Zo organiseer je een kerstkamp zonder last-minute chaos

Een kerstkamp organiseren begint niet bij de knutselactiviteiten, maar bij datum, locatie, begeleiding en toestemming. Leg daarna het programma vast en verzamel vroeg de aanmeldingen, dieetwensen, noodcontacten en toestemmingsformulieren. Met de definitieve deelnemerslijst deel je groepen en begeleiders in en stem je activiteiten, maaltijden en materiaal daarop af. Plan de laatste controle op locatie uiterlijk de dag vóór de start, zodat techniek, boodschappen en slaap- of activiteitenruimtes niet meer door elkaar lopen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Locatie reserveren
3
Verzekering en toestemming controleren
4
Begeleiders en contactpersonen vastleggen
2 personen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldingen verwerken
2 personen
7
Dieetwensen verzamelen
8
Noodcontacten verzamelen
9
Toestemmingsformulieren controleren
2 personen
10
Definitieve deelnemerslijst maken
11
Groepen en begeleiders indelen
2 personen
12
Programma afstemmen
3 personen
13
Activiteiten voorbereiden
4 personen
14
Kerstknutselwerk voorbereiden
3 personen
15
Speurtocht uitzetten
3 personen
16
Muziek en film controleren
2 personen
17
Boodschappenlijst controleren
2 personen
18
Boodschappen doen
3 personen
19
Boodschappen sorteren
3 personen
20
Koelproducten koelen
2 personen
21
Materialen verzamelen
3 personen
22
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
23
Draaiboek printen

Event

24
Locatie openen
2 personen
25
Ruimtes controleren
2 personen
26
Tafels en stoelen opstellen
5 personen
27
Kerstversiering ophangen
4 personen
28
Licht en muziek aansluiten
2 personen
29
Knutseltafels klaarzetten
3 personen
30
Buffet en drankpunt inrichten
4 personen
31
Hapjes voorbereiden
4 personen
32
Warme maaltijd voorbereiden
4 personen
33
Aanmeldtafel inrichten
2 personen
34
Begeleiders instrueren
2 personen
35
Deelnemers ontvangen
4 personen
36
Aanwezigheid registreren
2 personen
37
Programma en regels uitleggen
3 personen
38
Kennismakingsspel begeleiden
5 personen
39
Kerstknutselactiviteit begeleiden
6 personen
40
Dranken bijvullen
2 personen
41
Knutseltafels opruimen
3 personen
42
Speurtocht begeleiden
8 personen
43
Buffet klaarzetten
4 personen
44
Avondmaaltijd serveren
5 personen
45
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
46
Tafels afruimen
5 personen
47
Servies afwassen
4 personen
48
Kerstquiz begeleiden
3 personen
49
Filmruimte klaarzetten
3 personen
50
Filmavond begeleiden
4 personen
51
Warme dranken serveren
3 personen
52
Deelnemers uitchecken
3 personen
53
Ouders en contactpersonen informeren
2 personen

Nazorg

54
Versiering verwijderen
4 personen
55
Meubilair terugplaatsen
5 personen
56
Materialen sorteren
3 personen
57
Overgebleven eten opslaan
2 personen
58
Afval verzamelen
3 personen
59
Keuken schoonmaken
4 personen
60
Sanitair schoonmaken
2 personen
61
Zalen schoonmaken
4 personen
62
Geleende spullen retourneren
2 personen
63
Gevonden voorwerpen teruggeven
64
Deelnemersfoto's delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 50
Buffettafelsaantal 3
Krukkenaantal 6

Servies

Herbruikbare bordenaantal 50
Herbruikbare kommenaantal 50
Herbruikbare bekersaantal 60
Mokkenaantal 50
Besteksetsaantal 60
Opscheplepelsaantal 6
Scharen voor taartaantal 2

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Mengkommenaantal 6
Serveerschalenaantal 8
Warmhoudbakkenaantal 4
Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Keukenweegschalenaantal 2

Apparatuur

Laptop
Beamer
Projectiescherm
Speakersaantal 2
Microfoon
Stekkerdozenaantal 5
Verlengkabelsaantal 5
Oplaadkabelsaantal 6

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 6
Ledlampenaantal 8
Batterijlantaarnsaantal 6

Decoratie

Kerstboom
Kerstballenaantal 40
Kerstslingersaantal 8
Kerststerrenaantal 12
Tafellopersaantal 8
Dennentakkenaantal 10
Kerstkransenaantal 3
Naamkaartjesaantal 50
Kersttafereelfigurenaantal 6

Knutselen

Schortenaantal 25
Kinderschaarsetsaantal 25
Knutselmattenaantal 10
Knutselbakkenaantal 10
Lijmpistolenaantal 4
Bordstiftenaantal 12

Spelmateriaal

Pionnenaantal 40
Dobbelstenenaantal 12
Muziekquizkaartenaantal 50
Speurtochtbordjesaantal 12
Zaklampenaantal 12

Veiligheid

EHBO-koffer
Zaklampen voor begeleidingaantal 6
Veiligheidshesjesaantal 10
Noodcontactmap
Pictogramkaartenaantal 10

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Stoffer en blikaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Microvezeldoekenaantal 20
Vuilnisbakkenaantal 8

Boodschappen

Boodschappen

Tips

Maak eerst een tijdlijn met vaste deadlines: reserveer de locatie en controleer verzekering en toestemming voordat je uitnodigingen verstuurt. Zet de uiterste aanmelddatum minstens 2 weken vóór het kerstkamp.
Verzamel dieetwensen, noodcontacten en toestemmingsformulieren in één overzicht. Controleer dat overzicht opnieuw zodra de definitieve deelnemerslijst is gemaakt; wijzigingen komen vaak pas in de laatste week binnen.
Werk het programma uit per dagdeel en koppel elke activiteit aan een verantwoordelijke begeleider. Leg voor de speurtocht, kerstknutselwerk en film vooraf vast welke ruimte, materialen en techniek nodig zijn.
Doe boodschappen pas nadat het aantal deelnemers en de dieetwensen definitief zijn. Sorteer alles direct na het boodschappen doen, koel koelproducten meteen en zet houdbare voorraad per maaltijd bij elkaar.
Open de locatie met een korte controlelijst: ruimtes, tafels en stoelen, buffettafels, stroompunten, beamer, projectiescherm, speakers en microfoon. Print het draaiboek en leg naamkaartjes, verlengkabels en oplaadkabels op een vaste plek.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een kerstkamp organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, programma en locatie. Verstuur de uitnodigingen uiterlijk 4 weken voor de start, zodat je minstens 2 weken vóór het kamp de aanmeldingen, dieetwensen en noodcontacten kunt verwerken.
Wanneer maak je de definitieve deelnemerslijst voor een kerstkamp?: Maak de definitieve lijst ongeveer 7 tot 10 dagen vóór de start. Deel daarna de groepen en begeleiders in en controleer nog één keer toestemmingsformulieren, noodcontacten en dieetwensen.
Hoe plan je activiteiten voor een kerstkamp?: Plan per dagdeel één hoofdactiviteit en houd per activiteit 15 tot 30 minuten speling voor uitloop. Zet speurtocht, kerstknutselwerk, muziek en film pas definitief in het programma nadat ruimte, begeleiding en benodigd materiaal zijn gecontroleerd.
Wanneer doe je de boodschappen voor een kerstkamp?: Doe de grote boodschappen 1 tot 2 dagen vóór de start, nadat het deelnemersaantal en de dieetwensen vaststaan. Koelproducten koel je direct; sorteer de voorraad dezelfde dag per maaltijd of programmaonderdeel.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.