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Weihnachtscamp organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Weihnachtscamp braucht mehr als ein festliches Programm. Kläre zuerst Termin, Ort, Betreuung und Genehmigungen, bevor du Einladungen verschickst. Danach folgen Anmeldungen, Ernährungswünsche, Notfallkontakte und Einverständniserklärungen. In der letzten Woche bereitest du Gruppen, Bastelmaterial, Schnitzeljagd, Technik und Verpflegung vor. Die Checkliste führt dich bis zur Kontrolle der Räume am Veranstaltungstag.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Programm festlegen

    2 Personen

  • Location reservieren

  • Versicherung und Genehmigung prüfen

  • Betreuer und Ansprechpartner festlegen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Notfallkontakte sammeln

  • Einverständniserklärungen prüfen

    2 Personen

  • Endgültige Teilnehmerliste erstellen

  • Gruppen und Begleitpersonen einteilen

    2 Personen

  • Programm abstimmen

    3 Personen

  • Aktivitäten vorbereiten

    4 Personen

  • Weihnachtsbasteln vorbereiten

    3 Personen

  • Schnitzeljagd ausstecken

    3 Personen

  • Musik und Film prüfen

    2 Personen

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Einkäufe sortieren

    3 Personen

  • Kühlprodukte kühlen

    2 Personen

  • Materialien zusammenstellen

    3 Personen

  • Namensschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Ablaufplan ausdrucken

Event

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Räume kontrollieren

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    5 Personen

  • Weihnachtsdekoration aufhängen

    4 Personen

  • Licht und Musik anschließen

    2 Personen

  • Basteltische bereitstellen

    3 Personen

  • Buffet und Getränkestation einrichten

    4 Personen

  • Snacks vorbereiten

    4 Personen

  • Warme Mahlzeit vorbereiten

    4 Personen

  • Anmeldetisch einrichten

    2 Personen

  • Betreuer einweisen

    2 Personen

  • Teilnehmende empfangen

    4 Personen

  • Anwesenheit erfassen

    2 Personen

  • Programm und Regeln erklären

    3 Personen

  • Kennenlernspiel anleiten

    5 Personen

  • Weihnachtsbastelaktivität begleiten

    6 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Basteltische aufräumen

    3 Personen

  • Schnitzeljagd begleiten

    8 Personen

  • Buffet vorbereiten

    4 Personen

  • Abendessen servieren

    5 Personen

  • Diätmahlzeiten ausgeben

    2 Personen

  • Tische abräumen

    5 Personen

  • Geschirr abwaschen

    4 Personen

  • Weihnachtsquiz moderieren

    3 Personen

  • Filmraum vorbereiten

    3 Personen

  • Filmabend betreuen

    4 Personen

  • Heiße Getränke servieren

    3 Personen

  • Teilnehmer auschecken

    3 Personen

  • Eltern und Kontaktpersonen informieren

    2 Personen

Nachbereitung

  • Dekoration entfernen

    4 Personen

  • Möbel wieder aufstellen

    5 Personen

  • Materialien sortieren

    3 Personen

  • Übrig gebliebenes Essen lagern

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Küche reinigen

    4 Personen

  • Sanitäranlagen reinigen

    2 Personen

  • Räume reinigen

    4 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Fundsachen zurückgeben

  • Teilnehmerfotos teilen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 8
  • StühleAnz. 50
  • BuffetischeAnz. 3
  • HockerAnz. 6

Geschirr

  • Mehrweg-TellerAnz. 50
  • Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 50
  • Wiederverwendbare BecherAnz. 60
  • TassenAnz. 50
  • BestecksetsAnz. 60
  • ServierlöffelAnz. 6
  • KuchengabelnAnz. 2

Küche

  • SchneidebretterAnz. 4
  • KochmesserAnz. 4
  • RührschüsselnAnz. 6
  • ServierschalenAnz. 8
  • WarmhaltebehälterAnz. 4
  • WasserkocherAnz. 3
  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 4
  • KühlboxenAnz. 4
  • KüchenwaagenAnz. 2

Ausstattung

  • Laptop
  • Beamer
  • Projektionsleinwand
  • LautsprecherAnz. 2
  • Mikrofon
  • VerlängerungskabelAnz. 5
  • VerlängerungskabelAnz. 5
  • LadekabelAnz. 6

Beleuchtung

  • LED-LichterkettenAnz. 6
  • LED-LampenAnz. 8
  • BatterielaternenAnz. 6

Dekoration

  • Weihnachtsbaum
  • WeihnachtskugelnAnz. 40
  • WeihnachtsgirlandenAnz. 8
  • WeihnachtssterneAnz. 12
  • TischläuferAnz. 8
  • TannenzweigeAnz. 10
  • WeihnachtskränzeAnz. 3
  • NamensschilderAnz. 50
  • WeihnachtsfigurenszeneAnz. 6

Basteln

  • SchürzenAnz. 25
  • KinderscherenAnz. 25
  • BastelmattenAnz. 10
  • BastelboxenAnz. 10
  • HeißklebepistolenAnz. 4
  • TafelmarkerAnz. 12

Spielmaterial

  • KegelAnz. 40
  • WürfelAnz. 12
  • MusikquizkartenAnz. 50
  • Schnitzeljagd-SchilderAnz. 12
  • TaschenlampenAnz. 12

Sicherheit

  • Erste-Hilfe-Koffer
  • Taschenlampen für die BegleitungAnz. 6
  • SicherheitswestenAnz. 10
  • Notfallkontaktmappe
  • PiktogrammkartenAnz. 10

Reinigung

  • EimerAnz. 4
  • WischmopsAnz. 4
  • Handfeger und KehrblechAnz. 3
  • ReinigungshandschuheAnz. 8
  • MikrofasertücherAnz. 20
  • MülleimerAnz. 8

Einkäufe

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Termin und Programm zuerst fest und reserviere die Location anschließend schriftlich. Prüfe spätestens sechs bis acht Wochen vorher, ob Versicherung oder Genehmigungen erforderlich sind.
  • Verschicke die Einladungen mindestens vier Wochen vor dem Weihnachtscamp. Setze für Anmeldungen, Ernährungswünsche, Notfallkontakte und Einverständniserklärungen ein klares Rückgabedatum, etwa 14 Tage vor Beginn.
  • Erstelle spätestens eine Woche vorher die endgültige Teilnehmerliste und teile Gruppen sowie Begleitpersonen ein. Namensschilder und ein ausgedruckter Ablaufplan sparen am Ankunftstag Rückfragen.
  • Bereite Weihnachtsbasteln und Schnitzeljagd nicht erst am Veranstaltungstag vor: Stelle Materialien zusammen und stecke die Route am Vortag aus. Prüfe außerdem Musik, Film, Laptop, Beamer, Leinwand, Lautsprecher und Mikrofon gemeinsam.
  • Plane den Einkauf nach Haltbarkeit. Kaufe Kühlprodukte möglichst einen Tag vorher, kühle sie direkt ein und sortiere Geschirr, Küchenmaterial, Getränke sowie Technik in getrennte Kisten.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich ein Weihnachtscamp planen?
Beginne idealerweise sechs bis acht Wochen vorher mit Termin, Programm, Location, Betreuung und Genehmigungen. Einladungen sollten etwa vier Wochen vor dem Camp verschickt werden.
Wann sollte ich die Teilnehmerliste für ein Weihnachtscamp festlegen?
Schließe Anmeldungen spätestens 14 Tage vor Beginn ab. Danach kannst du Ernährungswünsche, Notfallkontakte, Einverständniserklärungen, Gruppen und Begleitpersonen zuverlässig einplanen.
Wann kaufe ich für ein Weihnachtscamp ein?
Prüfe die Einkaufsliste etwa eine Woche vorher und kaufe haltbare Waren dann. Kühlprodukte besorgst du am besten am Vortag und lagerst sie sofort in Kühlboxen oder Kühlschränken.
Was muss ich am Tag des Weihnachtscamps zuerst kontrollieren?
Öffne die Location früh genug für einen vollständigen Rundgang. Kontrolliere Räume, Mobiliar, Stromanschlüsse, Verlängerungskabel, Technik, Beleuchtung und die vorbereiteten Materialien mindestens 60 Minuten vor Beginn.

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