Walking Dinner organisieren: So planst du den Ablauf
Ein Walking Dinner besteht aus mehreren Gängen, die an unterschiedlichen Stationen oder in wechselnden Bereichen serviert werden. Beginne deshalb nicht mit dem Einkauf, sondern mit Gästeliste, Menüfolge und Gästelaufweg. Danach klärst du Ernährungswünsche, Geschirr, Kühlmöglichkeiten und die Aufgaben im Service. Plane außerdem genügend Zeit für Vorbereitung, Beschriftungen und den Wechsel zwischen den Gängen ein – genau dort entstehen bei Walking Dinners die meisten Verzögerungen.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Ort festlegen
2 Personen
- 2
Gästeliste erstellen
2 Personen
- 3
Einladungen verschicken
2 Personen
- 4
Anmeldungen bearbeiten
- 5
Ernährungswünsche erfassen
- 6
Anmeldungen bestätigen
- 7
Menü und Gänge festlegen
3 Personen
- 8
Alternative Gerichte festlegen
2 Personen
- 9
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
- 10
Geschirr und Gläser reservieren
- 11
Kühlschrankkapazität kontrollieren
- 12
Tischordnung ausarbeiten
2 Personen
- 13
Gästelaufweg festlegen
2 Personen
- 14
Gänge und Allergene kennzeichnen
2 Personen
- 15
Aufteilung für den Service erstellen
2 Personen
- 16
Musik auswählen
- 17
Speisekarten und Etiketten drucken
- 18
Gästeliste drucken
- 19
Einkaufen gehen
3 Personen
- 20
Frische Zutaten abholen
2 Personen
- 21
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 22
Zutaten waschen und schneiden
4 Personen
- 23
Warme Gerichte vorbereiten
4 Personen
- 24
Kalte Speisen vorbereiten
3 Personen
- 25
Desserts portionieren
2 Personen
- 26
Allergiefreie Gerichte separat stellen
2 Personen
- 27
Tische aufstellen
4 Personen
- 28
Stühle und Stehtische aufstellen
4 Personen
- 29
Buffet- und Ausgabestellen einrichten
3 Personen
- 30
Geschirr und Besteck bereitstellen
3 Personen
- 31
Gläser und Getränkestation vorbereiten
2 Personen
- 32
Speisekarten auslegen
2 Personen
- 33
Dekoration anbringen
3 Personen
- 34
Beleuchtung testen
2 Personen
- 35
Musik testen
2 Personen
- 36
Küchenarbeitsplätze reinigen
2 Personen
- 37
Service einweisen
3 Personen
Event
- 38
Gäste empfangen
3 Personen
- 39
Jacken entgegennehmen
2 Personen
- 40
Begrüßungsgetränk servieren
3 Personen
- 41
Ersten Gang servieren
4 Personen
- 42
Benutztes Geschirr abräumen
3 Personen
- 43
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 44
Den zweiten Gang servieren
4 Personen
- 45
Dritten Gang servieren
4 Personen
- 46
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
- 47
Den vierten Gang servieren
4 Personen
- 48
Dessert servieren
4 Personen
- 49
Leere Gläser einsammeln
2 Personen
- 50
Mülleimer leeren
2 Personen
- 51
Gäste verabschieden
3 Personen
- 52
Jacken zurückgeben
2 Personen
Nachbereitung
- 53
Reste sicher verpacken
2 Personen
- 54
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
- 55
Geschirr und Glaswaren zusammentragen
3 Personen
- 56
Küchengeräte ausschalten
2 Personen
- 57
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 58
Küche reinigen
3 Personen
- 59
Raum reinigen
3 Personen
- 60
Abfall entsorgen
2 Personen
- 61
Dekoration entfernen
2 Personen
- 62
Materialien prüfen
2 Personen
- 63
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- EsstischeAnz. 10
- StehtischeAnz. 6
- StühleAnz. 60
- BuffetischeAnz. 4
- KleiderständerAnz. 2
Geschirr
- Dinner-TellerAnz. 180
- Tiefe TellerAnz. 90
- DesserttellerAnz. 90
- KaffeetassenAnz. 70
- WassergläserAnz. 120
- WeingläserAnz. 120
- KaffeelöffelAnz. 70
- Abendbesteck-SetsAnz. 100
- ServierlöffelAnz. 20
Küche
- SchneidebretterAnz. 6
- KochmesserAnz. 6
- RührschüsselnAnz. 10
- Behälter mit DeckelAnz. 20
- ServierschalenAnz. 20
- ServierzangenAnz. 12
- MessbecherAnz. 4
- AluminiumfolieAnz. 4
- FrischhaltefolieAnz. 4
Ausstattung
- KühlschränkeAnz. 2
- KühlboxenAnz. 4
- WarmhaltebehälterAnz. 6
- InduktionskochplattenAnz. 4
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- Tragbare LautsprecherAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 4
Dekoration
- TischläuferAnz. 10
- VasenAnz. 12
- KunstblumenAnz. 24
- SpeisekartenAnz. 60
- AllergiekärtchenAnz. 30
Beleuchtung
- StimmungsleuchtenAnz. 12
- LED-LichterkettenAnz. 4
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 6
- WischmopsAnz. 3
- EimerAnz. 3
- PutzlappenAnz. 20
- SpülbürstenAnz. 4
- HandschuheAnz. 12
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege zuerst die Menüfolge und die Stationen fest. Plane pro Gang einen klaren Ausgabeort und rechne zwischen zwei Gängen etwa 15 bis 20 Minuten für Wechsel, Abräumen und Nachfüllen ein.
- Erfasse Allergien und besondere Ernährungswünsche bereits mit der Anmeldung. Markiere alternative Gerichte und kennzeichne jeden Gang sichtbar, damit beim Servieren keine Verwechslung entsteht.
- Prüfe die Kühlkapazität vor dem Einkauf. Getränke, frische Zutaten und vorbereitete Speisen brauchen getrennten Platz; wenn der Kühlschrank nicht reicht, stelle Kühlboxen und Kühlakkus spätestens am Vortag bereit.
- Bereite haltbare und kalte Speisen am Vortag vor, wasche und schneide frische Zutaten jedoch nur so früh, wie es die Qualität erlaubt. Warme Gerichte sollten so portioniert sein, dass der Service sie ohne lange Wartezeit ausgeben kann.
- Teile den Service schriftlich auf und drucke Gästeliste, Speisekarten und Etiketten aus. Eine Person sollte den Ablauf und die Zeiten im Blick behalten, während andere Stationen bedienen, Geschirr abräumen und Getränke nachfüllen.
Häufige Fragen
- Wie viele Gänge sollte ein Walking Dinner haben?
- Für ein Walking Dinner sind meist 4 bis 6 Gänge gut handhabbar. Plane pro Gang kleine Portionen und etwa 15 bis 20 Minuten für Ausgabe, Essen und den Wechsel zur nächsten Station ein.
- Wann sollte man ein Walking Dinner vorbereiten?
- Beginne die Planung mindestens 2 bis 3 Wochen vorher, sobald Datum, Ort und Gästeliste feststehen. Menü, Allergene, Geschirr und Serviceaufteilung sollten spätestens 7 Tage vor dem Termin geklärt sein.
- Wie viel Zeit braucht die Vorbereitung am Veranstaltungstag?
- Rechne für Einkauf, frische Zutaten, Aufbau und Beschriftung mindestens 4 bis 6 Stunden ein. Kalte Speisen und Desserts kannst du teilweise am Vortag vorbereiten; warme Gerichte sollten kurz vor dem jeweiligen Gang fertiggestellt werden.
- Wie plant man den Gästelaufweg bei einem Walking Dinner?
- Lege für jeden Gang eine feste Station und eine eindeutige Laufrichtung fest. Halte mindestens 1 Meter Durchgang frei und prüfe den Weg vor Beginn einmal mit Geschirr und Servierschalen, damit sich keine Engstellen bilden.
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