Zo organiseer je een verkiezingsuitslagenavond

Een verkiezingsuitslagenavond staat of valt met betrouwbare techniek, actuele uitslagenbronnen en een strak programma. Begin met de locatie, datum en rolverdeling en werk daarna naar uitnodigingen, pers en catering toe. Test beeld, geluid, wifi en livestream vóór de avond, niet pas wanneer de eerste uitslagen binnenkomen. Reserveer ook tijd voor registratie, naamkaartjes, looproutes en een plek waar pers en gasten elkaar niet hinderen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Datum en programma vastleggen
2 personen
3
Techniek reserveren
4
Uitnodigingen opstellen
2 personen
5
Uitnodigingen versturen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Dieetwensen verzamelen
8
Aanmeldingen bevestigen
9
Gastenlijst afdrukken
10
Perslijst controleren
11
Uitslagenbronnen controleren
2 personen
12
Presentaties en graphics klaarzetten
2 personen
13
Plattegrond en looproutes maken
14
Cateringbestelling plaatsen
15
Boodschappenlijst controleren
16
Boodschappen doen
2 personen
17
Dranken koelen
2 personen
18
Hapjes voorbereiden
3 personen
19
Materialen verzamelen
2 personen
20
Naamkaartjes maken
2 personen
21
Persmappen samenstellen
2 personen
22
Locatiesleutels ophalen
23
Ruimte ventileren
24
Tafels opstellen
3 personen
25
Stoelen plaatsen
3 personen
26
Registratiebalie inrichten
2 personen
27
Cateringbuffet opbouwen
3 personen
28
Koffiepunt inrichten
2 personen
29
Techniek opbouwen
3 personen
30
Schermen aansluiten
2 personen
31
Microfoons testen
2 personen
32
Internetverbinding testen
2 personen
33
Uitslagenpagina openen
34
Bewegwijzering ophangen
2 personen
35
Versiering ophangen
2 personen
36
Veiligheidsroutes vrijmaken
2 personen

Event

37
Ontvangstbalie bemannen
2 personen
38
Gasten registreren
2 personen
39
Pers ontvangen
40
Koffie en thee serveren
2 personen
41
Hapjes serveren
3 personen
42
Dranken bijvullen
2 personen
43
Programma presenteren
44
Live-uitzending starten
2 personen
45
Eerste uitslagen tonen
2 personen
46
Tussentijdse uitslagen bijwerken
2 personen
47
Analyses en duiding verzorgen
2 personen
48
Sprekers begeleiden
49
Vragen uit de zaal verzamelen
50
Fotomomenten begeleiden
51
Afvalbakken legen
2 personen
52
Glazen en servies verzamelen
2 personen
53
Laatste uitslagen presenteren
2 personen
54
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

55
Techniek uitschakelen
2 personen
56
Techniek demonteren
3 personen
57
Catering opruimen
3 personen
58
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
59
Servies afwassen
2 personen
60
Afval sorteren en afvoeren
2 personen
61
Ruimte schoonmaken
3 personen
62
Decoratie verwijderen
2 personen
63
Gevonden voorwerpen verzamelen
64
Locatie afsluiten
2 personen
65
Materialen terugbrengen
2 personen
66
Huurmateriaal retourneren
2 personen
67
Foto- en videomateriaal archiveren
68
Uitslagenbestanden archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 70
Registratietafel
Buffettafelsaantal 3
Statafelsaantal 6
Kapstokkenaantal 2
Afzetpalenaantal 8

Apparatuur

Laptopsaantal 3
Beeldschermenaantal 3
Projector
Projectiescherm
Draadloze microfoonsaantal 3
Audiomixer
Luidsprekersaantal 2
Webcam
HDMI-kabelsaantal 5
Verlengsnoerenaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Powerbanksaantal 4
Wifirouter
USB-sticksaantal 4

Verlichting

LED-lampenaantal 6
Tafellampenaantal 4

Servies

Drinkglazenaantal 80
Koffiekopjesaantal 50
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Koffiekannenaantal 4
Theepottenaantal 2

Keuken

Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Serveerplateausaantal 8
Opscheptangenaantal 8
Snijplankenaantal 3
Koks- en broodmessenaantal 4
Koelelementenaantal 16
Blikopenersaantal 2

Catering

Waterkannenaantal 6
Drankdispensersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koekblikkenaantal 4
Boodschappen

Decoratie

Gemeentevlaggenaantal 2
Nederlandse vlaggenaantal 2
Tafelkledenaantal 8
Naamkaarthoudersaantal 70
Fotowand
Pijlbordenaantal 8
Programmastandaardsaantal 4

Kantoor

Registratieformulierenaantal 100
Naamkaartjesaantal 80
Pennenaantal 30
Klembordenaantal 10
Notitieblokkenaantal 20
A4-papieraantal 2
Printers
Printertonersaantal 2
Presentatiemappenaantal 40
Papiertapeaantal 4
Schaarsetsaantal 3
Plakbandrollenaantal 6
Whiteboardsaantal 2
Whiteboardmarkersaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Schoonmaakemmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Toiletborstelsaantal 2
Handzeepdispensersaantal 4
Handdoekdispensersaantal 4

Veiligheid

Zaklampenaantal 4
Veiligheidshesjesaantal 6
EHBO-koffers
Brandblussersaantal 2

Tips

Leg het programma en de verantwoordelijkheden minimaal 4 weken vooraf vast. Wijs één persoon aan voor de uitslagenbronnen en één voor beeld, geluid en presentaties; zo blijft duidelijk wie handelt wanneer cijfers veranderen.
Controleer techniek uiterlijk 2 uur voor aanvang op de locatie. Test laptops, beeldschermen of projector, microfoons, audiomixer, luidsprekers, HDMI-kabels, stroompunten en wifi afzonderlijk én samen.
Maak de registratie praktisch met een gastenlijst, naamkaartjes en een aparte perscontrole. Zet de registratietafel bij de ingang en houd minimaal één vrije looproute naar de zaal en catering.
Bestel catering op basis van het definitieve aantal aanmeldingen en controleer dieetwensen uiterlijk 3 dagen vooraf. Koel dranken op tijd en zet koffie, thee, glazen, kopjes, borden en bestek klaar voordat de eerste gasten binnenkomen.
Regel de afsluiting niet pas na de laatste uitslag. Leg presentaties, graphics en bestanden ook op een USB-stick klaar en houd powerbanks, verlengsnoeren en stekkerdozen achter de hand voor een avond die gemakkelijk uitloopt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een verkiezingsuitslagenavond organiseren?: Reserveer de locatie en techniek bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf. Verstuur uitnodigingen uiterlijk 3 weken voor de avond en sluit de aanmeldingen enkele dagen voor het evenement.
Hoeveel techniek heb ik nodig voor een verkiezingsuitslagenavond?: Plan minimaal één laptop voor de presentatie en één afzonderlijk apparaat voor het volgen van uitslagenbronnen. Test daarnaast microfoons, luidsprekers, beeldscherm of projector, wifi en een reserveoplossing uiterlijk 2 uur voor aanvang.
Wanneer moet ik de catering voor een verkiezingsuitslagenavond bestellen?: Plaats de cateringbestelling zodra het programma en de verwachte gastenlijst bekend zijn, meestal 1 tot 2 weken vooraf. Controleer dieetwensen en het definitieve aantal gasten uiterlijk 3 dagen voor de avond.
Hoe voorkom ik problemen met uitslagen tijdens de avond?: Controleer vóór de start minstens 2 onafhankelijke uitslagenbronnen en wijs één verantwoordelijke aan voor updates. Zet presentaties en graphics ook offline klaar op een USB-stick, zodat een wegvallende verbinding het programma niet stillegt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.