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Themenabend organisieren: die praktische Checkliste

Ein Themenabend verbindet Programm, Empfang und oft eine kleine Aufführung. Damit am Abend nicht noch Kostüme, Mikrofone oder Kabel gesucht werden, brauchst du einen festen Ablauf. Plane zuerst Termin und Saal, verschicke danach die Einladungen und erfasse Anmeldungen sowie Ernährungswünsche. In den letzten Tagen prüfst du Texte, Requisiten, Dekoration und Technik. Am Veranstaltungstag bleibt dann genug Zeit für Aufbau und eine technische Generalprobe.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Veranstaltungsort und Saal reservieren

  • Vorführungsdatum festlegen

    2 Personen

  • Einladungen erstellen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Programm und Zeiten drucken

  • Texte und Requisiten prüfen

    3 Personen

  • Kostüme einsammeln

    3 Personen

  • Dekorationsteile prüfen

    2 Personen

  • Technik testen

    2 Personen

  • Stühle und Tische sichern

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Materialien zum Veranstaltungsort bringen

    3 Personen

  • Saal öffnen

    2 Personen

  • Bühnenfläche freimachen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Tische für den Empfang aufstellen

    2 Personen

  • Dekor aufbauen

    4 Personen

  • Requisiten bereitstellen

    2 Personen

  • Kostüme und Schminke bereitlegen

    2 Personen

  • Licht und Kabel anschließen

    2 Personen

  • Musikanlage anschließen

    2 Personen

  • Technische Generalprobe durchführen

    4 Personen

  • Pausensnacks vorbereiten

    3 Personen

  • Kaffee und Tee vorbereiten

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Empfangstheke einrichten

    2 Personen

  • Programme und Tickets bereitlegen

    2 Personen

  • Umkleide vorbereiten

    2 Personen

  • Publikumseingang kontrollieren

    2 Personen

Event

  • Publikum empfangen

    3 Personen

  • Tickets kontrollieren

    2 Personen

  • Garderobe verwalten

    2 Personen

  • Programm ankündigen

  • Aufführung begleiten

    3 Personen

  • Licht und Ton bedienen

    2 Personen

  • Pausengetränke servieren

    4 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Pausensnacks auffüllen

    2 Personen

  • Den zweiten Teil moderieren

    3 Personen

  • Applausmoment begleiten

    2 Personen

  • Publikum verabschieden

    3 Personen

Nachbereitung

  • Requisiten einpacken

    3 Personen

  • Deko abbauen

    4 Personen

  • Technik ausschalten

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Saal reinigen

    4 Personen

  • Möbel wieder aufstellen

    3 Personen

  • Veranstaltungsort abschließen

    2 Personen

  • Kostüme waschen und verstauen

    2 Personen

  • Materialien zurückgeben

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StühleAnz. 90
  • TischeAnz. 6
  • GarderobenständerAnz. 2
  • KlappischeAnz. 2

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 90
  • GläserAnz. 100
  • TeelöffelAnz. 90
  • TortenplattenAnz. 90
  • ServiertablettsAnz. 8

Ausstattung

  • FunkmikrofoneAnz. 2
  • LautsprecherAnz. 2
  • Mischpult
  • Laptop
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • KabelmattenAnz. 8
  • KleiderständerAnz. 3
  • KleiderbügelAnz. 100
  • AufbewahrungsboxenAnz. 10
  • WerkzeugkistenAnz. 2
  • TrittleiternAnz. 2

Beleuchtung

  • BühnenstrahlerAnz. 4
  • LED-BaustrahlerAnz. 2

Dekoration

  • Hintergrundvorhang
  • DekorplattenAnz. 4
  • VorhängeAnz. 4
  • TischdeckenAnz. 6
  • BlumenarrangementsAnz. 4
  • KlebehakenAnz. 20
  • Gaffer TapeAnz. 4
  • ProgrammständerAnz. 2
  • InfotafelnAnz. 4
  • HinweispfeileAnz. 12
  • GarderobennummernAnz. 100

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 4
  • KühlboxenAnz. 3
  • SchneidebretterAnz. 2
  • BrotmesserAnz. 2
  • ServierlöffelAnz. 4

Catering

  • Einkäufe

Reinigung

  • EimerAnz. 3
  • WischmopsAnz. 3
  • BesensetsAnz. 2
  • Handfeger und KehrblechAnz. 2
  • ReinigungshandschuheAnz. 6

Tipps

  • Reserviere Saal und Termin möglichst mehrere Wochen im Voraus. Kläre dabei auch, wann du den Raum am Veranstaltungstag öffnen und wie lange du für den Aufbau nutzen kannst.
  • Verschicke die Einladungen spätestens 3 bis 4 Wochen vor dem Themenabend. Setze eine Anmeldefrist etwa 7 Tage vorher, damit Ernährungswünsche und die benötigte Zahl an Stühlen und Tischen feststehen.
  • Plane für Technik und Bühnenaufbau mindestens 90 Minuten ein. Teste Funkmikrofone, Lautsprecher, Mischpult, Laptop, Licht und Verlängerungskabel nicht erst während des Einlasses.
  • Lege Kostüme, Schminke und Requisiten nach Programmpunkt getrennt bereit. Prüfe Texte und Dekoration spätestens am Vortag; fehlende Teile lassen sich am Veranstaltungstag meist nicht mehr zuverlässig ersetzen.
  • Richte zuerst die freie Bühnenfläche und die Technik ein, danach Stühle, Empfangstische und Dekoration. Halte Kabel mit Kabelmatten und Gaffer Tape sicher und stelle Kaffee, Wasserkocher sowie Thermoskannen erst nach dem Aufbau bereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Themenabend organisieren?
Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Termin, Saal und Programm. Die Einladungen sollten 3 bis 4 Wochen vor dem Termin verschickt werden.
Wann sollte man die Anmeldungen für einen Themenabend schließen?
Schließe die Anmeldung etwa 7 Tage vor dem Abend. So kannst du Sitzplätze, Geschirr, Empfang und Ernährungswünsche noch konkret planen.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau für einen Themenabend?
Rechne mit mindestens 2 Stunden für Saal, Bühne, Dekoration und Empfang. Für Licht, Ton und die technische Generalprobe solltest du zusätzlich etwa 60 bis 90 Minuten einplanen.
Wann sollte die Technik für einen Themenabend getestet werden?
Teste die komplette Technik spätestens am Vortag und wiederhole den Test direkt nach dem Aufbau. Eine technische Generalprobe sollte mindestens 60 Minuten vor dem Einlass abgeschlossen sein.

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