Organiser un camp de Noël sans rien oublier

Un camp de Noël se prépare dans un ordre précis : d’abord la date, le lieu et le programme, puis les inscriptions et les autorisations. Les informations alimentaires, les contacts d’urgence et la répartition des groupes doivent être finalisés avant les achats. Prévoyez ensuite les activités, le repas, le matériel et les tests techniques. Le jour J, gardez une heure pour ouvrir le lieu, vérifier les espaces et installer les postes d’accueil.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Réserver le lieu
3
Vérifier l’assurance et les autorisations
4
Répertorier les accompagnateurs et les personnes de contact
2 personnes
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Traiter les inscriptions
2 personnes
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Recueillir les contacts d'urgence
9
Vérifier les formulaires d’autorisation
2 personnes
10
Établir la liste définitive des participants
11
Répartir les groupes et les accompagnateurs
2 personnes
12
Coordonner le programme
3 personnes
13
Préparer les activités
4 personnes
14
Préparer l’activité manuelle de Noël
3 personnes
15
Mettre en place la chasse au trésor
3 personnes
16
Vérifier la musique et le film
2 personnes
17
Vérifier la liste des courses
2 personnes
18
Faire les courses
3 personnes
19
Trier les courses
3 personnes
20
Mettre les produits réfrigérés au frais
2 personnes
21
Rassembler le matériel
3 personnes
22
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
23
Imprimer le déroulé

Événement

24
Ouvrir le lieu
2 personnes
25
Vérifier les espaces
2 personnes
26
Installer les tables et les chaises
5 personnes
27
Suspendre les décorations de Noël
4 personnes
28
Brancher l'éclairage et la musique
2 personnes
29
Installer les tables de bricolage
3 personnes
30
Installer le buffet et le point boissons
4 personnes
31
Préparer les en-cas
4 personnes
32
Préparer un repas chaud
4 personnes
33
Installer la table d’inscription
2 personnes
34
Informer les accompagnateurs
2 personnes
35
Accueillir les participants
4 personnes
36
Enregistrer la présence
2 personnes
37
Expliquer le programme et les règles
3 personnes
38
Animer le jeu de présentation
5 personnes
39
Animer une activité de bricolage de Noël
6 personnes
40
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
41
Ranger les tables de bricolage
3 personnes
42
Encadrer la chasse au trésor
8 personnes
43
Mettre le buffet en place
4 personnes
44
Servir le dîner
5 personnes
45
Servir les repas diététiques
2 personnes
46
Dégager les tables
5 personnes
47
Faire la vaisselle
4 personnes
48
Animer le quiz de Noël
3 personnes
49
Préparer la salle de projection
3 personnes
50
Encadrer la soirée cinéma
4 personnes
51
Servir des boissons chaudes
3 personnes
52
Faire le check-out des participants
3 personnes
53
Informer les parents et les contacts
2 personnes

Suivi

54
Retirer la décoration
4 personnes
55
Remettre le mobilier en place
5 personnes
56
Trier les matériaux
3 personnes
57
Stocker les restes
2 personnes
58
Rassembler les déchets
3 personnes
59
Nettoyer la cuisine
4 personnes
60
Nettoyer les sanitaires
2 personnes
61
Nettoyer les salles
4 personnes
62
Rendre les articles empruntés
2 personnes
63
Restituer les objets trouvés
64
Partager les photos des participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 50
Tables de buffetqté 3
Tabouretsqté 6

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 50
Bols réutilisablesqté 50
Gobelets réutilisablesqté 60
Tassesqté 50
Couvertsqté 60
Louchesqté 6
Ciseaux à gâteauqté 2

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Saladiersqté 6
Plateaux de serviceqté 8
Bacs de maintien au chaudqté 4
Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 4
Balances de cuisineqté 2

Équipement

Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Haut-parleursqté 2
Microphone
Multiprisesqté 5
Rallongesqté 5
Câbles de rechargeqté 6

Éclairage

Guirlandes LEDqté 6
Lampes LEDqté 8
Lampes à pilesqté 6

Décoration

Sapin de Noël
Boules de Noëlqté 40
Guirlandes de Noëlqté 8
Étoiles de Noëlqté 12
Chemins de tableqté 8
Branches de sapinqté 10
Couronnes de Noëlqté 3
Badges nominatifsqté 50
Figurines de la scène de Noëlqté 6

Activités manuelles

Tabliersqté 25
Sets de ciseaux pour enfantsqté 25
Tapis de bricolageqté 10
Bacs de bricolageqté 10
Pistolets à colleqté 4
Feutres pour tableauxqté 12

Matériel de jeu

Cônesqté 40
Désqté 12
Cartes du quiz musicalqté 50
Panneaux de chasse au trésorqté 12
Lampes de pocheqté 12

Sécurité

Trousse de premiers secours
Lampes torches pour l'encadrementqté 6
Gilets de sécuritéqté 10
Dossier de contacts d'urgence
Cartes pictogrammesqté 10

Nettoyage

Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Balayette et pelleqté 3
Gants de nettoyageqté 8
Chiffons microfibresqté 20
Poubellesqté 8

Courses

Courses

Conseils

Fixez la date et le programme avant d’envoyer les invitations : indiquez les horaires d’arrivée, de départ, des repas et des activités pour éviter les réponses incomplètes.
Traitez les inscriptions en deux temps : recueillez les besoins alimentaires et les contacts d’urgence, puis établissez la liste définitive au moins 7 jours avant le camp.
Répartissez les participants par groupes avec leurs accompagnateurs avant le jour J. Préparez les badges nominatifs et imprimez au moins un déroulé par responsable.
Préparez les activités séparément, notamment l’activité manuelle de Noël et la chasse au trésor. Vérifiez la musique, le film, le vidéoprojecteur, l’écran, les haut-parleurs et le microphone avant l’accueil.
Faites les courses après avoir vérifié la liste définitive, puis triez-les dès leur arrivée : mettez les produits réfrigérés au frais et rassemblez le matériel la veille.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un camp de Noël ?: Prévoyez au moins 4 semaines pour réserver le lieu, vérifier l’assurance et les autorisations, envoyer les invitations et traiter les inscriptions. Gardez les 7 derniers jours pour la liste définitive, les groupes, les achats et les contrôles.
Quand faut-il envoyer les invitations pour un camp de Noël ?: Envoyez-les environ 3 semaines avant le camp afin de laisser le temps de recueillir les inscriptions, les besoins alimentaires, les contacts d’urgence et les formulaires d’autorisation. Fixez une date limite de réponse à 10 jours avant l’événement.
Quand faut-il finaliser les groupes et les accompagnateurs ?: Finalisez la répartition au plus tard 5 à 7 jours avant le camp, lorsque la liste des participants est stable. Prévoyez ensuite les badges et transmettez le déroulé à chaque accompagnateur.
Que faut-il vérifier avant l’arrivée des participants ?: Ouvrez le lieu au moins 60 minutes avant l’accueil. Vérifiez les espaces, les tables et les chaises, l’éclairage, les rallonges et multiprises, puis testez le son, la projection, le café et le maintien au chaud.

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