Weihnachtsmarkt auf dem Platz organisieren: die Checkliste

Ein Weihnachtsmarkt auf dem Platz braucht früh eine klare Aufteilung und verlässliche Standbetreiber. Bestätige zuerst Datum, Platz und Genehmigungen, bevor du Einladungen und Werbung verschickst. Danach folgen Anmeldungen, Strom, Versicherung, Catering und die Einteilung der Freiwilligen. Kurz vor dem Markt zählen Wetterkontrolle, haltbare Vorräte, getestete Beleuchtung und ein abgesperrter Aufbau. Die Checkliste bündelt 69 Aufgaben und 51 benötigte Dinge in einer sinnvollen Reihenfolge.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Platz bestätigen
Genehmigung prüfen
Marktaufteilung ausarbeiten
2 Personen
Standbetreiber kontaktieren
2 Personen
Standbetreiber bestätigen
Einladungen verschicken
2 Personen
Werbung online stellen
Poster aufhängen
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Stromanschlüsse kontrollieren
2 Personen
Versicherung prüfen
Catering reservieren
Müllabholung vereinbaren
Beleuchtung testen
2 Personen
Werkzeug einsammeln
Weihnachtsdekoration prüfen
2 Personen
Freiwillige einteilen
Kontaktliste verteilen
Wettervorhersage prüfen
Einkaufen gehen
3 Personen
Haltbare Vorräte bereitstellen
2 Personen
Kühlboxen füllen
2 Personen
Standbetreiber informieren
Platz absperren
4 Personen
Materialien ausladen
4 Personen
Partyzelte aufbauen
6 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Standaufteilung markieren
2 Personen
Beleuchtung aufhängen
4 Personen
Strom anschließen
2 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Infotafel aufstellen
2 Personen
Standbetreiber empfangen
2 Personen
Stände einrichten
6 Personen
Snacks vorbereiten
4 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
Geschirr bereitstellen
2 Personen
Bargeld bereitlegen
2 Personen
Ton prüfen
2 Personen
Sicherheitsroute freimachen
3 Personen
Freiwillige einweisen
2 Personen

Event

Eingang öffnen
2 Personen
Besucher begrüßen
2 Personen
Informationen bereitstellen
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
Heiße Schokolade servieren
2 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Tische sauber halten
2 Personen
Aufsicht bei der Beleuchtung
Standbetreiber unterstützen
2 Personen
Letzte Runde ankündigen
Besucher verabschieden
3 Personen
Verkauf abschließen
2 Personen

Nachbereitung

Stände abbauen
6 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Beleuchtung ausschalten
2 Personen
Materialien einladen
4 Personen
Abfall sammeln
4 Personen
Platz reinigen
4 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Kühlboxen leeren
2 Personen
Vorräte sortieren
2 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Abfall zum Sammelpunkt bringen
2 Personen
Platz übergabefertig machen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 6
MarktständeAnz. 12
KlappischeAnz. 18
KlappstühleAnz. 40
StehtischeAnz. 6
TischdeckenAnz. 18
KleiderständerAnz. 6
AufbewahrungsboxenAnz. 12

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 150
Wiederverwendbare GläserAnz. 150
Mehrweg-TellerAnz. 150
Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 80
BestecksetsAnz. 150
ServierlöffelAnz. 12
ThermoskannenAnz. 8

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
WarmhaltebehälterAnz. 4
KühlboxenAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
LautsprecherAnz. 2
Mikrofon
KassenboxenAnz. 4
AbsperrgitterAnz. 20
AbsperrbandAnz. 4
VerkehrskegelAnz. 12

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 12
LED-LampenAnz. 20
BatterielaternenAnz. 8

Dekoration

WeihnachtsbäumeAnz. 4
WeihnachtskugelnAnz. 80
WeihnachtsgirlandenAnz. 20
WeihnachtskränzeAnz. 6
KunstschneeAnz. 6
InfotafelnAnz. 4
WegweiserAnz. 12

Küche

SchneidebretterAnz. 6
KüchenmesserAnz. 6
RührschüsselnAnz. 6
ServiertablettsAnz. 12
MessbecherAnz. 4
EislöffelAnz. 4

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
AbfallcontainerAnz. 4
BesensetsAnz. 4
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
HandseifenspenderAnz. 4
PapierhandtuchspenderAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Kläre Genehmigung und Versicherung mindestens 6 bis 8 Wochen vor dem Termin. Ohne diese Zusagen solltest du weder Standbetreiber endgültig bestätigen noch Poster drucken lassen.
Plane die Marktaufteilung, bevor du die Stände bestätigst. Zeichne Wege, Stromanschlüsse, Catering, Müllbereich und den Platz für Partyzelte so ein, dass Besucher und Helfer sicher vorbeikommen.
Erfasse Ernährungswünsche spätestens bei der Anmeldung und gib sie gesammelt an das Catering weiter. Prüfe außerdem, ob Thermoskannen, Warmhaltebehälter und Kühlboxen für die geplanten Mengen ausreichen.
Teste Beleuchtung, Lautsprecher, Mikrofon und Verlängerungskabel am Vortag gemeinsam. Gerade bei Lichterketten und LED-Lampen werden fehlende Anschlüsse oder leere Batterien oft erst beim Aufbau bemerkt.
Teile Freiwillige mit festen Uhrzeiten und Aufgaben ein und verteile die Kontaktliste spätestens 24 Stunden vorher. Am Markttag brauchst du außerdem einen klaren Ansprechpartner für Standbetreiber, Wetteränderungen und Müllabholung.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich einen Weihnachtsmarkt auf dem Platz planen?: Beginne mindestens 8 Wochen vorher mit Datum, Platz, Genehmigung und Versicherung. Standbetreiber, Catering und Freiwillige solltest du 4 bis 6 Wochen vor dem Markt fest einplanen.
Wann sollte ich die Standbetreiber für den Weihnachtsmarkt kontaktieren?: Kontaktiere sie etwa 6 Wochen vor dem Termin und setze eine Anmeldefrist von ungefähr 3 Wochen. Danach kannst du die Marktaufteilung, Stromanschlüsse und Kontaktliste verbindlich erstellen.
Was muss ich am Tag vor dem Weihnachtsmarkt prüfen?: Kontrolliere Wettervorhersage, Beleuchtung, Strom, Lautsprecher, Mikrofon und die eingegangenen Vorräte. Fülle die Kühlboxen, stelle haltbare Vorräte bereit und informiere die Standbetreiber spätestens am Vorabend über Aufbauzeiten und Zufahrt.
Wie viele Helfer brauche ich für einen Weihnachtsmarkt?: Plane mindestens 1 verantwortliche Person für jeweils 5 bis 8 Stände ein, zusätzlich zu Helfern für Aufbau, Abbau und Müll. Bei vielen Besuchern sollte während der gesamten Öffnungszeit eine Person für Strom und Notfälle erreichbar sein.

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