Cómo organizar una cena itinerante sin perder el control
Una cena itinerante funciona cuando los invitados saben adónde ir, cada plato llega a tiempo y el equipo no tiene que improvisar. Empieza cerrando fecha, lugar y número de comensales; después define la ruta, el menú y las necesidades dietéticas. La compra y la preparación se hacen por fases, no el mismo día. Reserva con antelación la vajilla, las mesas y el material para mantener los platos calientes, porque suelen ser los elementos que más tarde se consiguen.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Fijar fecha y lugar
2 personas
- 2
Elaborar la lista de invitados
2 personas
- 3
Enviar invitaciones
2 personas
- 4
Gestionar inscripciones
- 5
Recoger preferencias dietéticas
- 6
Confirmar inscripciones
- 7
Definir el menú y los platos
3 personas
- 8
Determinar platos alternativos
2 personas
- 9
Comprobar la lista de la compra
2 personas
- 10
Reservar vajilla y cristalería
- 11
Comprobar espacio en la nevera
- 12
Planificar la distribución de las mesas
2 personas
- 13
Determinar la ruta para los invitados
2 personas
- 14
Etiquetar pasillos y alérgenos
2 personas
- 15
Hacer la distribución de funciones para el servicio
2 personas
- 16
Seleccionar música
- 17
Imprimir menús y etiquetas
- 18
Imprimir la lista de invitados
- 19
Hacer la compra
3 personas
- 20
Recoger ingredientes frescos
2 personas
- 21
Enfriar las bebidas
2 personas
- 22
Lavar y cortar los ingredientes
4 personas
- 23
Preparar platos calientes
4 personas
- 24
Preparar platos fríos
3 personas
- 25
Porcionar postres
2 personas
- 26
Separar los platos sin alérgenos
2 personas
- 27
Montar mesas
4 personas
- 28
Colocar sillas y mesas altas
4 personas
- 29
Montar los puntos de buffet y de servicio
3 personas
- 30
Preparar la vajilla y los cubiertos
3 personas
- 31
Preparar el puesto de vasos y bebidas
2 personas
- 32
Colocar los menús
2 personas
- 33
Colocar la decoración
3 personas
- 34
Probar la iluminación
2 personas
- 35
Probar la música
2 personas
- 36
Limpiar los puestos de cocina
2 personas
- 37
Instruir al personal de servicio
3 personas
Evento
- 38
Recibir a los invitados
3 personas
- 39
Recibir abrigos
2 personas
- 40
Servir la bebida de bienvenida
3 personas
- 41
Servir el primer plato
4 personas
- 42
Retirar la vajilla usada
3 personas
- 43
Rellenar las bebidas
2 personas
- 44
Servir el segundo plato
4 personas
- 45
Servir el tercer plato
4 personas
- 46
Servir café y té
3 personas
- 47
Servir el cuarto plato
4 personas
- 48
Servir el postre
4 personas
- 49
Recoger los vasos vacíos
2 personas
- 50
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
- 51
Despedir a los invitados
3 personas
- 52
Devolver los abrigos
2 personas
Seguimiento
- 53
Empaquetar los restos de forma segura
2 personas
- 54
Desmontar mesas y sillas
4 personas
- 55
Recoger la vajilla y la cristalería
3 personas
- 56
Apagar el equipo de cocina
2 personas
- 57
Lavar la vajilla
3 personas
- 58
Limpiar la cocina
3 personas
- 59
Limpiar el espacio
3 personas
- 60
Retirar los residuos
2 personas
- 61
Retirar la decoración
2 personas
- 62
Comprobar los materiales
2 personas
- 63
Devolver el material prestado
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas de comedorcant. 10
- Mesas altascant. 6
- Sillascant. 60
- Mesas de buffetcant. 4
- Percheroscant. 2
Vajilla
- Platos de cenacant. 180
- Platos hondoscant. 90
- Platos de postrecant. 90
- Tazas de cafécant. 70
- Vasos para aguacant. 120
- Copas de vinocant. 120
- Cucharillas de cafécant. 70
- Juegos de cubiertos para cenacant. 100
- Cucharonescant. 20
Cocina
- Tablas de cortarcant. 6
- Cuchillo de chefcant. 6
- Cuencos para mezclarcant. 10
- Bandejas con tapacant. 20
- Bandejas de servircant. 20
- Pinzas de servircant. 12
- Jarras medidorascant. 4
- Papel de aluminiocant. 4
- Film transparentecant. 4
Equipo
- Neverascant. 2
- Neveras portátilescant. 4
- Bandejas para mantener calientecant. 6
- Placas de induccióncant. 4
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Altavoces portátilescant. 2
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 4
Decoración
- Manteles runnerscant. 10
- Jarroncitoscant. 12
- Flores artificialescant. 24
- Cartas del menúcant. 60
- Tarjetas de alérgenoscant. 30
Iluminación
- Luces decorativascant. 12
- Guirnaldas de luces LEDcant. 4
Limpieza
- Papeleracant. 6
- Fregonascant. 3
- Cuboscant. 3
- Paños de limpiezacant. 20
- Cepillos para fregarcant. 4
- Guantescant. 12
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra las inscripciones al menos 7 días antes y confirma el número final de personas. Usa ese dato para calcular platos, vasos, cubiertos y raciones, dejando aproximadamente un 10 % de margen.
- Recoge alergias y preferencias dietéticas antes de cerrar el menú. Etiqueta los pasillos, platos y bandejas con los alérgenos; hacerlo durante el servicio provoca confusiones y retrasos.
- Define la ruta antes de distribuir las mesas: asigna a cada parada una hora, una persona responsable y una alternativa si un plato se retrasa. Imprime la ruta y la lista de invitados para que el equipo no dependa del móvil.
- Comprueba el espacio de la nevera entre 2 y 3 días antes. Separa ingredientes, bebidas y platos preparados; si no caben, utiliza neveras portátiles y decide qué se enfría en cada una.
- Prepara lo frío y corta los ingredientes con antelación, pero deja los platos calientes para las horas previas al servicio. Enfría las bebidas como mínimo 4 horas antes y reserva una zona exclusiva para bandejas, pinzas y cucharones.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una cena itinerante?
- Empieza entre 3 y 4 semanas antes para fijar fecha, lugar, ruta y menú. Cierra las inscripciones y las preferencias dietéticas aproximadamente 7 días antes; así todavía tendrás tiempo para ajustar la compra y la vajilla.
- ¿Cuándo se debe cerrar la lista de invitados?
- Fija una fecha límite entre 7 y 10 días antes de la cena. Después confirma las inscripciones y trabaja con el número definitivo, añadiendo alrededor de un 10 % de margen para pequeñas variaciones.
- ¿Cómo se organiza la ruta de una cena itinerante?
- Divide la cena en paradas y asigna a cada una un horario, una dirección clara y una persona responsable. Prepara la ruta impresa al menos 24 horas antes y deja entre 10 y 15 minutos de margen para los desplazamientos o cambios de servicio.
- ¿Cuándo hay que preparar la comida y enfriar las bebidas?
- Lava y corta muchos ingredientes el día anterior, y prepara los platos fríos con varias horas de margen. Enfría las bebidas al menos 4 horas antes y cocina o recalienta los platos calientes durante las 2 horas previas al servicio.
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