Einen traditionellen Weihnachtsmarkt organisieren

Ein traditioneller Weihnachtsmarkt braucht mehr als Stände, Lichter und Weihnachtsmusik. Lege zuerst Datum, Ort und Marktaufteilung fest, bevor du Standbetreiber einlädst. Danach folgen Anmeldungen, Genehmigungen, Strom, Abfallentsorgung und die Einteilung der Helfer. Plane die Wege, Kassen und Beschilderung so, dass am Veranstaltungstag niemand nachfragen muss, wo ein Stand, Anschluss oder Ausgang zu finden ist.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort bestätigen
2
Marktaufteilung ausarbeiten
2 Personen
3
Standbetreiber kontaktieren
2 Personen
4
Standbetreiber registrieren
5
Einladungen verschicken
2 Personen
6
Anmeldungen bearbeiten
7
Ernährungswünsche erfassen
8
Standreservierungen bestätigen
9
Strom reservieren
10
Abfallentsorgung reservieren
11
Genehmigungen prüfen
12
Sicherheitswege kontrollieren
2 Personen
13
Stromanschlüsse festlegen
2 Personen
14
Speisekarten erstellen
2 Personen
15
Preisschilder erstellen
2 Personen
16
Wegweiser entwerfen
17
Freiwillige einteilen
2 Personen
18
Kassenaufteilung erstellen
19
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
20
Geschirr und Material zählen
2 Personen
21
Weihnachtsbäume organisieren
22
Einkaufen gehen
3 Personen
23
Frische Produkte einkaufen
2 Personen
24
Weihnachtsdekoration sortieren
2 Personen
25
Standbetreiber informieren
26
Wettervorhersage prüfen
27
Gelände kontrollieren
3 Personen
28
Stände entladen
6 Personen
29
Stände aufbauen
6 Personen
30
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
31
Stromkabel verlegen
3 Personen
32
Beleuchtung aufhängen
4 Personen
33
Weihnachtsbäume aufstellen
3 Personen
34
Dekoration aufhängen
4 Personen
35
Wegweiser aufstellen
2 Personen
36
Standbetreiber empfangen
3 Personen
37
Standorte der Stände festlegen
3 Personen
38
Standdaten prüfen
2 Personen
39
Getränke kalt stellen
3 Personen
40
Glühwein erhitzen
2 Personen
41
Schokoladenmilch zubereiten
2 Personen
42
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
43
Snacks vorbereiten
4 Personen
44
Geschirr bereitstellen
2 Personen
45
Kassen installieren
2 Personen
46
Preisliste aufhängen
2 Personen
47
Mülleimer aufstellen
2 Personen
48
Toiletten kontrollieren
2 Personen
49
Musik testen
2 Personen
50
Freiwillige einweisen
2 Personen

Event

51
Eingang öffnen
3 Personen
52
Besucher begrüßen
4 Personen
53
Kasse betreuen
3 Personen
54
Heiße Getränke servieren
4 Personen
55
Snacks servieren
3 Personen
56
Getränke nachfüllen
3 Personen
57
Geschirr einsammeln
3 Personen
58
Tische sauber halten
2 Personen
59
Mülleimer leeren
2 Personen
60
Toiletten auffüllen
61
Beleuchtung prüfen
2 Personen
62
Standbetreiber unterstützen
2 Personen
63
Letzte Besucher informieren
2 Personen
64
Verkauf abschließen
3 Personen

Nachbereitung

65
Standbetreiber auschecken
3 Personen
66
Verderbliche Vorräte kühlen
2 Personen
67
Kassen abschließen
2 Personen
68
Abfall sammeln
5 Personen
69
Stände abbauen
6 Personen
70
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
71
Beleuchtung abbauen
4 Personen
72
Dekoration entfernen
4 Personen
73
Geschirr abwaschen
3 Personen
74
Geräte reinigen
3 Personen
75
Gelände reinigen
4 Personen
76
Materialien inventarisieren
2 Personen
77
Beschädigte Materialien separat ablegen
2 Personen
78
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
79
Abfall zum Sammelpunkt bringen
2 Personen
80
Übrig gebliebenes Essen verteilen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 12
MarktständeAnz. 18
TischeAnz. 12
KlappstühleAnz. 60
BiertischeAnz. 8
StehtischeAnz. 6
MessethekenAnz. 36
TischdeckenständerAnz. 12
StandgewichteAnz. 48
KabelmattenAnz. 20

Dekoration

WeihnachtsbäumeAnz. 8
WeihnachtsbaumständerAnz. 8
WeihnachtskugelnAnz. 160
WeihnachtsgirlandenAnz. 30
WeihnachtskränzeAnz. 12
TannenzweigeAnz. 30
WeihnachtsfigurenAnz. 10
Rote TeppicheAnz. 4
TischdeckenAnz. 20
KreidetafelnAnz. 12
PreisschildständerAnz. 30

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 24
LED-KerzenAnz. 40
LaternenAnz. 16
BatterienAnz. 80
AußenlampenAnz. 8

Ausstattung

VerlängerungskabelAnz. 16
VerlängerungskabelAnz. 12
FehlerstromschutzschalterAnz. 6
Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
Mikrofon
KassenboxenAnz. 3
KartenlesegeräteAnz. 3
ThermoskannenAnz. 10
WasserkocherAnz. 4
KaffeemaschinenAnz. 3
WarmhaltebehälterAnz. 4
SuppenkesselAnz. 3
KühlboxenAnz. 6
HandlampenAnz. 6

Geschirr

KaffeetassenAnz. 150
GlühweintassenAnz. 150
TrinkgläserAnz. 150
SuppenschalenAnz. 100
Dinner-TellerAnz. 120
KuchenplattenAnz. 120
GabelnAnz. 150
MesserAnz. 120
LöffelAnz. 150
ZangenAnz. 12
ServierlöffelAnz. 10
ServierschalenAnz. 20
ServiertablettsAnz. 10

Küche

SchneidebretterAnz. 8
KochmesserAnz. 8
RührschüsselnAnz. 8
MessbecherAnz. 4
KellenAnz. 6
KüchenzangenAnz. 8
AluminiumschalenAnz. 30
ServierkannenAnz. 8
OfenhandschuheAnz. 8
ThermometerAnz. 3
FlaschenöffnerAnz. 6
KorkenzieherAnz. 4

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
BlechdosenAnz. 4
BesenAnz. 6
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 6
ReinigungshandschuheAnz. 12
HandseifenspenderAnz. 6
HandtuchspenderAnz. 6
ToilettenbürstenAnz. 4
ReinigungsspraysAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Bestätige Datum und Ort zuerst und erstelle danach den Standplan. Markiere darin Stromanschlüsse, Sicherheitswege, Eingänge und Abfallstellen, damit Standreservierungen nicht später neu verteilt werden müssen.
Kontaktiere Standbetreiber frühzeitig und setze eine feste Anmeldefrist, zum Beispiel sechs Wochen vor dem Markt. Erfasse dabei auch Ernährungswünsche und bestätige jede Standreservierung schriftlich.
Plane Strom nicht erst am Aufbautag: Lege für jeden Stand den Anschluss fest und sichere Verlängerungskabel, Fehlerstromschutzschalter und Kabelmatten. Kabel auf Laufwegen müssen vollständig abgedeckt sein.
Teile Helfer in Schichten von zwei bis drei Stunden ein und ordne jeder Kasse, jedem Einlass und jedem Versorgungsbereich eine verantwortliche Person zu. Eine einfache Kassenaufteilung verhindert lange Nachfragen während des Betriebs.
Kaufe frische Lebensmittel möglichst am Vortag und zähle Geschirr, Tischdecken, Batterien und Dekoration vorher durch. Weihnachtsbäume, Girlanden und Lichterketten sollten bereits vor dem Aufbau sortiert und auf Schäden geprüft werden.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Weihnachtsmarkt organisieren?: Beginne mindestens acht bis zwölf Wochen vorher mit Datum, Ort und Standaufteilung. Genehmigungen, Strom, Abfallentsorgung und Standanmeldungen brauchen häufig mehrere Wochen Vorlauf.
Wie viele Helfer braucht ein kleiner Weihnachtsmarkt?: Plane mindestens eine verantwortliche Person pro Bereich ein: Aufbau, Kasse, Standbetreuung, Strom und Abfall. Für einen Markt mit etwa 10 bis 15 Ständen sind insgesamt meist 8 bis 12 Helfer sinnvoll, verteilt auf Schichten.
Wann sollte man die Standbetreiber einladen?: Verschicke die Einladungen etwa sechs bis acht Wochen vor dem Termin und setze die Anmeldung nach zwei bis drei Wochen aus. So bleiben noch mindestens vier Wochen für Bestätigungen, Speisekarten und die endgültige Platzierung.
Wie plant man Strom und Sicherheitswege auf einem Weihnachtsmarkt?: Erstelle den Stromplan spätestens vier Wochen vor dem Markt und ordne jedem Stand einen Anschluss zu. Kontrolliere die Sicherheitswege am Vortag und nochmals vor der Öffnung; Kabel müssen mit Kabelmatten abgedeckt sein und Fluchtwege frei bleiben.

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