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Weihnachtsmarkt bei Molen organisieren: die Checkliste

Ein Weihnachtsmarkt bei Molen braucht früh eine klare Aufteilung: Datum, Öffnungszeiten, Genehmigungen und Standplan bilden die Grundlage. Danach folgen Verkäufer, Anmeldungen, Strom, Toiletten, Wasser und Bezahlmöglichkeiten. Kurz vor dem Markt zählen Wetterkontrolle, gekühlte Getränke, vorbereitete Suppenbasis und funktionierende Kassen. Diese Checkliste bündelt 72 Aufgaben und 56 benötigte Dinge in einer sinnvollen Reihenfolge, damit am Veranstaltungstag nichts zwischen Marktständen und Dekoration liegen bleibt.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Öffnungszeiten festlegen

    2 Personen

  • Genehmigungen und Bedingungen prüfen

    2 Personen

  • Marktaufteilung erstellen

    2 Personen

  • Stände und Materialien reservieren

  • Teilnehmende Verkäufer kontaktieren

    2 Personen

  • Verkäufer und Aktivitäten erfassen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Veranstaltung online veröffentlichen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Endbestätigung senden

  • Stromanschlüsse kontrollieren

    2 Personen

  • Toiletten und Wasserversorgung kontrollieren

    2 Personen

  • Verkaufspreise festlegen

    2 Personen

  • Zahlungsmöglichkeiten organisieren

    2 Personen

  • Freiwillige einteilen

    2 Personen

  • Drehbuch und Telefonnummern teilen

  • Wettervorhersage prüfen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Vorräte und Materialien prüfen

    2 Personen

  • Suppenbasis vorbereiten

    2 Personen

  • Backwaren und Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Getränke sortieren und kühlen

    2 Personen

  • Weihnachtsdekoration prüfen

    2 Personen

  • Kassen vorbereiten

    2 Personen

  • Gelände freimachen

    4 Personen

  • Stände und Zelte aufbauen

    6 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Stromkabel sicher verlegen

    3 Personen

  • Beleuchtung aufhängen

    3 Personen

  • Weihnachtsbaum und Dekoration aufstellen

    3 Personen

  • Standtische dekorieren

    4 Personen

  • Beschilderung anbringen

    2 Personen

  • Buffet und Getränkestation einrichten

    3 Personen

  • Suppe und Heißgetränke aufwärmen

    3 Personen

  • Snacks und Gebäck anrichten

    2 Personen

  • Geschirr und Besteck bereitstellen

    2 Personen

  • Kassen- und Infopunkt einrichten

    2 Personen

  • Sicherheitskontrolle durchführen

    2 Personen

Event

  • Verkäufer empfangen

    3 Personen

  • Besucher begrüßen

    2 Personen

  • Infostand besetzen

    2 Personen

  • Weihnachtsmusik abspielen

  • Heiße Getränke servieren

    3 Personen

  • Suppe und Brot servieren

    3 Personen

  • Gebäck und Häppchen servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Buffet und Tische sauber halten

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

    2 Personen

  • Beleuchtung kontrollieren

  • Bargeld sicher einzahlen

    2 Personen

  • Besucher zum Ausgang begleiten

    2 Personen

  • Verkäufer ausladen lassen

    3 Personen

Nachbereitung

  • Vorräte sicher verstauen

    3 Personen

  • Geschirr sammeln

    3 Personen

  • Stände und Zelte abbauen

    6 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Beleuchtung und Kabel entfernen

    3 Personen

  • Dekoration sicher verstauen

    3 Personen

  • Abfall trennen und entsorgen

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Küche reinigen

    2 Personen

  • Gelände und Mühlenumgebung reinigen

    4 Personen

  • Toiletten reinigen

    2 Personen

  • Materialien zählen und prüfen

    2 Personen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebenes Essen verwerten

    2 Personen

  • Kasse und Zahlungen abschließen

    2 Personen

  • Fundgegenstände registrieren

  • Dankesnachricht an die Verkäufer senden

  • Besucherinformationen fertigstellen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • MarktständeAnz. 8
  • PartyzelteAnz. 3
  • TischeAnz. 12
  • StühleAnz. 48
  • BiertischeAnz. 4
  • KleiderständerAnz. 2
  • KassentischeAnz. 2

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 120
  • GläserAnz. 120
  • SuppenschalenAnz. 100
  • TellerAnz. 100
  • GabelnAnz. 120
  • MesserAnz. 120
  • LöffelAnz. 120
  • ServierlöffelAnz. 8
  • ServiertablettsAnz. 8
  • SchälchenAnz. 12
  • BrotkörbeAnz. 6

Dekoration

  • Künstlicher Weihnachtsbaum
  • WeihnachtskugelnAnz. 60
  • WeihnachtsgirlandenAnz. 10
  • WeihnachtskränzeAnz. 4
  • TischdeckenAnz. 14
  • NamensschilderAnz. 30
  • WeihnachtsfigurenAnz. 8
  • KreidetafelnAnz. 8
  • WegweiserAnz. 12

Beleuchtung

  • LED-LichterkettenAnz. 12
  • LED-LaternenAnz. 10
  • ArbeitslampenAnz. 4
  • ErsatzbatterienAnz. 24

Ausstattung

  • HeißwasserkesselAnz. 3
  • ThermoskannenAnz. 8
  • KühlboxenAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • KabelmattenAnz. 12
  • Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
  • GeldkassettenAnz. 2
  • KartenlesegeräteAnz. 2

Küche

  • KochplattenAnz. 3
  • SuppenkesselAnz. 3
  • StielkasserollenAnz. 4
  • SchneidebretterAnz. 6
  • Koch- und BrotmesserAnz. 6
  • KüchenzangenAnz. 6
  • MessbecherAnz. 4
  • KüchenthermometerAnz. 2
  • OfenhandschuheAnz. 4

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 8
  • WischsetsAnz. 2
  • BesenAnz. 3
  • Handfeger und KehrblechAnz. 3
  • EimerAnz. 4
  • Wiederverwendbare TücherAnz. 24

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Datum und Öffnungszeiten zuerst fest und prüfe Genehmigungen sowie Auflagen, bevor du Stände oder Partyzelte reservierst. Plane dafür mindestens 8 bis 12 Wochen Vorlauf ein.
  • Erstelle den Standplan mit Stromanschlüssen, Toiletten und Wasserversorgung, bevor du Verkäufern endgültig zusagst. So vermeidest du nachträgliche Platzwechsel und fehlende Anschlüsse.
  • Fordere Anmeldungen, Ernährungswünsche und Kontaktdaten gesammelt an und verschicke die Endbestätigung spätestens 7 Tage vor dem Markt. Teile dabei auch Telefonnummern und den Ablaufplan.
  • Plane die Ausgabe getrennt vom Verkauf: Suppenschalen, Teller, Besteck, Servierlöffel und wiederverwendbare Becher müssen am Stand direkt erreichbar sein. Rechne Geschirr nicht nur nach Sitzplätzen, sondern nach mehreren Umläufen während der Öffnungszeit.
  • Prüfe am Vortag Wettervorhersage, Vorräte, Beleuchtung und Kassen. Getränke sollten dann bereits sortiert und gekühlt sein; LED-Lichterketten, Laternen und Arbeitslampen testest du vor dem Aufbau.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Weihnachtsmarkt bei Molen organisieren?
Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Öffnungszeiten, Genehmigungen und Standplanung. Verkäufer und Materialien sollten spätestens 6 Wochen vor dem Markt angefragt oder reserviert sein.
Was muss ich für einen Weihnachtsmarkt bei Molen an Verkäufer abfragen?
Erfasse mindestens Kontaktdaten, Standbedarf, Strombedarf, Verkaufsangebot und Ernährungswünsche. Schicke die Endbestätigung mit Standplatz, Öffnungszeiten und wichtigen Telefonnummern spätestens 7 Tage vorher.
Wie viele Helfer braucht ein Weihnachtsmarkt?
Plane mindestens eine verantwortliche Person für den Ablauf, eine Person für Kassenfragen und je einen Helfer für Aufbau, Verpflegung und Abbau ein. Bei mehreren Verkaufsständen sollte zusätzlich pro Stand eine feste Ansprechperson eingeteilt werden.
Was sollte am Tag vor dem Weihnachtsmarkt fertig sein?
Am Vortag sollten Vorräte geprüft, Getränke gekühlt, Kassen vorbereitet und Lichter getestet sein. Auch Suppenbasis, Backwaren, Snacks und die benötigte Dekoration sollten dann bereitstehen.

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