Checklist voor een verkiezingsuitslagenavond organiseren

Een verkiezingsuitslagenavond vraagt om meer dan een zaal, scherm en hapjes. Je moet uitslagenbronnen, presentaties, persinformatie en techniek tegelijk laten werken, terwijl gasten binnenkomen en de catering doorgaat. Begin daarom met de locatie, datum en het programma en werk daarna naar uitnodigingen, aanmeldingen en productie toe. Deze checklist bevat 68 taken en 76 spullen, van draadloze microfoons en projectie tot naamkaartjes, buffettafels en gekoelde dranken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie reserveren
Datum en programma vastleggen
2 personen
Techniek reserveren
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Aanmeldingen bevestigen
Gastenlijst afdrukken
Perslijst controleren
Uitslagenbronnen controleren
2 personen
Presentaties en graphics klaarzetten
2 personen
Plattegrond en looproutes maken
Cateringbestelling plaatsen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Materialen verzamelen
2 personen
Naamkaartjes maken
2 personen
Persmappen samenstellen
2 personen
Locatiesleutels ophalen
Ruimte ventileren
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Registratiebalie inrichten
2 personen
Cateringbuffet opbouwen
3 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Techniek opbouwen
3 personen
Schermen aansluiten
2 personen
Microfoons testen
2 personen
Internetverbinding testen
2 personen
Uitslagenpagina openen
Bewegwijzering ophangen
2 personen
Versiering ophangen
2 personen
Veiligheidsroutes vrijmaken
2 personen

Event

Ontvangstbalie bemannen
2 personen
Gasten registreren
2 personen
Pers ontvangen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Programma presenteren
Live-uitzending starten
2 personen
Eerste uitslagen tonen
2 personen
Tussentijdse uitslagen bijwerken
2 personen
Analyses en duiding verzorgen
2 personen
Sprekers begeleiden
Vragen uit de zaal verzamelen
Fotomomenten begeleiden
Afvalbakken legen
2 personen
Glazen en servies verzamelen
2 personen
Laatste uitslagen presenteren
2 personen
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Techniek uitschakelen
2 personen
Techniek demonteren
3 personen
Catering opruimen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Afval sorteren en afvoeren
2 personen
Ruimte schoonmaken
3 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Locatie afsluiten
2 personen
Materialen terugbrengen
2 personen
Huurmateriaal retourneren
2 personen
Foto- en videomateriaal archiveren
Uitslagenbestanden archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 70
Registratietafel
Buffettafelsaantal 3
Statafelsaantal 6
Kapstokkenaantal 2
Afzetpalenaantal 8

Apparatuur

Laptopsaantal 3
Beeldschermenaantal 3
Projector
Projectiescherm
Draadloze microfoonsaantal 3
Audiomixer
Luidsprekersaantal 2
Webcam
HDMI-kabelsaantal 5
Verlengsnoerenaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Powerbanksaantal 4
Wifirouter
USB-sticksaantal 4

Verlichting

LED-lampenaantal 6
Tafellampenaantal 4

Servies

Drinkglazenaantal 80
Koffiekopjesaantal 50
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Koffiekannenaantal 4
Theepottenaantal 2

Keuken

Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Serveerplateausaantal 8
Opscheptangenaantal 8
Snijplankenaantal 3
Koks- en broodmessenaantal 4
Koelelementenaantal 16
Blikopenersaantal 2

Catering

Waterkannenaantal 6
Drankdispensersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koekblikkenaantal 4
Boodschappen

Decoratie

Gemeentevlaggenaantal 2
Nederlandse vlaggenaantal 2
Tafelkledenaantal 8
Naamkaarthoudersaantal 70
Fotowand
Pijlbordenaantal 8
Programmastandaardsaantal 4

Kantoor

Registratieformulierenaantal 100
Naamkaartjesaantal 80
Pennenaantal 30
Klembordenaantal 10
Notitieblokkenaantal 20
A4-papieraantal 2
Printers
Printertonersaantal 2
Presentatiemappenaantal 40
Papiertapeaantal 4
Schaarsetsaantal 3
Plakbandrollenaantal 6
Whiteboardsaantal 2
Whiteboardmarkersaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Schoonmaakemmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Toiletborstelsaantal 2
Handzeepdispensersaantal 4
Handdoekdispensersaantal 4

Veiligheid

Zaklampenaantal 4
Veiligheidshesjesaantal 6
EHBO-koffers
Brandblussersaantal 2

Tips

Plan een technische test ruim vóór de avond. Controleer laptops, beeldschermen, projector, HDMI-kabels, audiomixer, luidsprekers en draadloze microfoons samen; een losse verlengkabel of ontbrekende stekkerdoos wordt vaak pas bij de opbouw ontdekt.
Maak uiterlijk enkele dagen vooraf één definitieve lijst van gasten, pers en dieetwensen. Druk de gastenlijst pas na de laatste bevestigingen af en leg naamkaartjes en persmappen bij de registratietafel klaar.
Controleer de uitslagenbronnen en zet presentaties en graphics op minstens twee USB-sticks. Gebruik daarnaast een laptop met lokale bestanden, zodat de avond niet volledig afhankelijk is van wifi of één online verbinding.
Richt de ruimte eerst functioneel in: registratietafel bij de ingang, buffettafels uit de looproute en afzetpalen waar publiek of pers niet mag komen. Test daarna de zichtlijnen vanaf alle stoelen en statafels naar het projectiescherm.
Regel de catering niet alleen op aantallen, maar ook op timing. Koel de dranken vooraf, bereid hapjes op tijd en zet koffie, thee, glazen, kopjes, borden en bestek klaar voordat de eerste gasten arriveren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een verkiezingsuitslagenavond organiseren?: Reserveer de locatie en leg datum en programma bij voorkeur minimaal 6 tot 8 weken vooraf vast. Plan de techniek en uitnodigingen daarna, zodat je uiterlijk 1 week voor de avond de aanmeldingen, perslijst en dieetwensen kunt controleren.
Welke techniek heb ik nodig voor een verkiezingsuitslagenavond?: Reken minimaal op een laptop, beeldscherm of projector met projectiescherm, HDMI-kabels, verlengsnoeren en stekkerdozen. Voor presentaties en verslaggeving heb je daarnaast draadloze microfoons, een audiomixer, luidsprekers, een webcam en een betrouwbare wifirouter nodig.
Hoe voorkom ik problemen met uitslagen tijdens de avond?: Controleer de uitslagenbronnen vooraf en bewaar presentaties en graphics op minstens 2 USB-sticks naast de laptop. Test alle bestanden en verbindingen uiterlijk 1 dag vooraf en voer op locatie nog een volledige technische controle uit.
Wanneer zet ik de zaal klaar voor een verkiezingsuitslagenavond?: Begin minimaal 3 uur voor de ontvangst met tafels, stoelen, registratie, techniek en looproutes. Ventileer de ruimte daarna, zet dranken en catering klaar en houd minstens 30 minuten over voor een laatste microfoon- en beeldtest.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.