 12 Wochen vor dem Termin. Genehmigungen, Strom, Abfallabholung, Verkäufer und Zelte können mehrere Wochen Vorlauf benötigen.
Was braucht man für einen kleinen Weihnachtsmarkt?: Plane mindestens Marktstände, Tische, Stühle, Beleuchtung, Verlängerungskabel, Kabelmatten und Dekoration ein. Für Getränke und warme Speisen kommen Kaffeemaschinen, Wasserkocher, Warmhaltebehälter und Kühlboxen hinzu.
Wann sollte man die Verkäufer für den Weihnachtsmarkt ansprechen?: Sprich Verkäufer 6 bis 8 Wochen vorher an und schließe die Aufstellung spätestens 10 bis 14 Tage vor dem Markt ab. So bleiben Zeit für Anmeldungen, Standnummern und Änderungen bei der Stromplanung.
Wann muss die Weihnachtsmarkt-Beleuchtung getestet werden?: Teste die komplette Beleuchtung mindestens 2 Tage vorher auf dem vorgesehenen Gelände. Prüfe dabei auch Verlängerungskabel und Kabelmatten, damit fehlende Anschlüsse noch rechtzeitig ersetzt werden können.

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