Wahlabend organisieren: Checkliste für die Planung
Ein Wahlabend braucht mehr als eine funktionierende Präsentation: Gäste müssen sich registrieren, Ergebnisse nachvollziehbar geprüft und Presse sowie Technik zuverlässig versorgt werden. Plane zuerst Termin, Programm und Raum, danach Einladungen, Anmeldungen, Catering und Ausstattung. Am Veranstaltungstag zählen klare Laufwege, getestete Bildschirme und Mikrofone sowie gekühlte Getränke. Diese Checkliste führt dich durch die Vorbereitung und zeigt, was häufig erst in letzter Minute auffällt.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Location reservieren
Datum und Programm festlegen
2 Personen
Technik reservieren
Einladungen erstellen
2 Personen
Einladungen verschicken
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Anmeldungen bestätigen
Gästeliste drucken
Presseliste prüfen
Quellen der Ergebnisse prüfen
2 Personen
Präsentationen und Grafiken vorbereiten
2 Personen
Lageplan und Laufwege erstellen
Cateringbestellung aufgeben
Einkaufsliste prüfen
Einkaufen gehen
2 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Snacks vorbereiten
3 Personen
Materialien zusammenstellen
2 Personen
Namensschilder erstellen
2 Personen
Pressemappen zusammenstellen
2 Personen
Standortschlüssel abholen
Raum lüften
Tische aufstellen
3 Personen
Stühle aufstellen
3 Personen
Registrierungstheke einrichten
2 Personen
Cateringbuffet aufbauen
3 Personen
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
Technik aufbauen
3 Personen
Bildschirme anschließen
2 Personen
Mikrofone testen
2 Personen
Internetverbindung testen
2 Personen
Ergebnisseite öffnen
Beschilderung anbringen
2 Personen
Dekoration aufhängen
2 Personen
Sicherheitswege freimachen
2 Personen
Event
Empfangstheke besetzen
2 Personen
Gäste registrieren
2 Personen
Presse empfangen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Programm präsentieren
Live-Übertragung starten
2 Personen
Erste Ergebnisse anzeigen
2 Personen
Zwischenergebnisse aktualisieren
2 Personen
Analysen und Einordnung übernehmen
2 Personen
Redner betreuen
Fragen aus dem Publikum sammeln
Fotomomente begleiten
Mülleimer leeren
2 Personen
Gläser und Geschirr einsammeln
2 Personen
Endergebnisse präsentieren
2 Personen
Gäste verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
Technik ausschalten
2 Personen
Technik abbauen
3 Personen
Catering aufräumen
3 Personen
Tische und Stühle aufräumen
3 Personen
Geschirr abwaschen
2 Personen
Abfall trennen und entsorgen
2 Personen
Raum reinigen
3 Personen
Dekoration entfernen
2 Personen
Fundsachen sammeln
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
Materialien zurückbringen
2 Personen
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
Foto- und Videomaterial archivieren
Ergebnisdateien archivieren
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 8
- StühleAnz. 70
- Registrierungstisch
- BuffetischeAnz. 3
- StehtischeAnz. 6
- KleiderständerAnz. 2
- AbsperrpfostenAnz. 8
Ausstattung
- LaptopsAnz. 3
- BildschirmeAnz. 3
- Projektor
- Projektionsleinwand
- FunkmikrofoneAnz. 3
- Audiomischpult
- LautsprecherAnz. 2
- Webcam
- HDMI-KabelAnz. 5
- VerlängerungskabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 8
- PowerbanksAnz. 4
- WLAN-Router
- USB-SticksAnz. 4
Beleuchtung
- LED-LampenAnz. 6
- TischlampenAnz. 4
Geschirr
- TrinkgläserAnz. 80
- KaffeetassenAnz. 50
- TellerAnz. 80
- BestecksetsAnz. 80
- KaffeekannenAnz. 4
- TeekannenAnz. 2
Küche
- KühlboxenAnz. 4
- ThermoskannenAnz. 4
- ServierschalenAnz. 12
- ServierplattenAnz. 8
- ServierzangenAnz. 8
- SchneidebretterAnz. 3
- Koch- und BrotmesserAnz. 4
- KühlelementeAnz. 16
- DosenöffnerAnz. 2
Catering
- WasserkannenAnz. 6
- GetränkespenderAnz. 3
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- KeksdosenAnz. 4
- Einkäufe
Dekoration
- GemeindeflaggenAnz. 2
- Niederländische FlaggenAnz. 2
- TischdeckenAnz. 8
- NamensschildhalterAnz. 70
- Fotowand
- WegweiserAnz. 8
- ProgrammständerAnz. 4
Büro
- RegistrierungsformulareAnz. 100
- NamensschilderAnz. 80
- StifteAnz. 30
- KlemmbretterAnz. 10
- NotizblöckeAnz. 20
- A4-PapierAnz. 2
- Drucker
- DruckerpatronenAnz. 2
- PräsentationsmappenAnz. 40
- PapierklebebandAnz. 4
- Scheren-SetsAnz. 3
- KlebebandrollenAnz. 6
- WhiteboardsAnz. 2
- Whiteboard-MarkerAnz. 12
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 8
- PutzeimerAnz. 3
- WischmopsAnz. 3
- Handfeger und KehrblechAnz. 3
- ToilettenbürstenAnz. 2
- HandseifenspenderAnz. 4
- HandtuchspenderAnz. 4
Sicherheit
- TaschenlampenAnz. 4
- SicherheitswestenAnz. 6
- Erste-Hilfe-Koffer
- FeuerlöscherAnz. 2
Tipps
- Plane die Technik mindestens 7 Tage vorher vollständig durch. Teste Laptop, Projektor, Leinwand, Bildschirme, Funkmikrofone, Lautsprecher und HDMI-Kabel gemeinsam – nicht nur jedes Gerät einzeln.
- Schließe die Anmeldung 3 bis 5 Tage vor dem Wahlabend ab. Bestätige die Teilnehmenden, erfasse Ernährungswünsche und drucke Gästeliste, Namensschilder und Presseliste am Vortag.
- Prüfe Quellen und Ergebnisdarstellungen vor dem Einlass. Präsentationen, Grafiken und USB-Sticks sollten zusätzlich auf einem zweiten Laptop oder Datenträger vorliegen.
- Kühle Getränke mindestens 4 Stunden vor Beginn. Stelle Gläser, Kaffeetassen, Teller und Besteck an Buffet und Registrierung bereit; Kühlboxen helfen, wenn kein Kühlschrank in der Nähe ist.
- Plane den Aufbau mit mindestens 2 Stunden Puffer. Hole den Schlüssel rechtzeitig ab, lüfte den Raum, stelle Tische und Stühle auf und markiere Laufwege, Registrierung, Buffet und Pressebereich.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Wahlabend planen?
- Beginne idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher mit Location, Datum und Programm. Technik, Einladungen und Catering sollten spätestens 2 Wochen vor dem Termin feststehen.
- Wann sollten Einladungen für einen Wahlabend verschickt werden?
- Verschicke die Einladungen etwa 3 Wochen vorher. Bitte um Rückmeldung bis 3 bis 5 Tage vor dem Termin, damit Catering, Sitzplätze und Namensschilder angepasst werden können.
- Wie viel Technik braucht man für einen Wahlabend?
- Plane mindestens einen Laptop für Präsentationen, einen Projektor oder Bildschirm, passende HDMI-Kabel und ein vollständiges Tonsystem mit Mikrofon und Lautsprechern ein. Halte zusätzlich einen zweiten Laptop, USB-Stick und Powerbanks als Reserve bereit.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau für einen Wahlabend?
- Rechne mit mindestens 2 Stunden für Raum, Registrierung, Sitzordnung, Technik, Buffet und Beschilderung. Für einen ersten Techniktest solltest du weitere 30 Minuten vor dem Einlass einplanen.
Ähnliche Pläne
Starte diesen Plan in Lizzt
Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.
Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisierenKostenlos organisieren und deine Kontakte einladen!