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Eine Vorleseaufführung Schritt für Schritt organisieren

Bei einer Vorleseaufführung entscheidet nicht nur die Auswahl der Bücher über den Ablauf. Lege zuerst Datum, Ort, Vorleser und Programm fest, bevor du Einladungen verschickst. Danach folgen Anmeldungen, Sitzordnung und die Prüfung von Büchern, Technik und Verpflegung. Am Veranstaltungstag brauchst du vor allem genug Zeit für Raumaufbau, Beleuchtung und einen vollständigen Mikrofontest.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • 1

    Datum und Ort bestätigen

  • 2

    Vorleser festlegen

  • 3

    Vorlesebücher auswählen

    2 Personen

  • 4

    Programm zusammenstellen

    2 Personen

  • 5

    Einladungen verschicken

  • 6

    Anmeldungen bearbeiten

  • 7

    Ernährungswünsche erfassen

  • 8

    Ortstermin durchführen

    2 Personen

  • 9

    Sitzplätze einteilen

    2 Personen

  • 10

    Reservierungen vornehmen

  • 11

    Bücher und Materialien kontrollieren

    2 Personen

  • 12

    Vorleseskript vorbereiten

  • 13

    Technik testen

    2 Personen

  • 14

    Einkaufsliste prüfen

  • 15

    Einkaufen gehen

    2 Personen

  • 16

    Bücher abholen

  • 17

    Getränke kühlen

  • 18

    Snacks vorbereiten

    2 Personen

  • 19

    Raum lüften

  • 20

    Tische aufstellen

    2 Personen

  • 21

    Stühle aufstellen

    3 Personen

  • 22

    Vorlesebereich einrichten

    2 Personen

  • 23

    Dekoration aufhängen

    2 Personen

  • 24

    Beleuchtung anbringen

    2 Personen

  • 25

    Ton und Mikrofon testen

    2 Personen

  • 26

    Catering bereitstellen

    2 Personen

  • 27

    Anmeldetisch einrichten

Event

  • 28

    Vorleser empfangen

  • 29

    Besucher begrüßen

    2 Personen

  • 30

    Programm ankündigen

  • 31

    Vorlesegeschichte präsentieren

  • 32

    Interaktiven Moment begleiten

    2 Personen

  • 33

    Getränke und Snacks servieren

    3 Personen

  • 34

    Getränke nachfüllen

  • 35

    Besucher verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • 36

    Bücher und Materialien zusammenstellen

    2 Personen

  • 37

    Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • 38

    Abfall trennen

    2 Personen

  • 39

    Raum reinigen

    3 Personen

  • 40

    Möbel wieder aufstellen

    3 Personen

  • 41

    Ausrüstung verstauen

    2 Personen

  • 42

    Geliehene Sachen zurückgeben

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StühleAnz. 55
  • TischeAnz. 6
  • Vorlesestuhl
  • BeistelltischeAnz. 2
  • KleiderständerAnz. 2
  • TischdeckenAnz. 6

Ausstattung

  • Tragbarer Lautsprecher
  • Kabelloses Mikrofon
  • Mikrofonständer
  • VerlängerungskabelAnz. 3
  • VerlängerungskabelAnz. 3
  • ErsatzbatterienAnz. 8

Geschirr

  • TassenAnz. 60
  • TrinkgläserAnz. 60
  • DesserttellerAnz. 60
  • TeelöffelAnz. 60
  • ServierplattenAnz. 6

Dekoration

  • Buchthemen-PosterAnz. 6
  • PapiergirlandenAnz. 4
  • TischdekorationenAnz. 6
  • NamensschilderAnz. 60
  • BuntstifteAnz. 4

Beleuchtung

  • StehlampenAnz. 2
  • StimmungsbeleuchtungAnz. 2

Küche

  • Kaffeemaschine
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 4
  • KühlboxenAnz. 2
  • SchneidebretterAnz. 2
  • BrotmesserAnz. 2

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 3
  • PutzeimerAnz. 2
  • BodenabzieherAnz. 2
  • HandfegerAnz. 2

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Stelle das Programm spätestens zwei Wochen vor dem Termin zusammen. Plane pro Vorlesetext etwa 10 bis 15 Minuten ein und ergänze kurze Übergänge, damit der Ablauf nicht unnötig gedehnt wird.
  • Führe den Ortstermin mindestens 7 Tage vorher durch. Prüfe dabei, ob Vorlesestuhl, Mikrofonständer und Lautsprecher so stehen können, dass alle Zuhörer freie Sicht haben.
  • Teste Lautsprecher und kabelloses Mikrofon nicht erst beim Einlass, sondern 60 Minuten vor Beginn. Lege Ersatzbatterien und ein Verlängerungskabel direkt am Technikplatz bereit.
  • Teile die Sitzplätze nach den Anmeldungen ein und halte einige Plätze für Nachzügler frei. Namensschilder und eine klare Anordnung der Stühle verkürzen die Orientierung beim Einlass.
  • Kühle Getränke und bereite Snacks vor, bevor die ersten Gäste eintreffen. Rechne bei einer Veranstaltung von zwei Stunden mit mindestens einer Tasse oder einem Glas pro Person plus etwa 10 Prozent Reserve.

Häufige Fragen

Wie viel Zeit braucht man, um eine Vorleseaufführung zu organisieren?
Plane mindestens drei Wochen Vorlauf ein. In der ersten Woche klärst du Datum, Ort, Vorleser und Bücher; spätestens sieben Tage vor der Aufführung sollten Anmeldungen, Sitzplätze und Technik geprüft sein.
Wie viele Bücher braucht man für eine Vorleseaufführung?
Wähle normalerweise drei bis fünf Vorlesetexte für ein Programm von etwa 60 bis 90 Minuten. Halte zusätzlich einen kurzen Ersatztext bereit, falls ein Beitrag ausfällt oder deutlich schneller gelesen wird.
Wann sollte man Mikrofon und Lautsprecher testen?
Führe einen ersten Techniktest spätestens am Vortag durch und wiederhole ihn 60 Minuten vor Beginn im eingerichteten Raum. So bemerkst du fehlende Kabel, leere Batterien oder Rückkopplungen rechtzeitig.
Wie viele Sitzplätze sollte man für die Vorleseaufführung einplanen?
Richte die Sitzordnung nach den bestätigten Anmeldungen ein und stelle etwa 10 Prozent zusätzliche Stühle auf. Bei 30 Anmeldungen sind das 33 Plätze; einige freie Plätze am Rand erleichtern Nachzüglern den Einlass.

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