Checklist para organizar un Mercado de Navidad sin imprevistos

Organizar un Mercado de Navidad requiere coordinar puestos, vendedores, permisos y servicios antes de pensar en la decoración. Empieza por fijar la fecha, el horario y el lugar; después define la distribución y abre las inscripciones. En las semanas previas tendrás que confirmar necesidades eléctricas, residuos, alimentación y voluntariado. Esta checklist te ayuda a seguir el orden correcto y a detectar lo que suele quedarse para el último momento, como las etiquetas de precios, la iluminación y las rutas de acceso.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y las horas
2 personas
Determinar el lugar y el terreno
2 personas
Dibujar la distribución del mercado
2 personas
Acercarse a los puestos y vendedores
2 personas
Abrir el formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar el evento en línea
Comprobar permisos
Hacer la reserva de suministro eléctrico
Hacer una reserva para la recogida de residuos
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Confirmar la distribución de vendedores
2 personas
Crear el horario de voluntarios
2 personas
Compartir la ruta y la información de aparcamiento
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Comprobar el stock de vajilla
2 personas
Probar la iluminación
2 personas
Comprobar la decoración navideña
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Clasificar productos no perecederos
2 personas
Enfriar los productos refrigerados
2 personas
Seleccionar música de Navidad
Preparar etiquetas de precios
2 personas
Crear señales de ruta
2 personas
Preparar los cuentos de Navidad
Dejar preparados los números de puesto
Preparar efectivo
2 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Despejar el recinto
4 personas
Montar puestos y carpas
6 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
3 personas
Colgar la iluminación
3 personas
Tender los cables de alimentación de forma segura
3 personas
Colgar la decoración
4 personas
Decoración de las mesas del puesto
4 personas
Colocar los números de puesto
2 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Preparar bebidas calientes
3 personas
Llenar las neveras portátiles
2 personas
Preparar la vajilla y los cubiertos
3 personas
Organizar puntos de basura
2 personas
Montar la mesa de información
2 personas
Preparar la caja y el cambio
2 personas
Probar el sistema de sonido
2 personas
Realizar el control de seguridad
2 personas

Evento

Recibir a los vendedores
3 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
Atender la mesa de información
2 personas
Servir bebidas calientes
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Mantener las mesas limpias
2 personas
Leer un cuento de Navidad
Acompañar la actividad infantil
2 personas
Proporcionar la música
Apoyar a los vendedores
2 personas
Despedir a los visitantes
3 personas

Seguimiento

Hacer que los vendedores descarguen
3 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Recoger la basura
4 personas
Guardar los sobrantes en frío
2 personas
Desmontar mesas y sillas
5 personas
Retirar la iluminación
3 personas
Retirar la decoración
4 personas
Desmontar los puestos y las carpas
6 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Secar y guardar los materiales
3 personas
Llevar la basura al punto de recogida
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 8
Puestos de mercadocant. 12
Mesas plegablescant. 18
Mesas de cervezacant. 6
Sillas plegablescant. 80
Mantelescant. 24
Percheroscant. 6
Taburetescant. 12
Portapapelescant. 12
Punto de información

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 16
Lámparas LEDcant. 20
Cables alargadorescant. 12
Regletascant. 8
Alfombrillas para cablescant. 10

Decoración

Árboles de Navidadcant. 4
Bolas de Navidadcant. 120
Guirnaldas de Navidadcant. 20
Coronas navideñascant. 8
Flores de Pascuacant. 12
Belén
Farolescant. 20
Decoración de mesacant. 24
Números de puestocant. 12
Etiquetas de preciocant. 100
Papel para manualidades
Lápices de colores
Dibujos para colorear de Navidad

Equipo

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Mantener calientecant. 4
Neveras portátilescant. 6
Altavoces Bluetoothcant. 2
Micrófono
Cajas de caudalescant. 3
Cajeros automáticoscant. 2
Enrollacablescant. 4
Extintorescant. 4
Linternascant. 6
Walkie-talkiescant. 6

Vajilla

Tazascant. 150
Vasoscant. 150
Platoscant. 150
Cubiertoscant. 150
Bandejas de servircant. 20
Bandejas de serviciocant. 8

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 4
Tijerascant. 4
Cucharones para sopacant. 4
Pinzascant. 8
Jarras medidorascant. 4
Termoscant. 8
Cajas de almacenamientocant. 12
Papel de aluminiocant. 4
Film transparentecant. 4
Cajas térmicascant. 6
Guantes de hornocant. 6
Delantalescant. 10

Limpieza

Papeleracant. 10
Escobas de manocant. 4
Recogedores de basuracant. 2
Cuboscant. 4
Fregonascant. 4
Sets de escobacant. 3
Carro de limpieza
Toallascant. 20

Catering

Compras

Consejos

Cierra la distribución de los puestos al menos 7 días antes. Así puedes numerar cada espacio, preparar las señales de ruta y comunicar a cada vendedor dónde debe instalarse.
Reserva la electricidad y la recogida de residuos con varias semanas de margen, especialmente si habrá carpas, máquinas de café, iluminación y equipos de sonido. Comprueba también cuántos enchufes y regletas necesita cada zona.
Recoge las preferencias dietéticas durante la inscripción y confirma las cantidades de comida y bebida 3 o 4 días antes. Los productos refrigerados deben enfriarse con tiempo, mientras que los no perecederos pueden clasificarse antes de la compra final.
Prueba guirnaldas, lámparas LED, cables alargadores y alfombrillas para cables como mínimo la víspera. Una prueba de 30 minutos permite localizar conexiones defectuosas y evitar cables sueltos durante la apertura.
Publica la ruta, el aparcamiento y el horario de voluntarios al menos 48 horas antes. El día del mercado, deja una persona responsable de vendedores y otra de incidencias para no interrumpir el montaje.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un Mercado de Navidad?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes para reservar el lugar, comprobar permisos, contactar con vendedores y planificar electricidad y residuos. Deja la confirmación de puestos, compras y turnos para la última semana.
¿Cuándo hay que confirmar los puestos del Mercado de Navidad?: Confirma la distribución definitiva al menos 7 días antes del evento. Ese plazo permite preparar números de puesto, etiquetas, señales y la información de llegada para cada vendedor.
¿Cuándo se debe hacer la compra para un Mercado de Navidad?: Compra los productos no perecederos entre 3 y 5 días antes y los refrigerados entre 24 y 48 horas antes, según su conservación. Revisa el stock de vajilla y equipos antes de cerrar la lista de compra.
¿Qué hay que preparar el día antes de un Mercado de Navidad?: El día anterior conviene probar la iluminación y el sonido, revisar la decoración navideña, clasificar los productos y dejar lista la señalización. Reserva al menos 2 horas para esta revisión y corrige cualquier problema antes del montaje.

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