Checklist pour organiser un congrès sur l’eau

Un congrès sur l’eau demande un suivi précis bien avant l’ouverture des portes. Il faut coordonner le programme, les intervenants, les inscriptions, les besoins alimentaires et la technique, puis transmettre les bonnes informations au bon moment. Cette checklist de 75 tâches vous aide à avancer dans l’ordre, depuis la réservation des salles jusqu’à l’installation de la table d’inscription. Elle comprend aussi le matériel à prévoir pour les présentations, les échanges entre participants et la restauration.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Réserver le lieu et les salles
Contacter les intervenants
2 personnes
Rassembler les informations des intervenants
Rédiger les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
Ouvrir le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer les infos de parking
Envoyer le programme aux participants
Rassembler les présentations
Imprimer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer la liste des participants
Trier les badges
2 personnes
Commander définitivement le catering
Tester la technique
2 personnes
Créer le plan et la signalétique
Rassembler le matériel
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Préparer la restauration longue conservation
2 personnes
Envoyer le briefing des intervenants

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier les salles
2 personnes
Installer la table d’inscription
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer la scène et le pupitre
3 personnes
Brancher le projecteur et l’écran
2 personnes
Brancher les microphones et l’audio
2 personnes
Mettre les présentations sur l'ordinateur portable
Tester le wifi et l’alimentation
2 personnes
Installer la signalétique
2 personnes
Préparer les kits d’inscription
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Installer le buffet du déjeuner
3 personnes
Étiqueter les repas spéciaux
Accueillir les intervenants
2 personnes
Briefer l'équipe d'inscription
Enregistrer les participants
4 personnes
Servir le café de bienvenue
2 personnes
Annoncer l'ouverture
Animer le keynote
2 personnes
Recueillir les questions de la salle
2 personnes
Réapprovisionner les boissons de la pause
2 personnes
Servir les snacks de pause
2 personnes
Animer les sessions en petits groupes
4 personnes
Assurer le support technique des intervenants
2 personnes
Rassembler les notes
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Installer le buffet du dîner
3 personnes
Servir le buffet du dîner
4 personnes
Servir les repas diététiques
2 personnes
Installer les tables de réseautage
2 personnes
Animer la table ronde
2 personnes
Modérer les questions du public
Annoncer la clôture
Assurer le dernier tour de boissons
2 personnes
Reconduire les participants
2 personnes
Sécuriser le matériel d’inscription

Suivi

Rassembler la vaisselle
3 personnes
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
Démonter les buffets
3 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Nettoyer les salles
4 personnes
Remettre le mobilier en place
4 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Rassembler les objets trouvés
Stocker les présentations en lieu sûr
Inventorier le matériel
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Ranger la nourriture restante du catering
2 personnes
Archiver la liste des participants
Rassembler le matériel des intervenants
Envoyer les messages de remerciement
Partager les présentations avec les participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaises de conférenceqté 120
Tables de congrèsqté 20
Tables d’inscriptionqté 2
Table de prise de parole
Éléments de podiumqté 4
Tables de buffetqté 6
Tables réseauqté 8
Porte-manteauxqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 130
Verres à eauqté 150
Verres à vinqté 130
Assiettesqté 150
Assiettes à dessertqté 130
Couvertsqté 150
Cuillères à caféqté 130
Cuillères de serviceqté 12

Équipement

Projecteurqté 2
Écran de projectionqté 2
Ordinateur portable de présentationqté 2
Microphones sans filqté 4
Pieds de microqté 3
Table de mixage
Haut-parleursqté 4
Pointeur laserqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 10
Adaptateurs USB-Cqté 4
Câbles HDMIqté 6
Hotspot Wi-Fi

Catering

Thermos à caféqté 8
Théièresqté 4
Carafes d’eauqté 12
Glacièresqté 4
Plateaux de serviceqté 20
Plateaux de serviceqté 8
Bains-marieqté 6
Corbeilles à painqté 8
Pichets à laitqté 8
Sucriersqté 8
Courses

Inscription

Badges nominatifsqté 120
Porte-badgesqté 120
Lanyardsqté 120
Brochures du programmeqté 130
Blocs-notesqté 130
Stylos à billeqté 150
Bacs d'inscriptionqté 4
Chemises à pinceqté 6

Décoration

Bannières du congrès sur l’eauqté 4
Nappesqté 20
Compositions floralesqté 8
Panneaux indicateursqté 12
Plaques nominatives pour les sallesqté 8

Éclairage

Lampadaires LEDqté 6
Éclairage d’ambianceqté 4

Nettoyage

Aspirateurqté 2
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 8
Poubellesqté 12
Bacs de tri des déchetsqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 6
Salon des chefsqté 4
Pinces de serviceqté 12
Louchesqté 12
Conteneurs réfrigérésqté 4

Conseils

Bloquez la date et le programme avant d’envoyer les invitations : les intervenants doivent confirmer leur disponibilité et les participants connaître les horaires avant leur inscription.
Rassemblez les informations des intervenants plusieurs semaines à l’avance, puis fixez une date limite pour recevoir les présentations. Cela laisse le temps de tester chaque fichier sur l’ordinateur de présentation.
Traitez les inscriptions au fil de l’eau et centralisez les besoins alimentaires. Commandez définitivement le catering uniquement après avoir vérifié les derniers inscrits et les régimes signalés.
Testez la technique dans chaque salle avant l’accueil : projecteur, écran, microphones, câbles HDMI, adaptateurs USB-C, rallonges et multiprises doivent être vérifiés avec le matériel réellement utilisé.
Préparez les badges, la liste des participants et la signalétique la veille ou assez tôt le matin. Le jour J, ouvrez le lieu, vérifiez les salles et installez la table d’inscription avant l’arrivée des premiers participants.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance organiser un congrès sur l’eau ?: Commencez au moins 3 à 6 mois avant la date prévue. La réservation du lieu, la confirmation des intervenants et l’ouverture des inscriptions doivent intervenir avant les dernières semaines, consacrées surtout aux détails et aux tests.
Quand envoyer les invitations pour un congrès sur l’eau ?: Envoyez-les dès que la date, le lieu et le programme provisoire sont fixés, idéalement 8 à 12 semaines avant le congrès. Prévoyez ensuite un rappel 2 à 3 semaines avant la clôture des inscriptions.
Quand commander définitivement le catering d’un congrès ?: Passez la commande définitive après avoir traité les inscriptions et recueilli les besoins alimentaires, généralement 7 à 10 jours avant l’événement. Contrôlez encore le nombre de participants et les régimes particuliers avant validation.
Que faut-il tester la veille d’un congrès ?: Testez au minimum le projecteur, l’écran, l’ordinateur de présentation, les microphones, les haut-parleurs, la table de mixage et les connexions USB-C ou HDMI. Réservez 60 à 90 minutes par salle pour résoudre les problèmes sans retarder l’accueil.

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