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Theaterworkshop organisieren: die vollständige Checkliste

Bei einer Theaterworkshop-Planung müssen Raum, Leitung, Übungen und Teilnehmerinformationen zusammenpassen. Lege zuerst Ziele, Termin und Programm fest, bevor du Einladungen verschickst. Danach folgen Anmeldungen, Texte, Requisiten und Technik; kurz vor dem Termin kommen Raumaufbau, Getränke und Catering dazu. Diese Checkliste hilft dir, die 59 Aufgaben in der richtigen Reihenfolge abzuarbeiten und typische Engpässe zu vermeiden.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Workshopdatum bestätigen

  • Raum reservieren

  • Programm erstellen

  • Workshopziele festlegen

  • Dozent bestätigen

  • Einladungen gestalten

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Teilnehmerinformationen versenden

  • Anmeldungen schließen

  • Teilnehmerliste ausdrucken

  • Namensschilder erstellen

  • Übungen auswählen

  • Texte und Szenen drucken

  • Musik bereitlegen

  • Einkaufsliste prüfen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

  • Catering vorbereiten

    2 Personen

  • Raum kontrollieren

    2 Personen

  • Raum lüften

  • Tische aufstellen

    2 Personen

  • Stühle aufstellen

    2 Personen

  • Spielfläche freiräumen

    2 Personen

  • Technik anschließen

    2 Personen

  • Ton testen

    2 Personen

  • Materialien bereitlegen

    2 Personen

  • Registrierungstisch einrichten

  • Kaffee und Tee bereitstellen

    2 Personen

  • Empfangstisch ausstatten

Event

  • Teilnehmer registrieren

    2 Personen

  • Teilnehmer begrüßen

  • Programm vorstellen

  • Aufwärmübungen anleiten

    2 Personen

  • Improvisationsübungen anleiten

    2 Personen

  • Pausengetränke servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

  • Szenen vorbereiten

    2 Personen

  • Szenen proben

    2 Personen

  • Dinnerbuffet vorbereiten

    3 Personen

  • Abendessen servieren

    3 Personen

  • Abendbuffet auffüllen

    2 Personen

  • Präsentationen betreuen

    2 Personen

  • Fotos machen

  • Abschlussübung begleiten

  • Teilnehmende verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Geräte ausschalten

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    3 Personen

  • Boden reinigen

    2 Personen

  • Küche reinigen

    2 Personen

  • Raum abschließen

  • Materialien prüfen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

  • Dankeschön an Teilnehmer versenden

  • Fotos teilen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StühleAnz. 28
  • KlappischeAnz. 6
  • Registrierungstisch
  • KleiderständerAnz. 2

Ausstattung

  • Bluetooth-Lautsprecher
  • Mikrofon
  • Laptop
  • Beamer
  • Projektionsleinwand
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • Wiederaufladbare BatterienAnz. 8

Workshopmaterial

  • SkriptmappenAnz. 24
  • NotizblöckeAnz. 24
  • KugelschreiberAnz. 30
  • BleistifteAnz. 24
  • RadiergummisAnz. 12
  • MarkerAnz. 12
  • Flipchart
  • FlipchartblätterAnz. 30
  • KlebezettelAnz. 6
  • AbdeckbandAnz. 4
  • Requisitenbox
  • HandspiegelAnz. 6
  • NamensschilderAnz. 30
  • Ordner für SkripteAnz. 24

Geschirr

  • TellerAnz. 30
  • SchälchenAnz. 30
  • GläserAnz. 36
  • KaffeetassenAnz. 30
  • BestecksetsAnz. 30
  • ServierlöffelAnz. 6

Catering

  • ThermoskannenAnz. 4
  • WasserkannenAnz. 4
  • ServiertablettsAnz. 4
  • KühlboxenAnz. 2
  • Einkäufe

Dekoration

  • TischdeckenAnz. 6
  • GirlandenAnz. 4
  • VasenAnz. 4

Beleuchtung

  • StimmungsleuchtenAnz. 4

Reinigung

  • EimerAnz. 2
  • WischmopsAnz. 2
  • Besen
  • Handfeger und Kehrblech
  • SchwämmeAnz. 6
  • AbfallbehälterAnz. 4

Tipps

  • Reserviere den Raum, sobald der Termin feststeht, und prüfe mindestens zwei Wochen vorher, ob Spielfläche, Bestuhlung, Tische und Lüftung wirklich passen.
  • Verschicke die Teilnehmerinformationen nicht erst am Workshop-Tag: Sende Programm, Beginn, Ende und organisatorische Hinweise spätestens 5 bis 7 Tage vorher.
  • Schließe die Anmeldung einige Tage vor dem Workshop, damit du Teilnehmerliste, Namensschilder, Ernährungswünsche sowie Skriptmappen passend vorbereiten kannst.
  • Teste Beamer, Projektionsleinwand, Laptop, Lautsprecher und Mikrofon mindestens einen Tag vorher. Prüfe dabei auch Verlängerungskabel und wiederaufladbare Batterien.
  • Plane den Aufbau mit Zeitreserve: Räume die Spielfläche frei und stelle Stühle, Registrierungstisch und Materialien mindestens 60 Minuten vor Beginn bereit. Getränke sollten dann bereits gekühlt sein.

Häufige Fragen

Wie früh sollte ich eine Theaterworkshop anmelden?
Verschicke die Einladungen idealerweise 3 bis 4 Wochen vor dem Termin. Schließe die Anmeldung etwa 5 bis 7 Tage vorher, damit du Teilnehmerzahl, Namensschilder, Texte und Verpflegung planen kannst.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau für eine Theaterworkshop?
Plane mindestens 60 Minuten für Raum, Spielfläche, Stühle, Registrierung und Material ein. Für Beamer, Lautsprecher oder Mikrofon solltest du zusätzlich 15 bis 20 Minuten für einen Funktionstest rechnen.
Was muss ich für eine Theaterworkshop ausdrucken?
Bereite Texte und Szenen passend zur Teilnehmerzahl vor und lege einige Ersatzexemplare dazu. Zusätzlich brauchst du eine ausgedruckte Teilnehmerliste sowie Namensschilder; 5 bis 10 Reserve-Namensschilder verhindern Engpässe.
Wann sollte ich Getränke und Catering für eine Theaterworkshop vorbereiten?
Kläre Ernährungswünsche spätestens beim Anmeldeschluss und kaufe danach gezielt ein. Getränke kannst du am Vortag kühlen, das Catering bereitest du je nach Speisen am Vorabend oder am Workshop-Tag vor.

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