Checklist para organizar un Mercado de Navidad en una plaza

Organizar un Mercado de Navidad en una plaza exige coordinar permisos, puestos, electricidad, comida y montaje en el orden correcto. Empieza por confirmar la fecha, comprobar el permiso y dibujar la distribución antes de invitar a los expositores. Después tendrás que cerrar inscripciones, necesidades dietéticas, catering, residuos y seguro. Esta checklist reúne 69 tareas y 51 materiales para que no llegues al día del mercado sin iluminación, conexiones eléctricas o un responsable claro para cada zona.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar la fecha y la plaza
Comprobar el permiso
Desarrollar la distribución del mercado
2 personas
Contactar a los puestos
2 personas
Fijar los portatarimas
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar la promoción en línea
Colgar pósters
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Comprobar los puntos de electricidad
2 personas
Comprobar el seguro
Reservar el catering
Coordinar la recogida de residuos
Probar la iluminación
2 personas
Reunir herramientas
Comprobar la decoración navideña
2 personas
Asignar voluntarios
Repartir la lista de contactos
Comprobar el pronóstico del tiempo
Hacer la compra
3 personas
Preparar provisiones no perecederas
2 personas
Llenar las neveras portátiles
2 personas
Informar a los expositores
Delimitar la plaza
4 personas
Descargar el material
4 personas
Montar las carpas
6 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Marcar la distribución de los puestos
2 personas
Colgar la iluminación
4 personas
Conectar la corriente
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colocar panel informativo
2 personas
Recibir a los titulares de los puestos
2 personas
Montar los puestos
6 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Preparar la vajilla
2 personas
Preparar el efectivo
2 personas
Comprobar el sonido
2 personas
Despejar la ruta de seguridad
3 personas
Instruir a los voluntarios
2 personas

Evento

Abrir la entrada
2 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
2 personas
Proporcionar información
Servir café y té
3 personas
Servir chocolate caliente
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Mantener las mesas limpias
2 personas
Supervisar la iluminación
Apoyar a los titulares de los puestos
2 personas
Anunciar la última ronda
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas
Cerrar ventas
2 personas

Seguimiento

Desmontar los puestos
6 personas
Retirar la decoración
3 personas
Apagar la iluminación
2 personas
Cargar los materiales
4 personas
Recoger la basura
4 personas
Limpiar la plaza
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Vaciar neveras portátiles
2 personas
Clasificar el inventario
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Llevar la basura al punto de recogida
2 personas
Dejar la plaza lista para la entrega
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 6
Puestos de mercadocant. 12
Mesas plegablescant. 18
Sillas plegablescant. 40
Mesas altascant. 6
Mantelescant. 18
Percheroscant. 6
Cajas de almacenajecant. 12

Vajilla

Tazas reutilizablescant. 150
Vasos reutilizablescant. 150
Platos reutilizablescant. 150
Cuencos reutilizablescant. 80
Cubiertoscant. 150
Cucharonescant. 12
Termoscant. 8

Equipo

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Mantener calientecant. 4
Neveras portátilescant. 6
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Altavocescant. 2
Micrófono
Cajas de la cajacant. 4
Vallas de control de multitudescant. 20
Cinta de balizamientocant. 4
Conos de tráficocant. 12

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 12
Lámparas LEDcant. 20
Linternas a pilascant. 8

Decoración

Árboles de Navidadcant. 4
Bolas de Navidadcant. 80
Guirnaldas de Navidadcant. 20
Coronas navideñascant. 6
Nieve artificialcant. 6
Carteles informativoscant. 4
Carteles direccionalescant. 12

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chefcant. 6
Cuencos para mezclarcant. 6
Bandejas de serviciocant. 12
Jarras medidorascant. 4
Cucharillas para heladocant. 4

Limpieza

Papeleracant. 12
Contenedores de basuracant. 4
Sets de escobacant. 4
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Dispensadores de jabón de manoscant. 4
Portarrollos de toallascant. 4

Catering

Compras

Consejos

Dibuja la distribución de la plaza antes de fijar los puestos: reserva espacio para carpas, mesas, circulación, colas y cables, y delimita la zona antes de montar.
Comprueba la electricidad con varios días de margen. Cuenta las máquinas de café, teteras, iluminación, altavoces y otros equipos para saber cuántos alargadores y regletas necesitas.
Cierra las inscripciones y recoge las preferencias dietéticas antes de reservar el catering. Así puedes calcular las raciones y separar con claridad las opciones especiales.
Asigna voluntarios a funciones concretas y reparte una lista de contactos antes de abrir. Una persona debe poder localizar rápidamente a los expositores, al responsable del espacio y a quien coordina los residuos.
Haz una prueba de iluminación cuando ya esté oscuro, no solo durante el montaje diurno. Comprueba guirnaldas, lámparas LED y linternas a pilas, y guarda las pilas de repuesto en un lugar accesible.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un Mercado de Navidad?: Empieza al menos 8 semanas antes para confirmar la fecha, la plaza, el permiso y los expositores. Deja la última semana para revisar electricidad, seguro, pronóstico, compras, decoración y contactos.
¿Cuándo hay que confirmar los puestos del Mercado de Navidad?: Intenta cerrar las inscripciones entre 4 y 6 semanas antes del evento. Así puedes distribuir los puestos, informar a cada expositor y ajustar mesas, sillas, carpas y necesidades eléctricas.
¿Cuánta bebida debo calcular para un Mercado de Navidad?: Para la primera hora, calcula entre 2 y 3 bebidas por persona; después, aproximadamente 1 por persona y hora. Añade margen para quienes repiten y mantén las bebidas frías en neveras portátiles o calientes en termos.
¿Cuándo debo comprobar la electricidad y la iluminación?: Haz la primera comprobación al menos 7 días antes y una prueba completa durante el montaje. Revisa cada punto de electricidad, alargador y regleta, y prueba la iluminación cuando la plaza esté oscura.

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