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Ultratrail organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Ultratrail braucht deutlich mehr Vorbereitung als ein normaler Lauf: Strecke, Genehmigungen, Sicherheitskonzept, Verpflegungsstellen und Helfer müssen zusammenpassen. Plane zuerst Route, Start und Ziel und arbeite dich dann bis zu Startnummern, Streckenmarkierung und Materialtransport vor. Besonders häufig werden Funkgeräte, Stromversorgung, Erste-Hilfe-Besetzung und die genaue Einteilung der Freiwilligen zu spät geklärt. Diese Checkliste bündelt 62 Aufgaben und 59 benötigte Dinge in einer sinnvollen Reihenfolge.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Strecke festlegen

    3 Personen

  • Start- und Zielort reservieren

  • Genehmigungen beantragen

  • Versicherung prüfen

  • Route auf Sicherheit prüfen

    4 Personen

  • Wasserstationen festlegen

    3 Personen

  • Freiwillige rekrutieren

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldeformular öffnen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Freiwillige einteilen

    2 Personen

  • Ersthelfer-Besetzung festlegen

  • Kommunikationsplan erstellen

    2 Personen

  • Streckenkarte veröffentlichen

  • Wettervorhersage prüfen

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Startnummern drucken

    2 Personen

  • Teilnehmerliste ausdrucken

  • Wegweiser vorbereiten

    3 Personen

  • Pakete zusammenstellen

    4 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Kühlboxen füllen

    2 Personen

  • Material zum Veranstaltungsort bringen

    4 Personen

Event

  • Startbereich absperren

    4 Personen

  • Zielbogen aufstellen

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Anmeldebereich einrichten

    3 Personen

  • Beschilderung anbringen

    6 Personen

  • Wasserstationen aufbauen

    8 Personen

  • Erste-Hilfe-Station einrichten

    2 Personen

  • Ton und Mikrofon testen

    2 Personen

  • Startnummern bereitlegen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee zubereiten

    2 Personen

  • Teilnehmende empfangen

    4 Personen

  • Startnummern ausgeben

    4 Personen

  • Gepäck annehmen

    3 Personen

  • Streckenbriefing geben

    2 Personen

  • Startschuss geben

    2 Personen

  • Durchgänge registrieren

    4 Personen

  • Wasserstationen besetzen

    16 Personen

  • Getränke nachfüllen

    6 Personen

  • Essen an den Wasserstationen ausgeben

    8 Personen

  • Routenposten kontrollieren

    4 Personen

  • Finisher empfangen

    4 Personen

  • Medaillen und Finisher-Pakete ausgeben

    3 Personen

  • Finishermahlzeit servieren

    6 Personen

  • Kleidung und Gepäck ausgeben

    3 Personen

  • Teilnehmer über die Schließung informieren

    2 Personen

  • Letzten Teilnehmer abmelden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Wegweiser entfernen

    6 Personen

  • Wasserstationen abbauen

    8 Personen

  • Start- und Zielbereich aufräumen

    6 Personen

  • Müll einsammeln

    6 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Material zurückbringen

    4 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Mietmaterial zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebenes Essen lagern

    2 Personen

  • Teilnehmerergebnisse veröffentlichen

    2 Personen

  • Fundgegenstände registrieren

  • Dankesnachricht versenden

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 4
  • KlappischeAnz. 12
  • KlappstühleAnz. 40
  • BiertischeAnz. 6
  • KleiderständerAnz. 4
  • AbsperrgitterAnz. 30

Sportmaterial

  • StartnummernAnz. 250
  • StartnummernbänderAnz. 250
  • WegweiserAnz. 180
  • AbsperrbandAnz. 20
  • KilometertafelnAnz. 50
  • KegelAnz. 40
  • Weste für FreiwilligeAnz. 35
  • FinishermedaillenAnz. 220
  • ArmbänderAnz. 250
  • ZeitmesschipsAnz. 250
  • KabelbinderAnz. 500

Ausstattung

  • LaptopAnz. 2
  • DruckerAnz. 2
  • HandfunkgeräteAnz. 12
  • PowerbanksAnz. 10
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • Mobile LautsprecherAnz. 2
  • MikrofonAnz. 2
  • HandlampenAnz. 12
  • KühlboxenAnz. 12
  • WasserkanisterAnz. 30
  • KanisterpumpenAnz. 12
  • ThermoskannenAnz. 8

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 300
  • Mehrweg-TellerAnz. 250
  • Wiederverwendbares BesteckAnz. 250
  • SuppenkellenAnz. 12

Küche

  • SchneidebretterAnz. 8
  • KochmesserAnz. 8
  • ServierschalenAnz. 20
  • ZangenAnz. 12
  • ServierlöffelAnz. 12
  • ThermobecherAnz. 20

Dekoration

  • ZielbannerAnz. 4
  • StartbannerAnz. 2
  • SponsorenschilderAnz. 20

Beleuchtung

  • LED-LampenAnz. 12
  • LichterkettenAnz. 6

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 20
  • HandfegerAnz. 6
  • MüllgreiferAnz. 6
  • EimerAnz. 8
  • WischmopsAnz. 6
  • SchwämmeAnz. 12
  • SpülwannenAnz. 6

Erste Hilfe

  • Erste-Hilfe-KofferAnz. 4
  • RettungsdeckenAnz. 30
  • Coldpack-SetsAnz. 20
  • SporttapeAnz. 20
  • PflasterAnz. 200
  • NitrilhandschuheAnz. 100

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Strecke, Start und Ziel mindestens 12 bis 16 Wochen vor dem Lauf fest. Reservierungen und Genehmigungen können mehrere Wochen dauern, besonders wenn öffentliche Wege oder Sperrungen betroffen sind.
  • Plane Verpflegungsstellen nicht nur nach Kilometern, sondern auch nach der erwarteten Laufzeit. Prüfe für jede Station Wasserkanister, Pumpen, Kühlboxen, Helfer, Müllentsorgung und eine erreichbare Kommunikationsmöglichkeit.
  • Teile die Freiwilligen spätestens 14 Tage vorher festen Stationen und Schichten zu. Für abgelegene Streckenabschnitte brauchst du zusätzlich Handfunkgeräte, Powerbanks und gut sichtbare Westen.
  • Veröffentliche die Streckenkarte erst, nachdem du Sicherheit, Wegweiser und Kilometertafeln kontrolliert hast. Bereite Markierungen, Absperrband, Kegel und Kabelbinder spätestens am Vortag sortiert nach Streckenabschnitt vor.
  • Drucke Startnummern und Teilnehmerliste nicht erst am Veranstaltungstag. Prüfe Anmeldungen und Ernährungswünsche einige Tage vorher, packe die Unterlagen und Finisher-Medaillen vorab und bringe das Material gesammelt zum Startbereich.

Häufige Fragen

Wie lange vorher muss man einen Ultratrail organisieren?
Beginne idealerweise 12 bis 16 Wochen vorher mit Strecke, Start- und Zielort sowie Genehmigungen. Die letzten 14 Tage gehören vor allem der Helfereinteilung, den Teilnehmerdaten und der Materialkontrolle.
Wie viele Helfer braucht ein Ultratrail?
Das hängt von Streckenlänge, Teilnehmerzahl und Zahl der Verpflegungsstellen ab. Plane pro Station mindestens eine feste Besetzung für Ausgabe und Sicherheit sowie zusätzliche Helfer für Start, Ziel, Strecke und Erste Hilfe ein.
Was braucht man an jeder Verpflegungsstation beim Ultratrail?
Mindestens Wasserkanister, eine Kanisterpumpe, Becher oder anderes Ausgabematerial, Kühlboxen und ausreichend Helfer. Kontrolliere jede Station spätestens am Vortag und ordne das Material nach Station, damit beim Aufbau nichts fehlt.
Wann sollte man die Ultratrail-Strecke markieren?
Bringe die dauerhaften oder gut sichtbaren Wegweiser und Kilometertafeln möglichst am Vortag an. Kontrolliere die komplette Strecke am Veranstaltungstag erneut, weil Wind, Wetter oder Dritte Markierungen verschieben können.

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