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Vorlesefest organisieren: die komplette Checkliste

Ein Vorlesefest braucht mehr Vorbereitung als nur eine Auswahl schöner Bücher. Lege zuerst die Altersgruppen fest, bestätige Vorlesende und Anmeldungen und plane danach Programm und Räume. Kurz vor dem Termin kommen Namensschilder, Sitzplätze, Bastelmaterial, Snacks und kalte Getränke dazu. Diese Checkliste führt dich von der Einladung bis zur Eröffnungsgeschichte durch die wichtigsten Schritte, damit am Veranstaltungstag niemand nach Büchern, Verlängerungskabeln oder dem Anmeldetisch suchen muss.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Altersgruppen festlegen

    2 Personen

  • Vorlesebücher auswählen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Anwesenheit bestätigen

  • Vorlesende bestätigen

  • Programm erstellen

    2 Personen

  • Programme ausdrucken

  • Namensschilder erstellen

    2 Personen

  • Bücher abholen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Bastelmaterial bereitlegen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Getränke kalt stellen

  • Vorleseecken einrichten

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Dekoration aufhängen

    2 Personen

  • Buffet-Tische vorbereiten

    3 Personen

  • Anmeldetisch einrichten

    2 Personen

  • Tonanlage testen

  • Toiletten kontrollieren

Event

  • Besucher empfangen

    4 Personen

  • Kinder registrieren

    2 Personen

  • Eröffnungsgeschichte vorlesen

    2 Personen

  • Leserunden begleiten

    6 Personen

  • Getränke und Snacks servieren

    4 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Bastelaktivität betreuen

    5 Personen

  • Abendessen servieren

    5 Personen

  • Tische abräumen

    3 Personen

  • Abendgeschichte vorlesen

    2 Personen

  • Kinder sicher verabschieden

    3 Personen

Nachbereitung

  • Bücher und Materialien zusammenstellen

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Möbel wieder aufstellen

    4 Personen

  • Bücher zurückgeben

    2 Personen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StühleAnz. 50
  • TischeAnz. 6
  • KindertischeAnz. 3
  • SitzsäckeAnz. 30
  • TeppicheAnz. 3
  • KleiderständerAnz. 2

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 60
  • TellerAnz. 60
  • BestecksetsAnz. 60
  • SchalenAnz. 10
  • KaraffenAnz. 5
  • ServierschalenAnz. 8
  • ServierzangenAnz. 6

Dekoration

  • WimpelkettenAnz. 4
  • TischdeckenAnz. 6
  • PapiergirlandenAnz. 6
  • LesezeichenAnz. 60
  • NamensschilderAnz. 60

Bildung

  • BilderbücherAnz. 15
  • VorlesebücherAnz. 20
  • MalvorlagenAnz. 60
  • BuntstifteAnz. 60
  • Abwaschbare MarkerAnz. 40
  • ZeichenpapierAnz. 150
  • Kinder-LesezeichenAnz. 60

Ausstattung

  • Tragbarer Lautsprecher
  • VerlängerungskabelAnz. 3
  • VerlängerungskabelAnz. 3
  • BuchständerAnz. 6

Küche

  • KühlboxenAnz. 3
  • ThermoskannenAnz. 3
  • SchneidebretterAnz. 3
  • KüchenmesserAnz. 4
  • MessbecherAnz. 2

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 4
  • EimerAnz. 2
  • WischmopsAnz. 2
  • BesenAnz. 2
  • Handfeger und KehrblechAnz. 2

Beleuchtung

  • LED-LampenAnz. 4

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege die Altersgruppen früh fest und wähle die Vorlesebücher danach aus. Plane pro Vorleseecke mindestens ein Buch mehr ein, als tatsächlich vorgelesen wird, falls eine Gruppe schneller fertig ist.
  • Verschicke die Einladungen rechtzeitig und bearbeite Anmeldungen laufend. Erfasse Ernährungswünsche spätestens 7 Tage vorher, damit Snacks und Getränke passend vorbereitet werden können.
  • Erstelle das Programm nicht erst am Veranstaltungstag. Drucke die Programme und Namensschilder mindestens 2 Tage vorher aus und bestätige die Vorlesenden spätestens 1 Woche vor dem Fest.
  • Richte mehrere Vorleseecken mit Teppichen, Sitzsäcken, Stühlen oder Kindertischen ein. Stelle Buchständer, Bilderbücher und Vorlesebücher bereits vor dem Einlass bereit, statt sie während der Registrierung zu verteilen.
  • Teste den tragbaren Lautsprecher und das Verlängerungskabel am Vortag. Kontrolliere außerdem Toiletten, Anmeldetisch, Buffet-Tische und gekühlte Getränke mindestens 60 Minuten vor Beginn.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Vorlesefest planen?
Beginne idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher mit Altersgruppen, Büchern, Einladungen und Vorlesenden. Die endgültigen Anmeldungen und Ernährungswünsche sollten spätestens 7 Tage vor dem Termin vorliegen.
Wie viele Vorlesebücher braucht man für ein Vorlesefest?
Plane pro Vorleseecke mindestens 2 bis 3 passende Bücher ein, auch wenn nur eines vollständig gelesen wird. So kannst du die Auswahl an Alter, Dauer und Gruppengröße anpassen.
Wann müssen Snacks und Getränke vorbereitet werden?
Bereite Snacks am Veranstaltungstag 1 bis 2 Stunden vorher vor und stelle Getränke mindestens 30 Minuten vorher kalt. Bei verderblichen Lebensmitteln solltest du die Kühlkette bis zum Buffet einhalten.
Was muss am Tag des Vorlesefests zuerst erledigt werden?
Richte zuerst Vorleseecken, Tische und Stühle ein und teste anschließend die Tonanlage. Plane dafür mindestens 90 Minuten vor dem Einlass ein; danach bleiben Anmeldetisch, Buffet und Empfang.

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