LizztLIZZT
nlLanguage — Nederlands

Ultratrail organiseren: complete checklist

Een ultratrail organiseren vraagt meer dan een mooie route uitzetten. Je regelt vergunningen, verzekering, start- en finishlocatie, waterposten, vrijwilligers en communicatie ruim vóór de wedstrijddag. Daarna volgen routekaarten, startnummers, markering, deelnemersinformatie en de verdeling van materiaal over het parcours. Met deze checklist werk je van eerste plan naar een gecontroleerde start, zonder dat veiligheids- of logistieke details pas op het laatste moment opvallen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

  • Datum en parcours vastleggen

    3 personen

  • Start- en finishlocatie reserveren

  • Vergunningen aanvragen

  • Verzekering controleren

  • Route op veiligheid controleren

    4 personen

  • Waterposten bepalen

    3 personen

  • Vrijwilligers werven

    2 personen

  • Uitnodigingen versturen

    2 personen

  • Inschrijfformulier openen

  • Aanmeldingen verwerken

    2 personen

  • Dieetwensen verzamelen

  • Vrijwilligers indelen

    2 personen

  • EHBO-bezetting vastleggen

  • Communicatieplan maken

    2 personen

  • Routekaart publiceren

  • Weersverwachting controleren

  • Boodschappenlijst controleren

    2 personen

  • Startnummers afdrukken

    2 personen

  • Deelnemerslijst afdrukken

  • Routepijlen voorbereiden

    3 personen

  • Pakketten samenstellen

    4 personen

  • Boodschappen doen

    3 personen

  • Koelboxen vullen

    2 personen

  • Materiaal naar locatie brengen

    4 personen

Event

  • Startvak afzetten

    4 personen

  • Finishboog plaatsen

    3 personen

  • Tafels en stoelen opstellen

    4 personen

  • Inschrijfbalie inrichten

    3 personen

  • Bewegwijzering plaatsen

    6 personen

  • Waterposten opbouwen

    8 personen

  • EHBO-post inrichten

    2 personen

  • Geluid en microfoon testen

    2 personen

  • Startnummers klaarleggen

    2 personen

  • Koffie en thee zetten

    2 personen

  • Deelnemers ontvangen

    4 personen

  • Startnummers uitdelen

    4 personen

  • Bagage innemen

    3 personen

  • Routebriefing geven

    2 personen

  • Startschot geven

    2 personen

  • Doorkomsten registreren

    4 personen

  • Waterposten bemannen

    16 personen

  • Dranken bijvullen

    6 personen

  • Eten bij waterposten uitdelen

    8 personen

  • Routeposten controleren

    4 personen

  • Finishers ontvangen

    4 personen

  • Medaille en finishpakket uitdelen

    3 personen

  • Finishermaaltijd serveren

    6 personen

  • Kleding en bagage uitgeven

    3 personen

  • Deelnemers informeren over sluiting

    2 personen

  • Laatste deelnemer afmelden

    2 personen

Nazorg

  • Routepijlen verwijderen

    6 personen

  • Waterposten afbreken

    8 personen

  • Start- en finishgebied opruimen

    6 personen

  • Afval inzamelen

    6 personen

  • Servies afwassen

    3 personen

  • Materiaal terugbrengen

    4 personen

  • Locatie schoonmaken

    4 personen

  • Huurmaterialen retourneren

    2 personen

  • Overgebleven voedsel opslaan

    2 personen

  • Deelnemersresultaten publiceren

    2 personen

  • Gevonden voorwerpen registreren

  • Bedankbericht versturen

    2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

  • Partytentenaantal 4
  • Klaptafelsaantal 12
  • Klapstoelenaantal 40
  • Biertafelsaantal 6
  • Kledingrekkenaantal 4
  • Afzethekkenaantal 30

Sportmateriaal

  • Startnummersaantal 250
  • Startnummerbandenaantal 250
  • Routepijlenaantal 180
  • Markeerlintaantal 20
  • Kilometerbordjesaantal 50
  • Pionnenaantal 40
  • Hesjes vrijwilligersaantal 35
  • Finishermedaillesaantal 220
  • Polsbandjesaantal 250
  • Tijdregistratiechipsaantal 250
  • Kabelbindersaantal 500

Apparatuur

  • Laptopaantal 2
  • Printeraantal 2
  • Mobiele portofoonsaantal 12
  • Powerbanksaantal 10
  • Verlengkabelsaantal 6
  • Stekkerdozenaantal 8
  • Mobiele speakersaantal 2
  • Microfoonaantal 2
  • Handlampenaantal 12
  • Koelboxenaantal 12
  • Waterjerrycansaantal 30
  • Jerrycanpompenaantal 12
  • Thermoskannenaantal 8

Servies

  • Herbruikbare bekersaantal 300
  • Herbruikbare bordenaantal 250
  • Herbruikbaar bestekaantal 250
  • Soeplepelsaantal 12

Keuken

  • Snijplankenaantal 8
  • Koksmesaantal 8
  • Serveerschalenaantal 20
  • Tangenaantal 12
  • Opscheplepelsaantal 12
  • Thermosbekersaantal 20

Decoratie

  • Finishbanierenaantal 4
  • Startbanierenaantal 2
  • Sponsorbordenaantal 20

Verlichting

  • Ledlampenaantal 12
  • Lichtslingersaantal 6

Schoonmaak

  • Afvalbakkenaantal 20
  • Handvegersaantal 6
  • Vuilnisgrijpersaantal 6
  • Emmersaantal 8
  • Dweilenaantal 6
  • Sponzenaantal 12
  • Afwasteilenaantal 6

EHBO

  • EHBO-koffersaantal 4
  • Reddingsdekensaantal 30
  • Coldpacksetsaantal 20
  • Sporttapeaantal 20
  • Pleistersaantal 200
  • Nitrilhandschoenenaantal 100

Catering

  • Boodschappen

Tips

  • Leg start, finish en waterposten vast voordat de inschrijving opent. Zo kun je de routekaart, deelnemersinformatie en vrijwilligersindeling baseren op vaste locaties.
  • Controleer de route minstens één keer volledig op veiligheid en noteer plekken waar afzethekken, pionnen, markeerlint of routepijlen nodig zijn. Maak ook een plan voor slecht weer en gewijzigde omstandigheden.
  • Plan per waterpost niet alleen drank, maar ook transport, koeling en communicatie. Vul koelboxen en waterjerrycans pas op de wedstrijddag, maar zet jerrycanpompen, thermoskannen en portofoons eerder per post klaar.
  • Druk startnummers en deelnemerslijsten uiterlijk de dag vóór de ultratrail af. Neem een laptop, printer, powerbanks, verlengkabels en stekkerdozen mee voor wijzigingen of ontbrekende inschrijvingen.
  • Maak de vrijwilligersindeling uiterlijk één week vooraf definitief en geef elke post een contactpersoon. Controleer daarna de EHBO-bezetting, hesjes, handlampen en mobiele portofoons afzonderlijk van de overige materialen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een ultratrail organiseren?
Begin bij voorkeur 6 tot 12 maanden vooraf met datum, parcours, locaties, vergunningen en verzekering. Open de inschrijving pas wanneer route, start- en finishlocatie en de belangrijkste veiligheidsafspraken vastliggen.
Hoeveel waterposten heeft een ultratrail nodig?
Plan minimaal één verzorgingspost per 10 tot 15 kilometer en extra posten op lange of zware trajecten. Bepaal het definitieve aantal na een volledige routecontrole, rekening houdend met hoogteverschil, weer en de maximale afstand tussen bevoorradingspunten.
Wanneer moet ik vrijwilligers voor een ultratrail regelen?
Start de werving minstens 8 weken vooraf en maak de indeling uiterlijk 1 week voor de wedstrijd definitief. Reserveer daarnaast enkele vervangers voor waterposten, routecontrole en de start- en finishzone.
Wat moet ik de dag vóór een ultratrail controleren?
Controleer de weersverwachting, routepijlen, startnummers, deelnemerslijst, pakketten en boodschappen uiterlijk 24 uur vooraf. Sorteer daarna het materiaal per locatie, zodat afzethekken, tafels, koelboxen, waterjerrycans en communicatieapparatuur snel kunnen worden uitgeladen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Organiseer gratis en nodig je contacten uit!