Cómo organizar una Avondvierdaagse sin perder el control

Una Avondvierdaagse necesita bastante más que cuatro rutas y un punto de salida. Empieza por asegurar la ubicación, diseñar los recorridos y tramitar los permisos; después organiza las inscripciones, los voluntarios y la señalización. En los últimos días tendrás que comprobar cada ruta, preparar dorsales y medallas, y dejar listas las mesas, bebidas y comida. Este orden evita que los problemas de tráfico, los datos médicos o los materiales lleguen tarde.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Reservar la ubicación de salida
2
Diseñar las rutas
2 personas
3
Solicitar el permiso de ruta
4
Recopilar puntos de tráfico
2 personas
5
Reclutar voluntarios
2 personas
6
Enviar invitaciones
2 personas
7
Gestionar inscripciones
2 personas
8
Recoger preferencias dietéticas
9
Realizar el pedido de medallas
10
Crear dorsales
2 personas
11
Crear el horario de voluntarios
2 personas
12
Imprimir mapas de ruta
2 personas
13
Preparar los carteles de ruta
2 personas
14
Recopilar datos médicos
15
Comprobar la lista de la compra
2 personas
16
Comprar provisiones de productos no perecederos
2 personas
17
Rellenar las bolsas de medallas
3 personas
18
Ordenar los dorsales
2 personas
19
Comprar alimentos frescos
2 personas
20
Comprobar la ruta con antelación
2 personas
21
Llevar materiales al lugar
3 personas
22
Colocar mesas y sillas
4 personas
23
Montar las mesas de registro
2 personas
24
Enfriar las bebidas
2 personas
25
Montar el punto de entrega de comida
2 personas
26
Colocar señales de ruta
4 personas
27
Cubrir puestos de tráfico
8 personas
28
Preparar los materiales de primeros auxilios
2 personas
29
Instruir a los voluntarios
2 personas
30
Volver a comprobar la segunda ruta
2 personas
31
Comprobar la tercera ruta
2 personas
32
Revisar la cuarta ruta
2 personas
33
Preparar festivamente la zona de meta
4 personas
34
Preparar el punto de entrega de medallas
2 personas

Evento

35
Inscribir participantes
5 personas
36
Repartir dorsales
3 personas
37
Guiar la zona de salida
4 personas
38
Dar la salida a los caminantes
3 personas
39
Repartir agua y fruta
4 personas
40
Rellenar las bebidas
2 personas
41
Registrar a los senderistas que lleguen
3 personas
42
Cerrar la primera noche
2 personas
43
Inscribirse en la segunda noche
4 personas
44
Hacer empezar la segunda noche
6 personas
45
Cubrir el segundo puesto de asistencia nocturno
4 personas
46
Registrar la llegada de la segunda noche
3 personas
47
Inscripción para la tercera noche
4 personas
48
Dar inicio a la tercera noche
6 personas
49
Repartir fruta la tercera noche
4 personas
50
Registrar la llegada de la tercera noche
3 personas
51
Registro para la cuarta noche
4 personas
52
Hacer empezar la cuarta noche
6 personas
53
Guiar la meta
6 personas
54
Entregar la medalla y la flor
5 personas
55
Servir bebidas en la meta
3 personas
56
Dar de baja a los últimos participantes
2 personas

Seguimiento

57
Recoger los carteles de ruta
4 personas
58
Desmontar mesas y sillas
4 personas
59
Recoger la basura
4 personas
60
Limpiar la vajilla y los materiales
3 personas
61
Limpiar el lugar
4 personas
62
Refrigerar la comida sobrante
2 personas
63
Devolver los materiales
3 personas
64
Devolver los objetos prestados
2 personas
65
Llevar la basura al punto de recogida
2 personas
66
Guardar los víveres no utilizados
2 personas
67
Archivar los formularios de inscripción
68
Registrar objetos perdidos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesascant. 8
Sillascant. 24
Mesas altascant. 4
Manteles individualescant. 10
Cajas plegablescant. 12

Equipo

Neveras portátilescant. 6
Teterascant. 2
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4
Walkie-talkiescant. 10
Megáfonoscant. 2
Estaciones de cargacant. 2

Iluminación

Lámparas LEDcant. 8
Guirnaldas de lucescant. 4
Bateríascant. 24

Material deportivo

Carteles de rutacant. 80
Flechascant. 60
Cinta de balizamientocant. 8
Conos de tráficocant. 30
Chalecos reflectantescant. 20
Dorsalescant. 250
Cintas de medallacant. 250
Podómetroscant. 4

Decoración

Globoscant. 150
Cinta para globoscant. 2
Guirnaldascant. 8
Lona de meta
Carteles de flechascant. 12
Ramos de florescant. 250

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 300
Tazascant. 40
Platoscant. 100
Cubiertoscant. 100
Jarras de servircant. 12
Cucharonescant. 8
Bandejascant. 8

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 4
Pinzas de cocinacant. 6
Jarras medidorascant. 2
Bandejas de comidacant. 12
Acumuladores de fríocant. 20
Papel de aluminiocant. 3
Film transparentecant. 3
Etiquetascant. 2

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 3
Guantes desechablescant. 4
Linternascant. 8
Mantas de emergenciacant. 10
Desinfectante de manoscant. 8

Registro

Portapapelescant. 10
Bolígrafoscant. 30
Rotuladorescant. 12
Pegatinas con nombrecant. 300
Cajas de registrocant. 8
Cajas de cajacant. 2

Limpieza

Papeleracant. 12
Sets de escobacant. 3
Fregonascant. 3
Cuboscant. 4
Paños de limpiezacant. 20
Escobillas de bañocant. 2

Catering

Compras

Consejos

Reserva el punto de salida antes de cerrar las rutas. Tramita el permiso de recorrido con varias semanas de margen y reúne en un solo documento los cruces, puntos de tráfico y zonas que necesitan voluntarios.
Haz una inspección completa de cada ruta con antelación, no solo una revisión sobre el mapa. Comprueba dónde colocar flechas, carteles, cinta de balizamiento, conos y chalecos reflectantes.
Cierra las inscripciones y las preferencias dietéticas antes de pedir la comida. Usa esos datos para calcular las raciones y separa los alimentos no perecederos de los productos frescos, que conviene comprar al final.
Prepara por separado los dorsales y las bolsas de medallas, y ordénalos antes del primer día. Lleva mapas impresos aunque tengas comunicación por walkie-talkies: la batería o la cobertura pueden fallar.
Crea el horario de voluntarios con turnos y funciones concretas. El día del evento monta primero el registro, después la señalización y finalmente el punto de comida; enfría las bebidas y prueba la iluminación antes de que anochezca.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una Avondvierdaagse?: Empieza al menos 8 semanas antes para reservar la salida, diseñar las rutas, solicitar permisos y reclutar voluntarios. Deja la última semana para revisar recorridos, preparar dorsales, confirmar compras y repartir turnos.
¿Cuándo hay que solicitar el permiso de las rutas?: Solicítalo en cuanto tengas un trazado provisional, idealmente entre 6 y 8 semanas antes. Las autoridades pueden pedir información sobre cruces, tráfico y medidas de seguridad, así que no esperes a tener las rutas perfectas.
¿Cómo se calcula la comida y la bebida para una Avondvierdaagse?: Calcula las raciones a partir del número de inscripciones confirmadas y de las preferencias dietéticas recogidas. Compra los productos no perecederos con antelación y los alimentos frescos durante los 1 o 2 días previos para evitar sobrantes o falta de producto.
¿Qué se prepara el día anterior a la Avondvierdaagse?: Deja listos los dorsales, las bolsas de medallas, los mapas, los carteles y el horario de voluntarios. También conviene comprobar la ruta, cargar las estaciones de comunicación y reunir todo el material para transportarlo al punto de salida sin hacer viajes de última hora.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.