Wahlabend organisieren: vom Raumplan bis zur Ergebnispräsentation

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Lege Datum, Programm und Location zuerst fest. Reserviere die Technik erst danach passend zum Raum und prüfe mindestens 7 Tage vorher Projektor, Leinwand, Mikrofone, Lautsprecher, Mischpult und HDMI-Kabel gemeinsam.
• Verschicke die Einladungen früh genug, damit du Anmeldungen und Ernährungswünsche nicht am Veranstaltungstag klären musst. Schließe die Gästeliste spätestens 2 Tage vorher ab, bestätige die Anmeldungen und drucke eine Version für den Registrierungstisch.
• Plane Registrierung, Buffet und Präsentation als getrennte Bereiche. Ein Lageplan mit Laufwegen verhindert, dass sich Warteschlangen, Stehtische und Kabel vor dem Eingang oder vor der Leinwand kreuzen.
• Prüfe Ergebnisse und Quellen vor dem Einlass und bereite Präsentationen sowie Grafiken auf mindestens zwei Laptops oder USB-Sticks vor. Teste die Darstellung in der tatsächlichen Reihenfolge des Programms, nicht nur einzelne Folien.
• Kühle Getränke rechtzeitig und rechne für die erste Stunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person. Stelle Snacks, Gläser, Tassen, Teller und Besteck vor Beginn bereit; Raumlüften, Tische, Stühle, Namensschilder und Schlüssel gehören in den Aufbauplan für die letzten 60 bis 90 Minuten.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte man einen Wahlabend organisieren?

Beginne mindestens 4 bis 6 Wochen vorher mit Location, Datum, Programm und Technik. Einladungen sollten spätestens 3 Wochen vor dem Wahlabend verschickt werden, damit Anmeldungen und Ernährungswünsche noch bearbeitet werden können.

Wann muss die Technik für einen Wahlabend getestet werden?

Teste Projektor, Leinwand, Bildschirme, Mikrofone, Lautsprecher, Mischpult und Webcam mindestens 7 Tage vorher. Am Veranstaltungstag folgt zusätzlich ein kompletter Funktionstest mit den vorbereiteten Präsentationen, idealerweise 60 bis 90 Minuten vor dem Einlass.

Wie viel Getränke braucht man für einen Wahlabend?

Plane für die erste Stunde 2 bis 3 Getränke pro Person und zusätzlich Wasser für den gesamten Abend ein. Kühle die Getränke mindestens 2 Stunden vor Beginn und stelle Kühlboxen bereit, wenn der Veranstaltungsort keinen ausreichenden Kühlschrank hat.

Wann sollte die Gästeliste für den Wahlabend gedruckt werden?

Drucke die Gästeliste 1 bis 2 Tage vor der Veranstaltung, nachdem Anmeldungen bestätigt und Ernährungswünsche erfasst wurden. Halte am Registrierungstisch außerdem eine aktuelle digitale Version bereit, falls sich am Veranstaltungstag noch Änderungen ergeben.

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