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Organiser une soirée théâtre sans rien oublier

Une soirée théâtre demande de coordonner la salle, les spectateurs et la scène dans le bon ordre. Commence par fixer la date et réserver le lieu, puis laisse assez de temps pour les inscriptions, les besoins alimentaires et les supports imprimés. La dernière semaine sert surtout à vérifier les textes, costumes, accessoires et éléments de décor. Le jour même, prévois une vraie répétition technique avant l’arrivée du public, avec l’éclairage, les micros et la sonorisation déjà testés.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Réserver le lieu et la salle

  • Fixer la date du spectacle

    2 personnes

  • Rédiger les invitations

  • Envoyer les invitations

    2 personnes

  • Traiter les inscriptions

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Imprimer le programme et les horaires

  • Vérifier les textes et les accessoires

    3 personnes

  • Rassembler les costumes

    3 personnes

  • Vérifier les éléments de décor

    2 personnes

  • Tester la technique

    2 personnes

  • Confirmer les chaises et les tables

  • Vérifier la liste des courses

    2 personnes

  • Faire les courses

    2 personnes

  • Acheminer le matériel sur le site

    3 personnes

  • Ouvrir la salle

    2 personnes

  • Dégager la zone de la scène

    3 personnes

  • Installer les chaises

    4 personnes

  • Installer des tables d'accueil

    2 personnes

  • Monter la décoration

    4 personnes

  • Installer les accessoires

    2 personnes

  • Préparer les costumes et le maquillage

    2 personnes

  • Brancher l’éclairage et les câbles

    2 personnes

  • Raccorder la sonorisation

    2 personnes

  • Réaliser la répétition technique

    4 personnes

  • Préparer les en-cas de pause

    3 personnes

  • Préparer le café et le thé

    2 personnes

  • Refroidir les boissons

    2 personnes

  • Aménager le comptoir d’accueil

    2 personnes

  • Préparer les programmes et les billets

    2 personnes

  • Préparer le vestiaire

    2 personnes

  • Contrôler l’entrée du public

    2 personnes

Événement

  • Accueillir le public

    3 personnes

  • Vérifier les billets

    2 personnes

  • Gérer le vestiaire

    2 personnes

  • Annoncer le programme

  • Animer le spectacle

    3 personnes

  • Gérer la lumière et le son

    2 personnes

  • Servir les boissons de pause

    4 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

    2 personnes

  • Ravitaillement des encas de pause

    2 personnes

  • Encadrer la deuxième partie

    3 personnes

  • Animer le moment des applaudissements

    2 personnes

  • Accompagner le public à la sortie

    3 personnes

Suivi

  • Emballer les accessoires

    3 personnes

  • Démonter le décor

    4 personnes

  • Éteindre la technique

    2 personnes

  • Faire la vaisselle

    3 personnes

  • Rassembler les déchets

    3 personnes

  • Nettoyer la salle

    4 personnes

  • Remettre le mobilier en place

    3 personnes

  • Fermer le lieu

    2 personnes

  • Laver et ranger les costumes

    2 personnes

  • Retourner les matériels

    2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

  • Chaisesqté 90
  • Tablesqté 6
  • Portantsqté 2
  • Tables pliantesqté 2

Vaisselle

  • Tasses à caféqté 90
  • Verresqté 100
  • Cuillères à caféqté 90
  • Assiettes à pâtisserieqté 90
  • Plateaux de serviceqté 8

Équipement

  • Microphones sans filqté 2
  • Haut-parleursqté 2
  • Table de mixage
  • Ordinateur portable
  • Rallongesqté 6
  • Multiprisesqté 6
  • Passe-câblesqté 8
  • Portants à vêtementsqté 3
  • Cintresqté 100
  • Boîtes de rangementqté 10
  • Boîtes à outilsqté 2
  • Escabeauxqté 2

Éclairage

  • Projecteurs de scèneqté 4
  • Projecteurs de chantier LEDqté 2

Décoration

  • Fond de scène
  • Panneaux décoratifsqté 4
  • Rideauxqté 4
  • Nappesqté 6
  • Compositions floralesqté 4
  • Crochets adhésifsqté 20
  • Ruban gafferqté 4
  • Pupitres de programmeqté 2
  • Panneaux d'informationqté 4
  • Flèches de signalisationqté 12
  • Numéros de vestiaireqté 100

Cuisine

  • Machines à caféqté 2
  • Bouilloiresqté 2
  • Thermosqté 4
  • Glacièresqté 3
  • Planches à découperqté 2
  • Couteaux à painqté 2
  • Louchesqté 4

Catering

  • Courses

Nettoyage

  • Seauxqté 3
  • Serpillièresqté 3
  • Sets de balaiqté 2
  • Balayette et pelleqté 2
  • Gants de nettoyageqté 6

Conseils

  • Réserve la salle avant d’envoyer les invitations et vérifie dès le départ le nombre de chaises, de tables et de portants disponibles. Cela évite de découvrir la veille qu’il manque du mobilier pour l’accueil ou les costumes.
  • Fixe une date limite d’inscription au moins 7 jours avant la représentation. Tu auras ainsi le temps de regrouper les besoins alimentaires, d’ajuster les achats et de préparer l’accueil.
  • Imprime le programme et les horaires 2 à 3 jours avant la soirée, après une dernière vérification des textes et des accessoires. Prépare quelques exemplaires supplémentaires pour les inscriptions tardives.
  • Teste l’éclairage, les microphones, les haut-parleurs et la table de mixage avant le montage final. Prévois aussi les rallonges, multiprises, passe-câbles et le ruban gaffer pour sécuriser les branchements.
  • Ouvre la salle au moins 2 heures avant l’arrivée du public. Commence par dégager la scène, installe les chaises et les tables d’accueil, puis termine par les costumes, le maquillage et la répétition technique.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une soirée théâtre ?
Commence idéalement 6 à 8 semaines avant la représentation. Réserve d’abord la salle et fixe la date, puis envoie les invitations assez tôt pour suivre les inscriptions et préparer l’accueil.
Combien de temps prévoir pour installer une soirée théâtre ?
Prévois au minimum 2 heures avant l’arrivée du public pour installer la salle, le décor et le matériel technique. Ajoute ensuite 30 à 45 minutes pour la répétition technique et les derniers ajustements.
Quand envoyer les invitations pour une soirée théâtre ?
Envoie-les 3 à 4 semaines avant le spectacle, avec une date limite de réponse fixée environ 7 jours avant. Ce délai permet de recueillir les besoins alimentaires et d’adapter les achats.
Que vérifier la veille d’une soirée théâtre ?
La veille, vérifie les textes, les costumes, les accessoires, le décor et le programme imprimé. Contrôle aussi la liste des courses et confirme que le matériel technique peut être acheminé sur le site le jour même.

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