Weihnachtscamp organisieren: So bleibt der Ablauf übersichtlich
Ein Weihnachtscamp steht und fällt mit einer klaren Reihenfolge: Erst Datum, Programm und Ort festlegen, dann Betreuung und Anmeldungen organisieren. Früh gesammelte Ernährungswünsche, Notfallkontakte und Einverständniserklärungen verhindern kurzfristige Rückfragen. Plane danach Gruppen, Aktivitäten, Basteln und Schnitzeljagd so, dass Material und Räume rechtzeitig bereitstehen. Am Veranstaltungstag helfen ein ausgedruckter Ablaufplan und eine gründliche Raumkontrolle, damit Betreuung, Verpflegung und Technik nicht gleichzeitig improvisiert werden müssen.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
- 2
Location reservieren
- 3
Versicherung und Genehmigung prüfen
- 4
Betreuer und Ansprechpartner festlegen
2 Personen
- 5
Einladungen verschicken
2 Personen
- 6
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 7
Ernährungswünsche erfassen
- 8
Notfallkontakte sammeln
- 9
Einverständniserklärungen prüfen
2 Personen
- 10
Endgültige Teilnehmerliste erstellen
- 11
Gruppen und Begleitpersonen einteilen
2 Personen
- 12
Programm abstimmen
3 Personen
- 13
Aktivitäten vorbereiten
4 Personen
- 14
Weihnachtsbasteln vorbereiten
3 Personen
- 15
Schnitzeljagd ausstecken
3 Personen
- 16
Musik und Film prüfen
2 Personen
- 17
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
- 18
Einkaufen gehen
3 Personen
- 19
Einkäufe sortieren
3 Personen
- 20
Kühlprodukte kühlen
2 Personen
- 21
Materialien zusammenstellen
3 Personen
- 22
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
- 23
Ablaufplan ausdrucken
Event
- 24
Location öffnen
2 Personen
- 25
Räume kontrollieren
2 Personen
- 26
Tische und Stühle aufstellen
5 Personen
- 27
Weihnachtsdekoration aufhängen
4 Personen
- 28
Licht und Musik anschließen
2 Personen
- 29
Basteltische bereitstellen
3 Personen
- 30
Buffet und Getränkestation einrichten
4 Personen
- 31
Snacks vorbereiten
4 Personen
- 32
Warme Mahlzeit vorbereiten
4 Personen
- 33
Anmeldetisch einrichten
2 Personen
- 34
Betreuer einweisen
2 Personen
- 35
Teilnehmende empfangen
4 Personen
- 36
Anwesenheit erfassen
2 Personen
- 37
Programm und Regeln erklären
3 Personen
- 38
Kennenlernspiel anleiten
5 Personen
- 39
Weihnachtsbastelaktivität begleiten
6 Personen
- 40
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 41
Basteltische aufräumen
3 Personen
- 42
Schnitzeljagd begleiten
8 Personen
- 43
Buffet vorbereiten
4 Personen
- 44
Abendessen servieren
5 Personen
- 45
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
- 46
Tische abräumen
5 Personen
- 47
Geschirr abwaschen
4 Personen
- 48
Weihnachtsquiz moderieren
3 Personen
- 49
Filmraum vorbereiten
3 Personen
- 50
Filmabend betreuen
4 Personen
- 51
Heiße Getränke servieren
3 Personen
- 52
Teilnehmer auschecken
3 Personen
- 53
Eltern und Kontaktpersonen informieren
2 Personen
Nachbereitung
- 54
Dekoration entfernen
4 Personen
- 55
Möbel wieder aufstellen
5 Personen
- 56
Materialien sortieren
3 Personen
- 57
Übrig gebliebenes Essen lagern
2 Personen
- 58
Abfall sammeln
3 Personen
- 59
Küche reinigen
4 Personen
- 60
Sanitäranlagen reinigen
2 Personen
- 61
Räume reinigen
4 Personen
- 62
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
- 63
Fundsachen zurückgeben
- 64
Teilnehmerfotos teilen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 8
- StühleAnz. 50
- BuffetischeAnz. 3
- HockerAnz. 6
Geschirr
- Mehrweg-TellerAnz. 50
- Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 50
- Wiederverwendbare BecherAnz. 60
- TassenAnz. 50
- BestecksetsAnz. 60
- ServierlöffelAnz. 6
- KuchengabelnAnz. 2
Küche
- SchneidebretterAnz. 4
- KochmesserAnz. 4
- RührschüsselnAnz. 6
- ServierschalenAnz. 8
- WarmhaltebehälterAnz. 4
- WasserkocherAnz. 3
- KaffeemaschinenAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 4
- KühlboxenAnz. 4
- KüchenwaagenAnz. 2
Ausstattung
- Laptop
- Beamer
- Projektionsleinwand
- LautsprecherAnz. 2
- Mikrofon
- VerlängerungskabelAnz. 5
- VerlängerungskabelAnz. 5
- LadekabelAnz. 6
Beleuchtung
- LED-LichterkettenAnz. 6
- LED-LampenAnz. 8
- BatterielaternenAnz. 6
Dekoration
- Weihnachtsbaum
- WeihnachtskugelnAnz. 40
- WeihnachtsgirlandenAnz. 8
- WeihnachtssterneAnz. 12
- TischläuferAnz. 8
- TannenzweigeAnz. 10
- WeihnachtskränzeAnz. 3
- NamensschilderAnz. 50
- WeihnachtsfigurenszeneAnz. 6
Basteln
- SchürzenAnz. 25
- KinderscherenAnz. 25
- BastelmattenAnz. 10
- BastelboxenAnz. 10
- HeißklebepistolenAnz. 4
- TafelmarkerAnz. 12
Spielmaterial
- KegelAnz. 40
- WürfelAnz. 12
- MusikquizkartenAnz. 50
- Schnitzeljagd-SchilderAnz. 12
- TaschenlampenAnz. 12
Sicherheit
- Erste-Hilfe-Koffer
- Taschenlampen für die BegleitungAnz. 6
- SicherheitswestenAnz. 10
- Notfallkontaktmappe
- PiktogrammkartenAnz. 10
Reinigung
- EimerAnz. 4
- WischmopsAnz. 4
- Handfeger und KehrblechAnz. 3
- ReinigungshandschuheAnz. 8
- MikrofasertücherAnz. 20
- MülleimerAnz. 8
Einkäufe
- Einkäufe
Tipps
- Lege Datum und Programm fest, bevor du Einladungen verschickst. So können Familien konkrete Zeiten und Aktivitäten einplanen, statt später mehrere Änderungen nachzureichen.
- Setze eine feste Frist für Anmeldungen, Ernährungswünsche, Notfallkontakte und Einverständniserklärungen. Erstelle spätestens 3 bis 5 Tage vorher die endgültige Teilnehmerliste und teile Gruppen sowie Begleitpersonen ein.
- Bereite Bastelmaterial und die Schnitzeljagd nicht erst am Veranstaltungstag vor. Stelle Materialien vorab zusammen und stecke die Route früh genug aus, damit sie vor Beginn vollständig kontrolliert werden kann.
- Sortiere die Einkäufe nach Verwendung und kühle alle Kühlprodukte direkt nach dem Einkauf. Plane für Buffet und Getränke getrennte Bereiche ein und stelle Geschirr, Besteck, Servierschalen sowie Warmhaltebehälter gemeinsam bereit.
- Teste Laptop, Beamer, Leinwand, Lautsprecher und Mikrofon vor dem Start. Prüfe Verlängerungs- und Ladekabel, drucke den Ablaufplan aus und kontrolliere beim Öffnen alle Räume auf Sitzplätze, Technik und Sicherheit.
Häufige Fragen
- Wie früh muss man ein Weihnachtscamp planen?
- Beginne mindestens 6 bis 8 Wochen vorher mit Datum, Programm und Location. Einladungen sollten etwa 4 Wochen vor dem Termin verschickt werden, damit Anmeldungen und Rückfragen rechtzeitig bearbeitet werden können.
- Wann sollte die Teilnehmerliste für ein Weihnachtscamp feststehen?
- Setze die Anmeldefrist etwa 7 bis 10 Tage vor dem Camp. Die endgültige Teilnehmerliste mit Gruppen, Begleitpersonen, Ernährungswünschen und Notfallkontakten sollte spätestens 3 bis 5 Tage vorher fertig sein.
- Wie plant man die Betreuung bei einem Weihnachtscamp?
- Lege vor Beginn der Einladungen feste Betreuer und Ansprechpartner fest. Teile Kinder und Begleitpersonen spätestens 3 Tage vor dem Termin in Gruppen ein und hinterlege für jede Gruppe eine verantwortliche Person.
- Wann sollte man die Technik für ein Weihnachtscamp testen?
- Teste Beamer, Leinwand, Laptop, Lautsprecher und Mikrofon mindestens am Vortag. Öffne die Location am Veranstaltungstag früh genug für eine zweite Kontrolle und prüfe dabei auch Verlängerungs- und Ladekabel.
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