Wasserkongress organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Wasserkongress braucht mehr als ein gutes Programm. Du koordinierst Referenten, Räume, Anmeldungen, Technik und Catering so, dass am Veranstaltungstag alles ohne Verzögerung ineinandergreift. Beginne früh mit Datum, Location und Sprecheranfragen und lege danach die Anmelde- und Informationsprozesse fest. In den letzten Tagen zählen vor allem Präsentationen, Namensschilder, Teilnehmerlisten, Raumkontrolle und ein getesteter Technikaufbau.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Programm festlegen
2 Personen
Location und Räume reservieren
Referenten ansprechen
2 Personen
Sprecherdaten sammeln
Einladungen erstellen
2 Personen
Einladungen verschicken
Anmeldeformular öffnen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Parkinformationen versenden
Programm an Teilnehmer senden
Präsentationen sammeln
Namensschilder drucken
2 Personen
Teilnehmerliste ausdrucken
Badges sortieren
2 Personen
Catering verbindlich bestellen
Technik testen
2 Personen
Lageplan und Beschilderung erstellen
Materialien zusammenstellen
2 Personen
Einkaufen gehen
2 Personen
Lagerfähiges Catering bereitstellen
2 Personen
Sprecherbriefing versenden

Event

Location öffnen
2 Personen
Räume kontrollieren
2 Personen
Anmeldetisch aufbauen
2 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Bühne und Rednerpult aufstellen
3 Personen
Projektor und Leinwand anschließen
2 Personen
Mikrofone und Audio anschließen
2 Personen
Präsentationen auf den Laptop laden
WLAN und Strom testen
2 Personen
Beschilderung anbringen
2 Personen
Registrierungspakete bereitlegen
2 Personen
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
Mittagsbuffet aufbauen
3 Personen
Diätmahlzeiten kennzeichnen
Referenten empfangen
2 Personen
Registrierungsteam einweisen
Teilnehmer registrieren
4 Personen
Willkommenskaffee servieren
2 Personen
Eröffnung ankündigen
Keynote moderieren
2 Personen
Fragen aus dem Publikum sammeln
2 Personen
Pausengetränke nachfüllen
2 Personen
Pausensnacks servieren
2 Personen
Breakout-Sessions begleiten
4 Personen
Sprecher technisch unterstützen
2 Personen
Notizen sammeln
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Dinnerbuffet aufbauen
3 Personen
Abendbuffet servieren
4 Personen
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
Netzwerktische bereitstellen
2 Personen
Podiumsdiskussion moderieren
2 Personen
Publikumsfragen moderieren
Abschluss ankündigen
Letzte Getränke-Runde organisieren
2 Personen
Teilnehmer verabschieden
2 Personen
Registrierungsmaterialien sichern

Nachbereitung

Geschirr sammeln
3 Personen
Abfall trennen und entsorgen
3 Personen
Buffets abbauen
3 Personen
Geräte ausschalten
2 Personen
Räume reinigen
4 Personen
Möbel wieder aufstellen
4 Personen
Dekoration entfernen
2 Personen
Fundsachen sammeln
Präsentationen sicher speichern
Materialien inventarisieren
2 Personen
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
Übriges Catering aufräumen
2 Personen
Teilnehmerliste archivieren
Vortragsmaterial bündeln
Dankesnachrichten versenden
Präsentationen mit Teilnehmern teilen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KongressstühleAnz. 120
KongresstischeAnz. 20
RegistrierungstischeAnz. 2
Rednertisch
BühnenelementeAnz. 4
BuffetischeAnz. 6
NetzwerktischeAnz. 8
KleiderständerAnz. 4

Geschirr

KaffeetassenAnz. 130
WassergläserAnz. 150
WeingläserAnz. 130
TellerAnz. 150
DesserttellerAnz. 130
BestecksetsAnz. 150
KaffeelöffelAnz. 130
ServierlöffelAnz. 12

Ausstattung

ProjektorAnz. 2
ProjektionsleinwandAnz. 2
PräsentationslaptopAnz. 2
FunkmikrofoneAnz. 4
MikrofonständerAnz. 3
Mischpult
LautsprecherAnz. 4
LaserpointerAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 10
USB-C-AdapterAnz. 4
HDMI-KabelAnz. 6
WLAN-Hotspot

Catering

KaffeethermoskannenAnz. 8
TeekannenAnz. 4
WasserkannenAnz. 12
KühlboxenAnz. 4
ServierschalenAnz. 20
ServiertablettsAnz. 8
WarmhaltebehälterAnz. 6
BrotkörbeAnz. 8
MilchkännchenAnz. 8
ZuckerschälchenAnz. 8
Einkäufe

Registrierung

NamensschilderAnz. 120
BadgehalterAnz. 120
LanyardsAnz. 120
ProgrammhefteAnz. 130
NotizblöckeAnz. 130
KugelschreiberAnz. 150
RegistrierungsboxenAnz. 4
KlemmbrettmappenAnz. 6

Dekoration

WasserkongressbannerAnz. 4
TischdeckenAnz. 20
BlumenarrangementsAnz. 8
WegweiserAnz. 12
Raum-NamensschilderAnz. 8

Beleuchtung

LED-StehlampenAnz. 6
StimmungsbeleuchtungAnz. 4

Reinigung

StaubsaugerAnz. 2
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
ReinigungshandschuheAnz. 8
AbfallbehälterAnz. 12
AbfalltrennbehälterAnz. 4

Küche

SchneidebretterAnz. 6
KochmesserAnz. 4
ServierzangenAnz. 12
ServierlöffelAnz. 12
KühlcontainerAnz. 4

Tipps

Lege Datum, Programm und Räume zuerst fest. Frage Referenten anschließend verbindlich an und sammle ihre Daten, Präsentationstitel sowie technischen Anforderungen spätestens vier Wochen vor dem Kongress.
Öffne das Anmeldeformular frühzeitig und erfasse Ernährungswünsche direkt bei der Anmeldung. Bestelle das Catering erst verbindlich, wenn du die Teilnehmerzahl und Sonderkost möglichst genau kennst.
Sende Parkinformationen und das Programm spätestens sieben Tage vorher an alle Teilnehmer. So kommen weniger Rückfragen am Veranstaltungstag, und Änderungen erreichen die angemeldeten Personen rechtzeitig.
Teste Projektor, Leinwand, Präsentationslaptop, Mikrofone, Mischpult und Lautsprecher mindestens einen Tag vorher mit den tatsächlichen Präsentationsdateien. Lege HDMI- und USB-C-Adapter sowie Verlängerungskabel am Technikplatz bereit.
Drucke Namensschilder und Teilnehmerliste am Vortag und sortiere die Badges alphabetisch. Baue den Anmeldetisch vor dem Einlass auf und prüfe danach Beschilderung, Sitzordnung, Buffet, Wassergläser und Kaffeestation in jedem Raum.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Wasserkongress organisieren?: Starte mindestens drei bis sechs Monate vorher mit Datum, Location und Referenten. Für gefragte Räume oder viele Sprecher sind sechs Monate Vorlauf sicherer.
Wann sollte man die Einladungen für einen Wasserkongress verschicken?: Versende die Einladungen etwa acht bis zehn Wochen vor dem Termin. Schließe die Anmeldung ungefähr sieben bis zehn Tage vorher, damit Teilnehmerzahl und Ernährungswünsche ins Catering einfließen können.
Wann muss die Technik für einen Wasserkongress getestet werden?: Führe den vollständigen Test spätestens am Vortag durch und prüfe jede Präsentation mit dem vorgesehenen Laptop. Plane am Veranstaltungstag zusätzlich 60 bis 90 Minuten für Aufbau und einen kurzen Funktionstest ein.
Wie viele Namensschilder und Teilnehmerlisten braucht man beim Wasserkongress?: Drucke für jede angemeldete Person ein Namensschild und zusätzlich etwa 5 Prozent Reserve. Für die Registrierung sind zwei Ausdrucke der Teilnehmerliste sinnvoll: einer zum Abhaken und einer als Ersatz.

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.