Vier Abende lang organisieren: der praktische Ablauf

Bei „Vier Abende lang“ entscheidet die Vorbereitung über einen ruhigen Ablauf vor Ort. Beginne mit Startort, Routen und Genehmigungen, bevor du Einladungen verschickst oder Material bestellst. Danach folgen Anmeldungen, medizinische Angaben, Ernährungswünsche und die Einteilung der Helfer. In der letzten Woche geht es vor allem um Kontrolle, Sortierung und frische Einkäufe. Plane die vier Abende als wiederholbaren Ablauf, damit Registrierung, Strecke, Verpflegung und Abschluss jedes Mal gleich funktionieren.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Startort reservieren
2
Routen ausarbeiten
2 Personen
3
Routen-Genehmigung beantragen
4
Verkehrspunkte erfassen
2 Personen
5
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
6
Einladungen verschicken
2 Personen
7
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
8
Ernährungswünsche erfassen
9
Medaillenbestellung aufgeben
10
Startnummern herstellen
2 Personen
11
Freiwilligenplan erstellen
2 Personen
12
Routenpläne drucken
2 Personen
13
Wegweiser vorbereiten
2 Personen
14
Medizinische Daten erfassen
15
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
16
Vorrat an haltbaren Produkten kaufen
2 Personen
17
Medaillenbeutel füllen
3 Personen
18
Startnummern sortieren
2 Personen
19
Frische Einkäufe besorgen
2 Personen
20
Route im Voraus prüfen
2 Personen
21
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
3 Personen
22
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
23
Registriertische aufbauen
2 Personen
24
Getränke kalt stellen
2 Personen
25
Ausgabestelle für Speisen einrichten
2 Personen
26
Wegweiser aufstellen
4 Personen
27
Verkehrsposten besetzen
8 Personen
28
Erste-Hilfe-Materialien bereitlegen
2 Personen
29
Freiwillige einweisen
2 Personen
30
Zweite Route erneut kontrollieren
2 Personen
31
Dritte Route kontrollieren
2 Personen
32
Vierte Route kontrollieren
2 Personen
33
Zielort festlich gestalten
4 Personen
34
Ausgabestelle für Medaillen einrichten
2 Personen

Event

35
Teilnehmer anmelden
5 Personen
36
Startnummern ausgeben
3 Personen
37
Startbereich betreuen
4 Personen
38
Wanderer starten lassen
3 Personen
39
Wasser und Obst ausgeben
4 Personen
40
Getränke nachfüllen
2 Personen
41
Eintreffende Wanderer registrieren
3 Personen
42
Den ersten Abend abschließen
2 Personen
43
Zweite Abendanmeldung
4 Personen
44
Den zweiten Abend starten lassen
6 Personen
45
Zweiten Abend die Versorgungsstation besetzen
4 Personen
46
Ankunft am zweiten Abend registrieren
3 Personen
47
Für den dritten Abend anmelden
4 Personen
48
Den dritten Abend starten lassen
6 Personen
49
Am dritten Abend Obst verteilen
4 Personen
50
Ankunft am dritten Abend registrieren
3 Personen
51
Anmeldung für den vierten Abend
4 Personen
52
Den vierten Abend starten lassen
6 Personen
53
Zum Ziel begleiten
6 Personen
54
Medaillen und Blumen ausgeben
5 Personen
55
Zielgetränke servieren
3 Personen
56
Letzte Teilnehmende abmelden
2 Personen

Nachbereitung

57
Wegweiser sammeln
4 Personen
58
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
59
Abfall sammeln
4 Personen
60
Geschirr und Materialien reinigen
3 Personen
61
Location reinigen
4 Personen
62
Übrig gebliebenes Essen kühlen
2 Personen
63
Materialien zurückbringen
3 Personen
64
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
65
Abfall zum Sammelpunkt bringen
2 Personen
66
Unbenutzte Einkäufe verstauen
2 Personen
67
Anmeldeformulare archivieren
68
Fundgegenstände registrieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
TischeAnz. 8
StühleAnz. 24
StehtischeAnz. 4
TischdeckenAnz. 10
KlappkistenAnz. 12

Ausstattung

KühlboxenAnz. 6
WasserkocherAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
FunkgeräteAnz. 10
MegafoneAnz. 2
LadestationenAnz. 2

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 8
LichterkettenAnz. 4
BatterienAnz. 24

Sportmaterial

WegweiserAnz. 80
PfeileAnz. 60
AbsperrbandAnz. 8
VerkehrskegelAnz. 30
WarnwestenAnz. 20
StartnummernAnz. 250
MedaillenbänderAnz. 250
SchrittzählerAnz. 4

Dekoration

BallonsAnz. 150
BallonbandAnz. 2
WimpelkettenAnz. 8
Zielbanner
WegweiserAnz. 12
BlumensträußeAnz. 250

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 300
TassenAnz. 40
TellerAnz. 100
BestecksetsAnz. 100
AusgießkannenAnz. 12
ServierlöffelAnz. 8
TablettsAnz. 8

Küche

SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 4
KüchenzangenAnz. 6
MessbecherAnz. 2
LebensmittelboxenAnz. 12
KühlelementeAnz. 20
AluminiumfolieAnz. 3
FrischhaltefolieAnz. 3
EtikettenAnz. 2

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 3
EinweghandschuheAnz. 4
TaschenlampenAnz. 8
NotfalldeckenAnz. 10
HanddesinfektionsmittelAnz. 8

Registrierung

KlemmbretterAnz. 10
KugelschreiberAnz. 30
StifteAnz. 12
NamensaufkleberAnz. 300
RegistrierungsboxenAnz. 8
KassierboxenAnz. 2

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
BesensetsAnz. 3
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 4
PutzlappenAnz. 20
ToilettenbürstenAnz. 2

Catering

Einkäufe

Tipps

Kläre Startort und Route zuerst: Eine Route mit Verkehrspunkten braucht eine Genehmigung, und die Vorprüfung sollte spätestens 7 Tage vor dem ersten Abend erfolgen.
Verschicke die Einladungen erst mit einer klaren Anmeldefrist. Schließe die Liste mindestens 5 Tage vorher, damit Startnummern, Medaillen und Helferplan in festen Mengen vorbereitet werden können.
Sammle medizinische Angaben und Ernährungswünsche getrennt von der normalen Anmeldung. Gib dem Team eine kurze Übersicht pro Abend, statt diese Informationen erst bei der Registrierung zu suchen.
Bereite Startnummern, Routenpläne, Pfeile und Medaillensäckchen nach Abend und Aufgabe sortiert vor. So musst du am Veranstaltungstag nicht 68 einzelne Arbeitsschritte neu koordinieren.
Bringe Tische, Stühle, Kühlboxen, Funkgeräte, Beleuchtung und Verpflegung vor dem Aufbau an den Startort. Stelle Getränke rechtzeitig kalt und richte Registrierung sowie Essensausgabe vor dem Eintreffen der ersten Teilnehmenden ein.

Häufige Fragen

Wie früh muss man eine Route für vier Abende planen?: Beginne mindestens 4 Wochen vorher mit der Routenplanung. Die Route sollte spätestens 7 Tage vor dem ersten Abend vollständig kontrolliert und die nötige Genehmigung beantragt sein.
Wann sollte man die Anmeldung für vier Abende schließen?: Schließe die Anmeldung etwa 5 Tage vor dem jeweiligen Start oder – bei identischen Abläufen – 5 Tage vor dem ersten Abend. Dann bleiben noch einige Tage für Startnummern, Medaillen, Ernährungswünsche und den Helferplan.
Wie viele Helfer braucht man für vier Abende?: Plane mindestens eine Person für die Registrierung, eine für die Verpflegung und je einen Helfer an jedem wichtigen Verkehrspunkt ein. Für vier Abende brauchst du außerdem einen Ersatzplan, damit Ausfälle nicht den Ablauf unterbrechen.
Wann muss das Material am Startort sein?: Bringe das Material mindestens 2 Stunden vor Beginn an den Startort. Tische, Registrierung, Beleuchtung, gekühlte Getränke, Essensausgabe und Streckenbeschilderung sollten vor dem Eintreffen der Teilnehmenden geprüft sein.

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